Prestations de communication et d'organisation événementielle

Quantité ou étendue

Mission de conseil : le titulaire apportera son conseil et ses préconisations sur l'articulation générale et le déroulé des manifestations, la mise en valeur des messages, la scénographie si besoin. Il fera des recommandations et des propositions sur la lisibilité des supports de communication de la manifestation.Ces conseils porteront sur le déroulement, la méthode de travail lors des différentes étapes d'organisation, la logistique de l'événement, son dispositif d'accueil et vestiaire, et le suivi des participants.Son rôle portera également sur les aspects créatifs au niveau de la réalisation des outils de communication print et web et de la conception des espaces du lieu de l'événement.mission de coordination : le titulaire assurera la conduite de l'opération, sous maîtrise d'ouvrage de la has. A cet effet, il désignera un coordonnateur qui sera l'interlocuteur privilégié de la HAS pendant tout le déroulement des opérations et servira d'interface entre la HAS et les divers intervenants, prestataires et fournisseurs.réalisation des prestations : le titulaire sera le garant de la bonne exécution des prestations convenues dans les délais impartis pour leur réalisation. Il assurera la réalisation de l'ensemble des tâches nécessaires au bon déroulement de l'événement."reporting" : le titulaire coordonnera les prestations commandées par la HAS. Il établira un rétro-planning de la manifestation. Il informera régulièrement la HAS de l'avancée des prestations et des différentes étapes à travers un reporting régulier. Ce reporting, essentiel, permettra aux deux parties de bien se répartir les rôles et de baliser les actions qui ont déjà été menées et celles qui resteront à effectuer.

Informations complémentaires

Le présent marché est un marché à bons de commande au sens de l'article 77 du Code des Marchés Publics. Il sera conclu pour une durée d'un an à compter de sa date de notification. A sa date anniversaire, sa durée pourra être prolongée par une reconduction expresse de 12 mois, sans que sa durée totale puisse excéder 48 mois.

Le marché est conclu sans montant minimum et sans montant maximum.

A titre indicatif, les événements organisés par la HAS sur 2013 sont les suivants :

1- rencontres régionales HAS de Lyon (7/02/13)

2- rencontres régionales HAS de Nantes (6/06/13)

3- colloques Innovation et dispositifs médicaux - sénat- 25/10/13

4- journée HAS "Les femmes et la santé" - 14/11/13

et à venir sur 2014, dans le cadre du marché actuel :

5- rencontres régionales HAS de Marseille (6/02/14)

6- rencontres régionales HAS de Strasbourg (25/03/14)

Pour information, le budget prévisionnel 2013 est de l'ordre de 275/280 000 EUR TTC

la procédure de consultation utilisée est celle de l'appel d'offres restreint en application des articles 33, 60 à 64 du CMP. Elle se déroulera en deux temps :

1- dans un premier temps, la HAS sélectionnera entre 5 et 7 candidats au regard des éléments de sélection des candidatures énoncés ci-dessus. Elle adressera aux candidats sélectionnés le dossier de consultation des entreprises.

2- dans un second temps, après remise des offres, la HAS les analysera et retiendra l'offre économiquement la plus avantageuse.

le retrait des documents électroniques n'oblige pas le candidat à déposer électroniquement son offre.

Dans tous les cas, les candidats doivent choisir entre la transmission par voie électronique et la transmission par voie papier. Une seule forme d'envoi sera acceptée.

Le cas échéant, la personne publique se réserve le droit de rejeter l'offre sous ces deux versions.

Les dossiers présentés sous format papier ou électronique parvenus hors délai ne seront pas retenus.

- sous formatpapier :

Les éléments de candidature rendus sous format papier devront être dûment datés et signés par une personne habilitée à engager la société.

Le dossier est présenté sous enveloppe cachetée. L'Enveloppe extérieure portera la mention suivante :

" consultation no2013-18 " Prestations de communication et d'organisation événementielle "

ne pas ouvrir par le service courrier "

Haute Autorité de Santé

Pôle Achats et Marchés Publics

2, Avenue du Stade de France

93 218 Saint-Denis La Plaine Cedex

Les plis devront être expédiés en recommandé avec accusé de réception ou remis contre récépissé à la HAS (accueil) du lundi au vendredi, de 10:00 à 12:00 et de 14:00 à 19:00

- sous format électronique :

La procédure de dépôt des plis est détaillée sur le site https://www.achatpublic.com. Tous les prérequis techniques éventuellement nécessaires y sont mentionnés.

