2011_08_sae mise en oeuvre d'un service regional d'archivage electronique mutualise

Quantité ou étendue

Dans le cadre de sa mission d'acheteur de services d'administration électronique obligatoires et réglementaires, le Syndicat mixte a mis en oeuvre une plate-forme d'administration électronique comprenant plusieurs services:— les marchés publics en ligne,— la télétransmission des actes au contrôle de légalité,— la télétransmission des pièces au comptable.C'est dans ce contexte et dans une logique de dématérialisation de bout en bout que l'archivage électronique des documents s'impose aux collectivités dans un souci de sécurité juridique des échanges électroniques et de la conservation des données.Le syndicat mixte est composé de 84 membres:— le conseil régional de Bretagne,— les conseils généraux du Finistère, du Morbihan, d'ille et Vilaine et des Côtes d'armor,— 10 communautés d'agglomération,— 65 communautés de communes,— 4 villes.Au travers de ses membres, le Syndicat mixte e-mégalis représente plus de 1 000 établissements publics pouvant utiliser ses services.

Informations complémentaires

La présente consultation est passée selon une procédure de dialogue compétitif soumise aux dispositions des articles 36, 40 et 67 du code des marchés publics.

L'appel public à la concurrence a pour objet de porter à la connaissance des candidats les besoins et les exigences définis par le pouvoir adjudicateur.

La durée envisagée du marché initial est de 30 mois reconductible 2 fois pour la même durée.

A titre indicatif, il est envisagé de notifier le marché à l'été 2012.

Des marchés ayant pour objet la réalisation de prestations similaires à celles confiées au titulaire du marché pourront être négociés sans publicité préalable et sans mise en concurrence dans les conditions prévues à l'article 35 II 6 du CMP.

Les candidats transmettront leur candidature par voie électronique.

Conformément aux articles 48 et 56 du code des marchés publics, et de l'arrêté du 14.12.2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics, et en application de la délibération no 10-22 du comité syndical, le Syndicat mixte impose la transmission des offres par voie électronique.

Les documents de la consultations sont obtenus par voie électronique à l'adresse https://marches.e-megalisbretagne.org sous la référence "2011_08_Sae".

Conditions d'envoi des candidatures et des offres.

Le dépôt de la candidature donne lieu à un accusé de réception permettant de donner la date et l'heure de réception de manière certaine (horodatage).

La lettre de candidature devra impérativement être signée par le candidat, au moyen d'un certificat de signature électronique, procédé d'identification fiable, indépendamment de la signature de l'enveloppe contenant les documents de la candidature.

Le certificat de signature utilisé devra appartenir à l'une des catégories conformes au référentiel général de sécurité et référencées sur une liste établie par le Ministère chargé de la réforme de l'etat, conformément aux dispositions de l'article 6 de l'arrêté du 28.8.2006 pris pour l'application du I de l'article 48 et de l'article 56 du code des marchés publics et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés formalisés. Les candidats peuvent obtenir la liste de ces catégories de certificats à l'adresse http://www.entreprises.minefi.gouv.fr/certificats/.

Lorsque le certificat de signature choisi par le signataire n'appartient pas à l'une de ces catégories, le signataire transmet, avec le document signé, tous les moyens nécessaires pour permettre la vérification de la signature. La mise en oeuvre de ces moyens est gratuite pour celui qui procède à la vérification.

Les frais d'accès au réseau et de recours à la signature électronique sont à la charge des candidats.

Il est demandé aux candidats de respecter les recommandations suivantes lors de l'envoi des documents:

— formats des fichiers envoyés: .doc, .rtf.pdf, .xls,odt,

— ne pas utiliser les .exe et les macros,

— respecter les recommandations formulées par la plate-forme de dématérialisation lors du processus d'envoi. (dossier au format compressé .zip).

Le dossier de candidature dématérialisé devra être intitulé "2011_08_Sae" et contenir l'ensemble des pièces prévues aux rubriques III.2 et suivants.

