Fourniture et intégration d'une solution logicielle dans le cadre d'une refonte du SI de Production de la DSEM et des prestations associées

Brève description

La présente consultation porte sur la fourniture et mise en œuvre de solutions en mode SaaS et de prestations associées à la mise en oeuvre pour La Poste.
La solution logicielle de remplacement du SI PROD de la Direction du Support Et de la Maintenance (DSEM) devra répondre à des exigences :
- Fonctionnelles, techniques, de conformité, de sécurité, d'intégration et d'interopérabilité avec le système d'information de La Poste
- De services attendus (logiciel, infrastructure et support) en mode SaaS
- De langue française sur tous les modules, ainsi que de capacités multi-langages incluant à minima la langue anglaise.
Le dossier de consultation qui sera envoyé aux prestataires sélectionnés précisera les exigences liées au(x) solution(s) SI.
Il est attendu en outre du prestataire retenu qu'il accompagne La Poste dans les travaux suivants :
- Apport sur le service attendu (logiciel et infrastructure) en mode SaaS
- Apport de réponses aux exigences non fonctionnelles dont les exigences de sécurité
- Apport aux exigences d'interopérabilité avec les SI existants de La Poste
- Apport aux exigences fonctionnelles de La Poste
Il est attendu en outre du candidat qu'il accompagne La Poste dans les travaux suivants :
- De gestion de projet, de mise en œuvre, de conception générale et détaillée technique et fonctionnelle, de déploiement de la solution
- De paramétrage, de développement et d'intégration dans les SI existants de La Poste
- De recette et de mise en production
- De migration et de reprise de données
- Des prestations de réversibilité
- Des prestations de formation des équipes projets DSI et Métier au(x) solution(s) progicielle(s)
Le périmètre de la consultation est constitué des domaines fermes et optionnels.
Les candidats devront impérativement répondre sur l’ensemble des domaines concernés (fermes et optionnels).
Le besoin est décrit au sein du paragraphe II.2.
Les échanges écrits et oraux du projet seront réalisés exclusivement en français.
La solution devra se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Le traitement des données de La Poste, y compris l’hébergement, la sauvegarde et/ou la consultation devra impérativement être localisé au sein de l'Union Européenne (UE), d’un pays de l’Espace Economique Européen (EEE), d’un pays reconnu comme adéquat par l’Union Européenne Le dossier de consultation qui sera envoyé aux prestataires sélectionnés précisera les éléments liés à cette exigence.
La solution devra être conforme aux obligations d’accessibilité numérique, et de conception responsable des services numériques.
La solution devra également respecter la Politique de sécurité du système d'information PSSI de La Poste.
Le dossier de consultation qui sera envoyé aux prestataires sélectionnés précisera les éléments liés à ces exigences.
Le montant maximum pour la durée totale du contrat périodes de renouvellement incluses s'élève à 20 Millions d'Euros HT.

Description du marché

Solution(s) logicielle(s) pour la gestion de la maintenance, des actifs, des interventions et prestations associées :
- Gestion de la Maintenance :
o Suivi complet du cycle de vie des pièces et matériels. L’unité de mesure de performance est le taux de disponibilité du matériel (au sens fonctionnement). Les équipes qui gèrent le parc, les flux et les réparations utilisent directement l’outil
o Gestion du parc dont la supervision, métrologie, inventaires.
o Logistique dont la gestion des stocks, réapprovisionnement
o Demandes d’achats
o Maintenance Préventive, Curative, Prédictive
=> Domaines concernés : Logistique / Gestion de parc
- Gestion des Interventions & pilotage d’activité :
o Gestion des Agences Territoriales de Maintenance (ATM) et des techniciens
o Le frontal encadrant permet le pilotage d’activité : planification, dispatch/tournée, gestion des compétences, des fonctionnalités affectées… L’unité de mesure de performance est le taux de réalisation des interventions (en-cours). Il est utilisé par les managers de proximité en Agence Territoriale.
o Le frontal technicien permet le suivi et le traitement des interventions qui lui sont affectées, des moyens associés, la saisie des temps, gestes et rapports de recette : ordres de travaux affectés, pièces et matériels, actions réalisées. L’unité de mesure de performance est la productivité du technicien. Les techniciens utilisent ce frontal depuis leur téléphone, tablette ou PC.
=> Domaines concernés : Gestion des interventions/ Assistance Technicien
- Gestion des déploiements :
o Pilotage de l’ensemble des déploiements de masse sur la base d'un portfolio projet
oGestion de la relation client, gestion des devis, gestion des commandes, simulation de charges (capacity planning), gestion de portefeuille projets, gestion des prérequis, ordonnancement des tâches, suivi des jalons. L’unité de mesure de performance est le respect du calendrier de déploiement à la cible. Les équipes DEC-SP utilisent l’outil directement.
o Gestion du catalogue des solutions et produits de la DSEM ainsi que le carnet de commande annuel associé.
=> Domaines concernés : Carnet de commande / Plan de charges
- Gestion Contrats et Factures clients
- Gestion des sollicitations des métiers/donneurs d'ordre (CSM)
=> Domaines concernés : Customer Service Management
- Pilotage / KPI en mode RUN
Eléments de volumétries (existant 2022 - à titre informatif) :
Nombre d'utilisateurs :
o Technicien terrain - Exécute les interventions sur le terrain : 899
o Technicien réparation - Réparation et préparation des équipements : 15
o Encadrant - Qualifie et planifie les interventions, communique avec les techniciens sur le terrain et avec les clients, valide les comptes-rendus d’intervention : 283
o Sous-traitant - Exécute des interventions sur le terrain : Variable
o Chef de projet - Supervise le déploiement : 25
o Service national de la logistique - Supervise les flux, les stocks et les approvisionnements : 18
o Pilote de flux logistique - Gère les approvisionnements des agences locales (ATM) : 25
o Gestionnaire de flux - Gère les stocks des agences locales (ATM) (activité également assurées par les techniciens) : 10
o Administrateur : 10
o Contrôleur de gestion : 12
o Directeur de territoire : 30
o Inventaire Parc : 900
o Inventaire Stock : 786
o Visualisateur : 1500
o Gestionnaire de flux : 786
Nombre de référence article géré : environ 13 000
20 000 sites clients (45 000 entités référencées) avec 800 000 appareils en service
80 magasins physiques (660 magasins logiques)
1 800 000 transactions de stock par an
20 000 000 de lignes de facture par an
Nombre de commandes par an : environ 8 000

