Prestations de communication et d'organisation événementielle

Haute autorité de santé (HAS)

Il s'agit de choisir un prestataire qui soit en mesure d'assurer toutes les tâches liées à la conception et à l'organisation d'événements. Il devra tout mettre en oeuvre pour optimiser les objectifs définis pour chaque opération. Pour ce faire, il assurera une mission de conseil opérationnel, de coordination, de conception et de réalisation des prestations, en faisant preuve de souplesse et de réactivité.
Le prestataire sera amené à organiser des manifestations dont la Haute Autorité de santé sera le promoteur, du type :
- événement d'envergure nationale pouvant combiner des opérations en région,
- rencontres nationales ou journées institutionnelles (combinant éventuellement plénières ou/et tables rondes ou/et ateliers),
- dispositifs événementiels en région : rencontres ou débats professionnels (combinant éventuellement plénières ou/et tables rondes ou/et ateliers),
- colloques scientifiques, etc.
Ces événements se dérouleront en France (DOM-TOM inclus).

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2013-12-19. L'appel d'offres a été publié le 2013-11-18.

Fournisseurs

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

Qui ? Qu'est-ce que c'est ? Où ?
Historique des marchés publics
Date Document
2013-11-18 Avis de marché
2014-06-11 Avis d'attribution de marché
Avis de marché (2013-11-18)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services d'organisation d'événements
Quantité ou étendue:
Mission de conseil : le titulaire apportera son conseil et ses préconisations sur l'articulation générale et le déroulé des manifestations, la mise en valeur des messages, la scénographie si besoin. Il fera des recommandations et des propositions sur la lisibilité des supports de communication de la manifestation.Ces conseils porteront sur le déroulement, la méthode de travail lors des différentes étapes d'organisation, la logistique de l'événement, son dispositif d'accueil et vestiaire, et le suivi des participants.Son rôle portera également sur les aspects créatifs au niveau de la réalisation des outils de communication print et web et de la conception des espaces du lieu de l'événement.mission de coordination : le titulaire assurera la conduite de l'opération, sous maîtrise d'ouvrage de la has. A cet effet, il désignera un coordonnateur qui sera l'interlocuteur privilégié de la HAS pendant tout le déroulement des opérations et servira d'interface entre la HAS et les divers intervenants, prestataires et fournisseurs.réalisation des prestations : le titulaire sera le garant de la bonne exécution des prestations convenues dans les délais impartis pour leur réalisation. Il assurera la réalisation de l'ensemble des tâches nécessaires au bon déroulement de l'événement."reporting" : le titulaire coordonnera les prestations commandées par la HAS. Il établira un rétro-planning de la manifestation. Il informera régulièrement la HAS de l'avancée des prestations et des différentes étapes à travers un reporting régulier. Ce reporting, essentiel, permettra aux deux parties de bien se répartir les rôles et de baliser les actions qui ont déjà été menées et celles qui resteront à effectuer.
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Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services d'organisation d'événements 📦

Procédure
Type de procédure: Procédure restreinte
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Organisme de droit public
Nom du pouvoir adjudicateur: Haute autorité de santé (HAS)
Adresse postale: 2 avenue du Stade de France
Code postal: 93218
Commune postale: Saint-Denis-la-Plaine
Contact
Adresse Internet: https://www.has-sante.fr 🌏
Courrier électronique: marche.public@has-sante.fr 📧
Téléphone: +33 155937017 📞
Fax: +33 155937410 📠

