Prestation d'assistance pour la gestion documentaire des activités du SRJH du CEA Cadarache. (B15-230-CLG)

CEA — Centre de Cadarache

Le SRJH est un service créé en 2010 qui, jusqu’à présent, enregistre sur réseau (dans des répertoires) l’ensemble de sa documentation (courriers et notes techniques) reçue et émise.
Il a mis en place une gestion électronique des documents (GED) pour gérer l’ensemble de cette documentation,en complément de celle utilisée par le projet réalisation du RJH (DPIE).
Le contenu et l’architecture de la GED ont été définis progressivement depuis la création du SRJH afin de répondre à l’organisation mise en place et au futur fonctionnement du RJH. Elle est aujourd’hui figée et peut être mise en production.
Il est à noter qu’il est prévu d’intégrer dans la GED du SRJH un certain nombre (environ 2000) de documents de la GED du projet réalisation qui sont indispensables à l’exploitation du RJH.
En parallèle de cette saisie dans la GED, les documents papiers doivent être archivés selon la même architecture documentaire.
Outre le «rattrapage du passif», le SRJH doit assurer:
La gestion documentaire des documents originaux et la gestion des archives courantes,
La gestion de la base électronique de documents (GED).
Le prestataire devra mettre en place une organisation globale de type bureau documentaire (BDOC) regroupant le(s) intervenant(s) dans un lieu unique; les demandes du SRJH passeront obligatoirement par le pilote local mis en place par le prestataire qui assurera l’interface avec les utilisateurs.
Dans ce contexte, les prestations, objets du présent cahier des charges, comprennent:
La gestion documentaire des documents papiers originaux et gestion des archives courantes des documents du SRJH,
La gestion de la base électronique de documents du SRJH (GED), comprenant l’intégration des documents de la base PR concernés, et des documents émis/reçus par le SRJH.
Le management de la prestation par le bureau documentaire BDOC, incluant le suivi et la traçabilité des demandes, la fourniture des tableaux de bord pour le suivi de la prestation et des performances associées.
La prestation est divisée en une tranche ferme d’une durée de 36 mois et 2 tranches optionnelles de 12 mois chacune.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2015-08-24. L'appel d'offres a été publié le 2015-06-12.

Fournisseurs

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

Qui ? Qu'est-ce que c'est ? Où ?
Historique des marchés publics
Date Document
2015-06-12 Avis de marché
2015-11-26 Avis d'attribution de marché
Avis de marché (2015-06-12)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Gestion des documents
Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Gestion des documents 📦

Procédure
Type de procédure: Procédure ouverte
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Organisme de droit public
Nom du pouvoir adjudicateur: CEA — centre de Cadarache
Adresse postale: DEN/CAD/DSTG/service commercial, bâtiment 122
Code postal: 13108
Commune postale: Saint-Paul-lès-Durance
Contact
Adresse Internet: http://www.cea.fr 🌏
Courrier électronique: christelle.louis@cea.fr 📧
Téléphone: +33 442257038 📞
Fax: +33 442252377 📠