En cas de difficulté rencontrée sur la plate-forme de dématérialisation, le candidat pourra s'adresser à achatpublic.com les jours ouvrés de 8:30 à 19:00 :

1) par téléphone : +33 892232120

2) par messagerie : support@achatpublic.com

tous les documents constituant la candidature devront être signés avec un certificat de niveau 2 ou 3 conforme au RGS ou à des conditions de sécurité équivalentes. Les candidatures signées à partir d'un certificat de signature PRIS V1 ne sont plus acceptées.

Attention : le bon fonctionnement et la disponibilité de la hotline fournie par la plate-forme ne dépendant pas de la HAS, les candidats sont invités à anticiper au maximum leur besoin d'assistance. En cas de défaillance de la plate-forme, la HAS ne saurait être tenue pour responsable. Plusieurs documents et informations sont disponibles dans la rubrique "Aide" de la plate-forme que les candidats sont invités à consulter.

a ce stade, l'avis d'appel public à la concurrence et son annexe intitulée "Dossier de candidature" sont les seuls documents à téléchargersur le site Internet de la HAS (rubrique Marchés Publics / dossier de consultation des entreprises / consultation 2013-18).

La HAS préconise aux sociétés qui viennent se connecter sur la plateforme des marchés publics de s'identifier, sinon elles ne pourront pas être alertées des éventuels changements des documents ainsi que des réponses apportées aux questions des entreprises.

Les documents peuvent également être demandé au point de contact visé au présent avis.

en application de l'article 35-ii-5° du CMP, la HAS se réserve la possibilité de recourir à des marchés complémentaires dont le montant cumulé ne soit pas dépasser 50% du montant du marché principal.

Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP : 18.11.2013.

Brève description

Il s'agit de choisir un prestataire qui soit en mesure d'assurer toutes les tâches liées à la conception et à l'organisation d'événements. Il devra tout mettre en oeuvre pour optimiser les objectifs définis pour chaque opération. Pour ce faire, il assurera une mission de conseil opérationnel, de coordination, de conception et de réalisation des prestations, en faisant preuve de souplesse et de réactivité.

Quantité ou étendue

Mission de conseil : le titulaire apportera son conseil et ses préconisations sur l'articulation générale et le déroulé des manifestations, la mise en valeur des messages, la scénographie si besoin. Il fera des recommandations et des propositions sur la lisibilité des supports de communication de la manifestation.

Quantité ou étendue

Ces conseils porteront sur le déroulement, la méthode de travail lors des différentes étapes d'organisation, la logistique de l'événement, son dispositif d'accueil et vestiaire, et le suivi des participants.

Description des options

En application de l'article 35-II-6° du CMP, des marchés pourront être négociés avec le titulaire pour des prestations similaires à celles objet du présent marché.

Habilitation à exercer l'activité professionnelle

- un formulaire Dc2 intitulé "Déclaration du candidat ou du membre du groupement" auquel sera joint les documents mentionnés au bloc "Capacité économique et financière" et "Capacité technique"

Situation économique et financière

Une déclaration concernant le chiffre d'affaires global et celui relatif aux prestations objet du marché, réalisé au cours des 3 derniers exercices disponibles (cf annexe "Dossier de candidature").

Objective criteria for selection

capacité économique et financière : sera appréciée la compatibilité du chiffre d'affaires du candidat au regard de l'étendue des prestations à exécuter au titre du marché.

Objective criteria for selection

capacité technique : sera appréciée la capacité du candidat à intervenir auprès d'institutions du type de la HAS sur des prestations similaires au regard de ses compétences, moyens, références et plus généralement de l'ensemble des éléments demandé au titre de la capacité technique et notamment de la gestion des invitations et des inscriptions, ainsi que de la conception d'outils de communication associés aux événements

Informations complémentaires

Le présent marché est un marché à bons de commande au sens de l'article 77 du Code des Marchés Publics. Il sera conclu pour une durée d'un an à compter de sa date de notification. A sa date anniversaire, sa durée pourra être prolongée par une reconduction expresse de 12 mois, sans que sa durée totale puisse excéder 48 mois.