Référence
Dates
Date d'envoi: 2013-11-18 📅
Date limite de soumission: 2013-12-19 📅
Date de publication: 2013-11-20 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2013/S 225-391951
Numéro JO-S: 225
Informations complémentaires
Le présent marché est un marché à bons de commande au sens de l'article 77 du Code des Marchés Publics. Il sera conclu pour une durée d'un an à compter de sa date de notification. A sa date anniversaire, sa durée pourra être prolongée par une reconduction expresse de 12 mois, sans que sa durée totale puisse excéder 48 mois. Le marché est conclu sans montant minimum et sans montant maximum. A titre indicatif, les événements organisés par la HAS sur 2013 sont les suivants : 1- rencontres régionales HAS de Lyon (7/02/13) 2- rencontres régionales HAS de Nantes (6/06/13) 3- colloques Innovation et dispositifs médicaux - sénat- 25/10/13 4- journée HAS "Les femmes et la santé" - 14/11/13 et à venir sur 2014, dans le cadre du marché actuel : 5- rencontres régionales HAS de Marseille (6/02/14) 6- rencontres régionales HAS de Strasbourg (25/03/14) Pour information, le budget prévisionnel 2013 est de l'ordre de 275/280 000 EUR TTC la procédure de consultation utilisée est celle de l'appel d'offres restreint en application des articles 33, 60 à 64 du CMP. Elle se déroulera en deux temps : 1- dans un premier temps, la HAS sélectionnera entre 5 et 7 candidats au regard des éléments de sélection des candidatures énoncés ci-dessus. Elle adressera aux candidats sélectionnés le dossier de consultation des entreprises. 2- dans un second temps, après remise des offres, la HAS les analysera et retiendra l'offre économiquement la plus avantageuse. le retrait des documents électroniques n'oblige pas le candidat à déposer électroniquement son offre. Dans tous les cas, les candidats doivent choisir entre la transmission par voie électronique et la transmission par voie papier. Une seule forme d'envoi sera acceptée. Le cas échéant, la personne publique se réserve le droit de rejeter l'offre sous ces deux versions. Les dossiers présentés sous format papier ou électronique parvenus hors délai ne seront pas retenus. - sous formatpapier : Les éléments de candidature rendus sous format papier devront être dûment datés et signés par une personne habilitée à engager la société. Le dossier est présenté sous enveloppe cachetée. L'Enveloppe extérieure portera la mention suivante : " consultation no2013-18 " Prestations de communication et d'organisation événementielle " ne pas ouvrir par le service courrier " Haute Autorité de Santé Pôle Achats et Marchés Publics 2, Avenue du Stade de France 93 218 Saint-Denis La Plaine Cedex Les plis devront être expédiés en recommandé avec accusé de réception ou remis contre récépissé à la HAS (accueil) du lundi au vendredi, de 10:00 à 12:00 et de 14:00 à 19:00 - sous format électronique : La procédure de dépôt des plis est détaillée sur le site https://www.achatpublic.com. Tous les prérequis techniques éventuellement nécessaires y sont mentionnés. En cas de difficulté rencontrée sur la plate-forme de dématérialisation, le candidat pourra s'adresser à achatpublic.com les jours ouvrés de 8:30 à 19:00 : 1) par téléphone : +33 892232120 2) par messagerie : support@achatpublic.com tous les documents constituant la candidature devront être signés avec un certificat de niveau 2 ou 3 conforme au RGS ou à des conditions de sécurité équivalentes. Les candidatures signées à partir d'un certificat de signature PRIS V1 ne sont plus acceptées. Attention : le bon fonctionnement et la disponibilité de la hotline fournie par la plate-forme ne dépendant pas de la HAS, les candidats sont invités à anticiper au maximum leur besoin d'assistance. En cas de défaillance de la plate-forme, la HAS ne saurait être tenue pour responsable. Plusieurs documents et informations sont disponibles dans la rubrique "Aide" de la plate-forme que les candidats sont invités à consulter. a ce stade, l'avis d'appel public à la concurrence et son annexe intitulée "Dossier de candidature" sont les seuls documents à téléchargersur le site Internet de la HAS (rubrique Marchés Publics / dossier de consultation des entreprises / consultation 2013-18). La HAS préconise aux sociétés qui viennent se connecter sur la plateforme des marchés publics de s'identifier, sinon elles ne pourront pas être alertées des éventuels changements des documents ainsi que des réponses apportées aux questions des entreprises. Les documents peuvent également être demandé au point de contact visé au présent avis. en application de l'article 35-ii-5° du CMP, la HAS se réserve la possibilité de recourir à des marchés complémentaires dont le montant cumulé ne soit pas dépasser 50% du montant du marché principal. Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP : 18.11.2013.
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Objet
Champ d'application du marché
Brève description:
Il s'agit de choisir un prestataire qui soit en mesure d'assurer toutes les tâches liées à la conception et à l'organisation d'événements. Il devra tout mettre en oeuvre pour optimiser les objectifs définis pour chaque opération. Pour ce faire, il assurera une mission de conseil opérationnel, de coordination, de conception et de réalisation des prestations, en faisant preuve de souplesse et de réactivité.
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Le prestataire sera amené à organiser des manifestations dont la Haute Autorité de santé sera le promoteur, du type :
- événement d'envergure nationale pouvant combiner des opérations en région,
- rencontres nationales ou journées institutionnelles (combinant éventuellement plénières ou/et tables rondes ou/et ateliers),
- dispositifs événementiels en région : rencontres ou débats professionnels (combinant éventuellement plénières ou/et tables rondes ou/et ateliers),
- colloques scientifiques, etc.
Ces événements se dérouleront en France (DOM-TOM inclus).
Les variantes sont acceptées ✅
Quantité ou étendue:
Mission de conseil : le titulaire apportera son conseil et ses préconisations sur l'articulation générale et le déroulé des manifestations, la mise en valeur des messages, la scénographie si besoin. Il fera des recommandations et des propositions sur la lisibilité des supports de communication de la manifestation.
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Ces conseils porteront sur le déroulement, la méthode de travail lors des différentes étapes d'organisation, la logistique de l'événement, son dispositif d'accueil et vestiaire, et le suivi des participants.
Son rôle portera également sur les aspects créatifs au niveau de la réalisation des outils de communication print et web et de la conception des espaces du lieu de l'événement.
mission de coordination : le titulaire assurera la conduite de l'opération, sous maîtrise d'ouvrage de la has. A cet effet, il désignera un coordonnateur qui sera l'interlocuteur privilégié de la HAS pendant tout le déroulement des opérations et servira d'interface entre la HAS et les divers intervenants, prestataires et fournisseurs.
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réalisation des prestations : le titulaire sera le garant de la bonne exécution des prestations convenues dans les délais impartis pour leur réalisation. Il assurera la réalisation de l'ensemble des tâches nécessaires au bon déroulement de l'événement.
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"reporting" : le titulaire coordonnera les prestations commandées par la HAS. Il établira un rétro-planning de la manifestation. Il informera régulièrement la HAS de l'avancée des prestations et des différentes étapes à travers un reporting régulier. Ce reporting, essentiel, permettra aux deux parties de bien se répartir les rôles et de baliser les actions qui ont déjà été menées et celles qui resteront à effectuer.
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Description des options:
En application de l'article 35-II-6° du CMP, des marchés pourront être négociés avec le titulaire pour des prestations similaires à celles objet du présent marché.
Nombre de reconductions possibles: 3
Durée de l'accord: 12 mois
Numéro de référence: 2013-18