La procédure de dépôt des plis est détaillée sur le site, une documentation et une assistance téléphonique sont proposées.

Les candidats doivent disposer d'un navigateur web afin de pouvoir transmettre leur candidature par voie électronique.

Les candidats sont invités à prendre toute précaution, notamment par traitement par programme anti-virus, afin que leurs candidatures envoyées par voie électronique ne contiennent pas de programme malveillant.

Les candidats sont invités à prendre en compte le temps de chargement des documents sur la plate-forme par rapport à la date et heure de clôture, ce temps de chargement étantfonction du débit de leur accès internet et de la taille des documents à transmettre.

Par ailleurs, le syndicat mixte attire l'attention des candidats sur la possibilité offerte par la plateforme e-mégalisbretagne de réaliser un essai de dépôt via le menu "se préparer à répondre / consultation de test".

Les candidats ont la possibilité de faire parvenir une copie de sauvegarde de leur candidature au syndicat mixte sur support papier ou support physique électronique. La copie de sauvegarde doit être la reproduction exacte de la candidature transmise par voie électronique. Le support physique électronique doit contenir des fichiers au format demandé ci-dessus pour les fichiers transmis par voie électronique, avec la même présentation requise.

Cette copie de sauvegarde doit impérativement parvenir au syndicat mixte avant la date et heure limite de réception des candidatures. Elle doit être adressée dans une enveloppe extérieure portant la mention "ne pas ouvrir - 2011_08_sae - copie de sauvegarde", à l'intérieure de laquelle figurera une enveloppe intérieure contenant la copie de sauvegarde et mentionnant le nom du candidat. En cas de non respect de ces conditions, la copie de sauvegarde sera écartée et détruite, le Syndicat mixte ne tenant alors compte que de la seule candidature adressée par voie électronique.

Cette enveloppe sera adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou déposée contre récépissé à l'adresse suivante avant la date et heure limites de réception des offres mentionnées au présent article et en page de garde: syndicat mixte de coopération territoriale e-mégalis Bretagne, 8b rue du Patis Tatelin 35700 Rennes.

Les bureaux du syndicat mixte sont ouverts du lundi au vendredi de 9:00 à 12:00 et de 14:00 à 17:00.

L'expéditeur devra tenir compte des délais d'acheminement postaux, le syndicat mixte ne pouvant être tenu responsable des problèmes d'acheminement des courriers.

En cas d'absence de copie desauvegarde, si un programme malveillant est détecté, le syndicat mixte procédera à une réparation. En cas d'échec de la réparation, la candidature sera réputée n'avoir jamais été reçue. Le candidat concerné en sera informé.

Si une copie de sauvegarde a été transmise dans les conditions requises au syndicat mixte, et qu'un programme malveillant est détecté dans la candidature transmise par voie électronique, le syndicat mixte procédera à l'ouverture de la copie de sauvegarde.

La copie de sauvegarde pourra également être ouverte en cas de réception de la candidature après les dates et heures limites de réception des candidatures, mais dont la transmission par voie électronique a débuté avant les dates et heures limites de réception des candidatures, ou en cas d'impossibilité d'ouvrir cette candidature.

Le pli contenant la copie de sauvegarde est détruit si cette dernière n'est pas ouverte.

Les candidats admis à participer au dialogue y seront invités par voie électronique via le module de messagerie de la salle régionale des marchés publics: https://marches.e-megalisbretagne.org.

Les candidats recevront par mail l'invitation à participer au dialogue.

Pour ces candidats, la remise de l'offre initiale basée sur le programme fonctionnel devra être remise pour le 6.1.2012.

En cas de groupement, les pièces sont à produire par chacun des membres du groupement à l'exception du DC1.

L'attention des candidats est attirée sur le faite que le marché ne pourra leur être attribué que si la solution proposée est conforme aux exigences des articles R 212-19 et suivants du code du patrimoine, notamment celles relatives à l'audit effectué par le SIAF.

Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP: 7.11.2011.