Référence
Dates
Date d'envoi: 2015-06-12 📅
Date limite de soumission: 2015-08-24 📅
Date de publication: 2015-06-17 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2015/S 115-208819
Numéro JO-S: 115
Informations complémentaires
«Les marchés du CEA ne sont pas soumis au code des marchés publics». Le CEA/Cadarache est certifié ISO 9001, ISO 14001 et OHSAS 18001. Le titulaire de la prestation, objet du présent AAPC devra s’engager, aux côtés du CEA, dans la démarche d’amélioration continue de son système de management environnemental et de ses performances environnementales, et de son système de management de la sécurité. Les entreprises nouvellement créées sont autorisées à présenter leur candidature. Si elles ne sont pas en mesure de produire certains des documents demandés dans le présent AAPC, elles peuvent justifier de leurs capacités financières et professionnelles par d’autres moyens que ceux indiqués dans le présent avis et notamment par la présentation de titres ou de l’expérience professionnelle du ou de leurs responsables. Le présent avis et/ou les documents de la consultation sont à retirer sur https://avis-de-marches.cea.fr Il est également possible de s’inscrire sur cette plate-forme afin de répondre de façon électronique en suivant les étapes suivantes qui sont décrites sur le guide d’utilisation en ligne (rubrique Aide). 1. Se doter d’un certificat électronique répondant aux spécifications indiquées dans les conditions d'utilisation de la plateforme CEA, rubrique «certificat électronique». 2. se connecter à l'adresse suivante: https://avis-de-marches.cea.fr 3. compléter le formulaire et valider. Conditions d’utilisation et pré-requis techniques: Nous attirons votre attention sur la nécessité d’obtention d’un certificat électronique pour transmettre votre offre via le portail de dématérialisation des appels d’offres du CEA. En effet, la délivrance de celui-ci par l’organisme que vous aurez choisi peut prendre 3 semaines. Nous vous invitons à faire les démarches nécessaires afin que vous puissiez répondre sur nos consultations en ligne. Où obtenir un certificat électronique? Les certificats électroniques s'obtiennent directement auprès des autorités de certification qui les émettent. La liste des autorités de certification référencées par le ministère de l'économie, des finances et de l'industrie est présentée sur le site de la direction générale de la modernisation de l'État. Pour tout problème, vous pouvez contacter: Hotline ATEXO: 0820 20 77 43. Une candidature peut être adressée par voie postale ou par porteur au CEA / Centre de Cadarache, (sous réserve qu’un avis de rendez-vous ait été fait 3 jours au préalable) service commercial, bâtiment 122, en 2 exemplaires sous double enveloppe avec la mention: ne pas ouvrir — AAPC n° B15-230-CLG. En application de la loi n° 78-17 du 6.1.1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne dont des données personnelles (nom, fonction et numéro de téléphone) pourraient figurer dans la base d’évaluation des fournisseurs du CEA, dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression desdites données. Pour exercer ce droit, le demandeur devra s’adresser par courrier à: CEA Saclay Direction des achats et des partenaires stratégiques bâtiment 482 — point courrier n° 70 91191 Gif-sur-Yvette Cedex. Les modifications demandées seront effectuées sous 8 jours à compter de la réception de la demande. Une copie d’écran démontrant la prise en compte de la demande pourra être envoyée par courrier au demandeur. Le CEA procédera à l'analyse et à la sélection des candidatures conformément aux critères de jugement des candidatures suivants: Capacité professionnelle au travers notamment des aspects suivants: — compétences dans les prestations équivalentes à celles du présent avis de marché, Capacité financière.
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Objet
Champ d'application du marché
Brève description:
Le SRJH est un service créé en 2010 qui, jusqu’à présent, enregistre sur réseau (dans des répertoires) l’ensemble de sa documentation (courriers et notes techniques) reçue et émise.
Il a mis en place une gestion électronique des documents (GED) pour gérer l’ensemble de cette documentation,en complément de celle utilisée par le projet réalisation du RJH (DPIE).
Le contenu et l’architecture de la GED ont été définis progressivement depuis la création du SRJH afin de répondre à l’organisation mise en place et au futur fonctionnement du RJH. Elle est aujourd’hui figée et peut être mise en production.
Il est à noter qu’il est prévu d’intégrer dans la GED du SRJH un certain nombre (environ 2000) de documents de la GED du projet réalisation qui sont indispensables à l’exploitation du RJH.
En parallèle de cette saisie dans la GED, les documents papiers doivent être archivés selon la même architecture documentaire.
Outre le «rattrapage du passif», le SRJH doit assurer:
La gestion documentaire des documents originaux et la gestion des archives courantes,
La gestion de la base électronique de documents (GED).
Le prestataire devra mettre en place une organisation globale de type bureau documentaire (BDOC) regroupant le(s) intervenant(s) dans un lieu unique; les demandes du SRJH passeront obligatoirement par le pilote local mis en place par le prestataire qui assurera l’interface avec les utilisateurs.
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Dans ce contexte, les prestations, objets du présent cahier des charges, comprennent:
La gestion documentaire des documents papiers originaux et gestion des archives courantes des documents du SRJH,
La gestion de la base électronique de documents du SRJH (GED), comprenant l’intégration des documents de la base PR concernés, et des documents émis/reçus par le SRJH.
Le management de la prestation par le bureau documentaire BDOC, incluant le suivi et la traçabilité des demandes, la fourniture des tableaux de bord pour le suivi de la prestation et des performances associées.
La prestation est divisée en une tranche ferme d’une durée de 36 mois et 2 tranches optionnelles de 12 mois chacune.
Description des options:
La prestation est divisée en une tranche ferme d’une durée de 36 mois et deux tranches optionnelles de 12 mois chacune.
Nombre de reconductions possibles: 2
Calendrier pour les marchés ultérieurs: 12 mois
Durée de l'accord: 36 mois
Numéro de référence: B15-230-CLG
Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution: CEA centre de Cadarache.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:
Le candidat fournira à l’appui de sa candidature:
— le formulaire DC1 (Lettre de candidature et habilitation du mandataire par ses co-traitants) ou une lettre de candidature signée par une personne habilitée à engager le candidat ou habilitant le mandataire d’un groupement à représenter le groupement accompagnée d'une attestation sur l'honneur contenant l'ensemble des informations demandées à la page 3 de ce formulaire,
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— le formulaire DC2 (Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement).
Ces formulaires sont disponibles sur le site Internet du Ministère de l’économie et des finances: http://www.minefe.gouv.fr/themes/marches_publics/formulaires/index.htm
Lorsqu’il appartient à un groupe, une attestation certifiant de son autonomie commerciale et de sa situation de concurrence vis-à-vis des autres entreprises du groupe,
— la copie du ou des jugements prononcés s’il est en redressement judiciaire.
Situation économique et financière:
Renseignements et formalités nécessaires pour évaluer si ces exigences sont remplies:
— déclaration concernant le CA global et le CA concernant les services objet du marché, réalisées au cours des 3 derniers exercices disponibles,
— bilans ou extraits de bilans, concernant les 3 dernières années, des opérateurs économiques pour lesquels l’établissement des bilans est obligatoire en vertu de la loi.
«Si le candidat recourt à la sous-traitance, il doit produire les mêmes documents concernant ce soustraitant.
En outre, pour justifier qu’il dispose des capacités de ce sous-traitant pour l’exécution du marché, le candidat produit un engagement écrit de ce sous-traitant».
Capacité technique et professionnelle:
— plaquette de présentation de l’entreprise décrivant son organisation, ses moyens humains et matériels,
— liste des principales missions effectuées au cours des 3 dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé, démontrant la compétence et l’expérience du candidat dans les domaines suivants: gestion documentaire,archivage, gestion de base électronique de documents, traitement documentaire.
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Si le candidat recourt à la sous-traitance, il doit produire les mêmes documents concernant ce sous-traitant. En outre, pour justifier qu’il dispose des capacités de ce sous-traitant pour l’exécution du marché, le candidat produit un engagement écrit de ce sous-traitant.
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Exécution du marché
Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:
Modalité de financement: budget propre de l’établissement public, cofinancement et part de chacun des cofinanceurs.
Modalité de paiement: règlement à trente jours à compter de la réception de la facture par le CEA, après livraison ou exécution.
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:
Groupement conjoint avec solidarité du mandataire ou groupement solidaire.
Pour l'attribution du marché, le CEA impose que le GME soit un groupement solidaire ou un groupement conjoint avec solidarité du mandataire. Le groupement retenu sera contraint de revêtir cette forme.
Il est interdit de cumuler les candidatures, en tant que candidat individuel et membre d’un ou plusieurs groupements, y compris en tant que mandataire; en tant que membre d’un groupement et mandataire d’un autre».
Le mandataire communiquera au CEA la convention de groupement au plus tard à la date de remise de son offre.
En cas de groupement ou de sous-traitance chaque entreprise devra fournir les documents énoncés en III.2.
Si le candidat envisage de sous-traiter une partie du marché, il devra faire connaître, lors de la remise de son offre, l’identité, l’adresse de son (ou de ses) sous-traitant (s) et la nature des parties sous-traitées. Les soustraitants pourront également être déclarés en cours d’exécution de la commande. Le recours à la sous-traitance sera effectué dans le cadre de la loi 75-1334 du 31.12.1975, modifiée par la loi n° 2001-1108 du 11.12.2001 portant mesure urgentes de réformes à caractère économique et financier (loi «Murcef»).
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Le CEA pourra demander la communication du (ou des) contrat (s) de sous-traitance et pourra ne pas accepter un (ou des) sous-traitant(s) proposé(s).