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:
- un formulaire Dc1 intitulé "Lettre de candidature -habilitation du mandataire par ses co-traitants"
- un formulaire Dc2 intitulé "Déclaration du candidat ou du membre du groupement" auquel sera joint les documents mentionnés au bloc "Capacité économique et financière" et "Capacité technique"
- la copie du ou des jugements prononcés si le candidat est en redressement judiciaire
- la justification des pouvoirs de la personne habilitée à engager le candidat ou les membres du groupement (Kbis le cas échéant)
- une assurance responsabilité civile en cours de validité, prenant en charge tous les dommages corporels et matériels causés à des tiers pendant ou à l'occasion de la manifestation
Situation économique et financière:
Une déclaration concernant le chiffre d'affaires global et celui relatif aux prestations objet du marché, réalisé au cours des 3 derniers exercices disponibles (cf annexe "Dossier de candidature").
Capacité technique et professionnelle:
A partir du document "annexe - dossier de candidature", joint au présent avis, le candidat doit fournir les éléments suivants :
1- présentation de la société : son activité, ses principes, ses valeurs, ses démarches qualité, etc.
2- description des moyens humains et techniques (dont ceux pour gérer les invitations et les inscriptions)
3- tâches/Prestations sous-traitées et à qui
4- profils et CV des cadres dirigeants de la société
5- eléments complémentaires jugés nécessaires par le candidat
- présentation de références (sur les 3 dernières années et pas avant) en matière d'événements dans les domaines institutionnels et de la santé. Pour chaque référence présentée, le candidat devra donner ces informations :
1- intitulé et date de l'événement et nom de l'organisme pour lequel l'événement est organisé
2- descriptif de l'événement : contexte, objectifs, principes, déroulé de l'événement
3- public invité, public présent (données qualitatives et quantitatives)
4- descriptif des tâches et prestations gérées par le candidat avec un focus sur les phases d'invitation et gestion d'inscriptions
5- descriptif des outils de communication associés à l'événement (si développés)
6- budget associé à l'événement
7- points forts et remarquables de l'événement
8- eléments complémentaires et illustrations jugés nécessaires par le candidat.
Exécution du marché
Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:
Le financement du marché sera assuré sur le budget propre de la Has.
Les modalités de paiement sont celles du titre IV du code des marchés publics relatif à l'exécution des prestations (articles 86 à 118).
les paiements seront effectués par virement avec mandatement selon les règles de la comptabilité publique. Le délai global de paiement est fixé à 30 jours, en application de l'article 98 du code des marchés publics.
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché: Groupement solidaire.