Procédure
Période de validité de l'offre: 12 mois
Critères d'attribution
Critère: 1. Prix (55)
2. Qualité de l'offre technique (40)
3. Prise en compte des critères de qualité sécurité environnement (5)
Langues
Langue: français 🗣️

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: Louis-Giroud Christelle
Adresse Internet: www.cea.fr 🌏
Adresse du profil d'acheteur: http://avis-de-marches.cea.fr 🌏

Référence
Identifiants
Numéro de référence attribué par le pouvoir adjudicateur: B15-230-CLG
Informations complémentaires
«Les marchés du CEA ne sont pas soumis au code des marchés publics».
Le CEA/Cadarache est certifié ISO 9001, ISO 14001 et OHSAS 18001. Le titulaire de la prestation, objet du présent AAPC devra s’engager, aux côtés du CEA, dans la démarche d’amélioration continue de son système de management environnemental et de ses performances environnementales, et de son système de management de la sécurité.
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Les entreprises nouvellement créées sont autorisées à présenter leur candidature. Si elles ne sont pas en mesure de produire certains des documents demandés dans le présent AAPC, elles peuvent justifier de leurs capacités financières et professionnelles par d’autres moyens que ceux indiqués dans le présent avis et notamment par la présentation de titres ou de l’expérience professionnelle du ou de leurs responsables.
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Le présent avis et/ou les documents de la consultation sont à retirer sur https://avis-de-marches.cea.fr
Il est également possible de s’inscrire sur cette plate-forme afin de répondre de façon électronique en suivant les étapes suivantes qui sont décrites sur le guide d’utilisation en ligne (rubrique Aide).
1. Se doter d’un certificat électronique répondant aux spécifications indiquées dans les conditions d'utilisation de la plateforme CEA, rubrique «certificat électronique».
2. se connecter à l'adresse suivante: https://avis-de-marches.cea.fr
3. compléter le formulaire et valider.
Conditions d’utilisation et pré-requis techniques:
Nous attirons votre attention sur la nécessité d’obtention d’un certificat électronique pour transmettre votre offre via le portail de dématérialisation des appels d’offres du CEA.
En effet, la délivrance de celui-ci par l’organisme que vous aurez choisi peut prendre 3 semaines.
Nous vous invitons à faire les démarches nécessaires afin que vous puissiez répondre sur nos consultations en ligne.
Où obtenir un certificat électronique?
Les certificats électroniques s'obtiennent directement auprès des autorités de certification qui les émettent. La liste des autorités de certification référencées par le ministère de l'économie, des finances et de l'industrie est présentée sur le site de la direction générale de la modernisation de l'État.
Afficher plus
Pour tout problème, vous pouvez contacter:
Hotline ATEXO: 0820 20 77 43.
Une candidature peut être adressée par voie postale ou par porteur au CEA / Centre de Cadarache, (sous réserve qu’un avis de rendez-vous ait été fait 3 jours au préalable) service commercial, bâtiment 122, en 2 exemplaires sous double enveloppe avec la mention: ne pas ouvrir — AAPC n° B15-230-CLG.
Afficher plus
En application de la loi n° 78-17 du 6.1.1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne dont des données personnelles (nom, fonction et numéro de téléphone) pourraient figurer dans la base d’évaluation des fournisseurs du CEA, dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression desdites données.
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Pour exercer ce droit, le demandeur devra s’adresser par courrier à:
CEA Saclay
Direction des achats et des partenaires stratégiques
bâtiment 482 — point courrier n° 70
91191 Gif-sur-Yvette Cedex.
Les modifications demandées seront effectuées sous 8 jours à compter de la réception de la demande. Une copie d’écran démontrant la prise en compte de la demande pourra être envoyée par courrier au demandeur.
Le CEA procédera à l'analyse et à la sélection des candidatures conformément aux critères de jugement des candidatures suivants:
Capacité professionnelle au travers notamment des aspects suivants:
— compétences dans les prestations équivalentes à celles du présent avis de marché,
Capacité financière.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal de grande instance
Adresse postale: 6 rue Joseph Autran
Commune postale: Marseille Cedex 6
Code postal: 13281
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 491155050 📞
Fax: +33 491544290 📠
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Identique à : Organe de révision
Source: OJS 2015/S 115-208819 (2015-06-12)
Avis d'attribution de marché (2015-11-26)
Objet
Champ d'application du marché
Valeur totale du marché: 126 658,80 💰
Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Pouvoir adjudicateur
Identité
Nom du pouvoir adjudicateur: Centre du CEA de Cadarache
Adresse postale: DEN/CAD/DSTG/SC bâtiment 122
Contact
Courrier électronique: maxime.guevel@cea.fr 📧
Téléphone: +33 442257664 📞

Référence
Dates
Date d'envoi: 2015-11-26 📅
Date de publication: 2015-12-01 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2015/S 232-422231
Se réfère à l'avis: 2015/S 115-208819
Numéro JO-S: 232

Procédure
Critères d'attribution
Critère: 2. Technique (compréhension du besoin/méthodologie/livrables (15 %), profils (10 %), organisation mise en place (15 %)) (40)
3. QSE (5)

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2015-11-25 📅
Nom: Euroscript
Adresse postale: rue Louis Néel
Commune postale: L'Ardoise
Code postal: 30290
Pays: France 🇫🇷
Informations sur les appels d'offres
Nombre d'offres reçues: 11

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: Maxime Guevel

Informations complémentaires
Organe de révision
Adresse postale: 6 rue Joseph AUTRAN
Source: OJS 2015/S 232-422231 (2015-11-26)
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