Procédure
Nombre minimum de candidats: 5
Nombre maximum de candidats: 7
Critères objectifs de sélection:
capacité économique et financière : sera appréciée la compatibilité du chiffre d'affaires du candidat au regard de l'étendue des prestations à exécuter au titre du marché.
capacité technique : sera appréciée la capacité du candidat à intervenir auprès d'institutions du type de la HAS sur des prestations similaires au regard de ses compétences, moyens, références et plus généralement de l'ensemble des éléments demandé au titre de la capacité technique et notamment de la gestion des invitations et des inscriptions, ainsi que de la conception d'outils de communication associés aux événements
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Période de validité de l'offre: 180 jours
Langues
Langue: français 🗣️

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: Pôle achats et marchés publics
Adresse du profil d'acheteur: https://www.achatpublic.com/sdm/ent/gen/index.jsp 🌏
Courrier électronique: greffe.ta-montreuil@juradm.fr 📧

Référence
Identifiants
Numéro de référence attribué par le pouvoir adjudicateur: 2013-18
Informations complémentaires
Le présent marché est un marché à bons de commande au sens de l'article 77 du Code des Marchés Publics. Il sera conclu pour une durée d'un an à compter de sa date de notification. A sa date anniversaire, sa durée pourra être prolongée par une reconduction expresse de 12 mois, sans que sa durée totale puisse excéder 48 mois.
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Le marché est conclu sans montant minimum et sans montant maximum.
A titre indicatif, les événements organisés par la HAS sur 2013 sont les suivants :
1- rencontres régionales HAS de Lyon (7/02/13)
2- rencontres régionales HAS de Nantes (6/06/13)
3- colloques Innovation et dispositifs médicaux - sénat- 25/10/13
4- journée HAS "Les femmes et la santé" - 14/11/13
et à venir sur 2014, dans le cadre du marché actuel :
5- rencontres régionales HAS de Marseille (6/02/14)
6- rencontres régionales HAS de Strasbourg (25/03/14)
Pour information, le budget prévisionnel 2013 est de l'ordre de 275/280 000 EUR TTC
la procédure de consultation utilisée est celle de l'appel d'offres restreint en application des articles 33, 60 à 64 du CMP. Elle se déroulera en deux temps :
1- dans un premier temps, la HAS sélectionnera entre 5 et 7 candidats au regard des éléments de sélection des candidatures énoncés ci-dessus. Elle adressera aux candidats sélectionnés le dossier de consultation des entreprises.
2- dans un second temps, après remise des offres, la HAS les analysera et retiendra l'offre économiquement la plus avantageuse.
le retrait des documents électroniques n'oblige pas le candidat à déposer électroniquement son offre.
Dans tous les cas, les candidats doivent choisir entre la transmission par voie électronique et la transmission par voie papier. Une seule forme d'envoi sera acceptée.
Le cas échéant, la personne publique se réserve le droit de rejeter l'offre sous ces deux versions.
Les dossiers présentés sous format papier ou électronique parvenus hors délai ne seront pas retenus.
- sous formatpapier :
Les éléments de candidature rendus sous format papier devront être dûment datés et signés par une personne habilitée à engager la société.
Le dossier est présenté sous enveloppe cachetée. L'Enveloppe extérieure portera la mention suivante :
" consultation no2013-18 " Prestations de communication et d'organisation événementielle "
ne pas ouvrir par le service courrier "
Haute Autorité de Santé
Pôle Achats et Marchés Publics
2, Avenue du Stade de France
93 218 Saint-Denis La Plaine Cedex
Les plis devront être expédiés en recommandé avec accusé de réception ou remis contre récépissé à la HAS (accueil) du lundi au vendredi, de 10:00 à 12:00 et de 14:00 à 19:00
- sous format électronique :
La procédure de dépôt des plis est détaillée sur le site https://www.achatpublic.com. Tous les prérequis techniques éventuellement nécessaires y sont mentionnés.
En cas de difficulté rencontrée sur la plate-forme de dématérialisation, le candidat pourra s'adresser à achatpublic.com les jours ouvrés de 8:30 à 19:00 :
1) par téléphone : +33 892232120
2) par messagerie : support@achatpublic.com
tous les documents constituant la candidature devront être signés avec un certificat de niveau 2 ou 3 conforme au RGS ou à des conditions de sécurité équivalentes. Les candidatures signées à partir d'un certificat de signature PRIS V1 ne sont plus acceptées.
Afficher plus
Attention : le bon fonctionnement et la disponibilité de la hotline fournie par la plate-forme ne dépendant pas de la HAS, les candidats sont invités à anticiper au maximum leur besoin d'assistance. En cas de défaillance de la plate-forme, la HAS ne saurait être tenue pour responsable. Plusieurs documents et informations sont disponibles dans la rubrique "Aide" de la plate-forme que les candidats sont invités à consulter.
Afficher plus
a ce stade, l'avis d'appel public à la concurrence et son annexe intitulée "Dossier de candidature" sont les seuls documents à téléchargersur le site Internet de la HAS (rubrique Marchés Publics / dossier de consultation des entreprises / consultation 2013-18).
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La HAS préconise aux sociétés qui viennent se connecter sur la plateforme des marchés publics de s'identifier, sinon elles ne pourront pas être alertées des éventuels changements des documents ainsi que des réponses apportées aux questions des entreprises.
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Les documents peuvent également être demandé au point de contact visé au présent avis.
en application de l'article 35-ii-5° du CMP, la HAS se réserve la possibilité de recourir à des marchés complémentaires dont le montant cumulé ne soit pas dépasser 50% du montant du marché principal.
Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP : 18.11.2013.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal administratif de Montreuil
Adresse postale: 7 rue Catherine Puig
Commune postale: Montreuil Cedex
Code postal: 93558
Courrier électronique: greffe.ta-montreuil@juradm.fr 📧
Téléphone: +33 149202000 📞
Adresse Internet: http://montreuil.tribunal-administratif.fr 🌏
Fax: +33 149202099 📠
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Identique à : Organe de révision
Source: OJS 2013/S 225-391951 (2013-11-18)
Avis d'attribution de marché (2014-06-11)
Objet
Champ d'application du marché
Valeur totale du marché: 100 000 💰
Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Référence
Dates
Date d'envoi: 2014-06-11 📅
Date de publication: 2014-06-14 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2014/S 113-199357
Se réfère à l'avis: 2013/S 225-391951
Numéro JO-S: 113
Informations complémentaires
Le présent marché est un marché à bons de commande au sens de l'article 77 du CMP. Il est conclu pour une durée d'un an à compter de sa date de notification. A sa date anniversaire, sa durée pourra être prolongée par une reconduction expresse de 12 mois, sans que sa durée totale puisse excéder 48 mois. Le marché est conclu sans montant minimum et sans montant maximum. Le montant estimatif du marché par an est de 100 000 EUR HT. Service auprès duquel s'adresser pour obtenir la communication des pièces du marché : pôle achats et marchés publics (cf. coordonnées mentionnées au point de contact susvisé), du lundi au vendredi de 9:00 à 18:00. L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de la HAS, dans les conditions suivantes : a) Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; b) Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction ; c) Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique. Références de l'avis initial paru au BOAMP Parution nº : 224 B, annonce nº 296 du 21.11.2013. Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP : 11.6.2014.
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Procédure
Critères d'attribution
Critère: 1. Qualité technique des prestations proposées (45)
2. Prix des prestations (40)
3. Équipe dédiée (15)

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2014-04-13 📅
Nom: Polynôme communication
Adresse postale: 55 rue Aristide Briand
Commune postale: Levallois-Perret
Code postal: 92300
Informations sur les appels d'offres
Nombre d'offres reçues: 4

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: tribunal administratif de Montreuil
Source: OJS 2014/S 113-199357 (2014-06-11)
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Région:
France Ile-de-France Ile-de-France Seine-Saint-Denis
Produits/services:
Services aux entreprises: droit,... Services divers aux entreprises et... Services d'organisation... Services d'organisation d'événements