Critères objectifs de sélection du nombre limité de candidats

La Poste retiendra les 6 candidats les mieux classés au regard des critères déterminés ci-dessous, sous réserve de l’obtention d’une note supérieure ou égale à 10/20.

Description des options

Prestations fermes :
- Périmètre fonctionnel :
• Gestion du parc et de la maintenance / Gestion des Interventions & pilotage d’activité (GMAO et FSM) / Gestion des contrats et factures clients, inclus les indicateurs de suivi et de performances / Gestion des stocks et approvisionnements / Gestion des référentiels
- Prestations :
• Mise en œuvre de la ou des solutions: cadrage détaillé, conception, paramétrage et développement, intégration, formation des équipes projets
• Hébergement et exploitation en mode SaaS et support associé
• Droits d’usage associés des solutions (y compris via APIs) et montée de version
Prestations optionnelles :
- Périmètre fonctionnel :
• Gestion des déploiements (PPM) / Gestion des sollicitations des métiers/donneurs d'ordre (CSM), inclus les indicateurs de suivi et de performances
- Prestations :
• Maintien en Condition Opérationnelle
• Maintenance évolutive
• Prestation de conduite du changement : analyse d'impact par type de population, plan de conduite du changement (axes communications, support, managériaux, formation) et formalisation des livrables associées
Les candidats répondent à l'ensemble des prestations demandées (y compris optionnelles).
Les fonctionnalités souhaitées peuvent être couvertes par une ou plusieurs solutions logicielles. En tout état de cause le candidat ou le mandataire se porte responsable vis à vis de La Poste de l'intégralité des solutions logicielles proposées dans son offre et de leur interopérabilité.
Les fonctionnalités souhaitées pourront être couvertes par une ou plusieurs solutions logicielles. En tout état de cause, le candidat ou le mandataire solidaire (en cas de groupement) se portera responsable vis à vis de La Poste de l’intégralité des solutions logicielles proposées dans son offre et de leur interopérabilité.

Liste et brève description des conditions

Liste et description succincte des conditions:
Le candidat remettra en même temps que la demande de participation, les documents indiqués ci-dessous sur la plate-forme Provigis (https://www.provigis.com/) ou un courrier indiquant qu'il n'est pas concerné le cas échéant :
1/ Le candidat joint un numéro unique d'identification.
2/ Redressement judiciaire (document à déposer sur la plate-forme Provigis)
Si le candidat se trouve admis au redressement judiciaire au sens de l'article L. 631-1 du Code de commerce ou à une procédure équivalente régie par un droit étranger, joindre la copie du ou des jugements prononcés justifiant que la société est habilitée à poursuivre son activité, accompagné d’une traduction certifiée si le jugement n’est pas rédigé en langue française.
3/ Déclaration sur l’honneur relative aux interdictions de soumissionner (document à déposer sur la plate-forme Provigis)
Le candidat joint l’attestation dont le modèle figure dans le questionnaire d'information, dûment datée et signée sur papier à en-tête du candidat, pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés à l’article L.2141-1 et au 1° et 3° de l’article L.2141-4 du Code de la commande publique.
4/ Documents attestant de la conformité aux obligations sociales et fiscales
Le candidat joint les certificats délivrés par les administrations et organismes compétents attestant que le candidat ne se trouve pas dans un cas d’interdiction de soumissionner mentionné au à l’article L.2141-2 du Code de la commande publique à savoir :
- une attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF prouvant qu’il est à jour de ses cotisations et contributions sociales et attestant de la régularité de sa situation au regard de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapé
- une attestation fiscale justifiant de la régularité de sa situation fiscale (paiement de la TVA, de l'impôt sur les sociétés ou de l’impôt sur les revenus),
5/ Le candidat joint, le cas échéant, sur la plate-forme Provigis, la liste nominative des salariés étrangers employés par le prestataire et soumis à l’autorisation de travail mentionnée à l’article L. 5221-2 du Code du travail, précisant pour chaque salarié, conformément à l’article D. 8254-2 du Code du travail, sa date d’embauche, sa nationalité ainsi que le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.
Les candidats établis à l’étranger fournissent les pièces prévues aux articles D 8222-7 et D 8254-3 du code du travail.
6/ Le candidat joint, le cas échéant, sur la plate-forme Provigis, les pièces prévues à l’article R. 1263-12 du Code du travail en cas de détachement de salariés.
Si le candidat se présente en groupement, il fournira une lettre de constitution du groupement, signée par chacun de ses membres, précisant les dénomination, adresse, téléphone et adresse électronique de chacun des cotraitants, l’identité du mandataire, et les pouvoirs qui lui sont donnés.
En cas de candidature en groupement, ou de candidature avec de la sous-traitance, chaque prestataire fournira les éléments demandés conformément aux rubriques III.1.1) à III.1.3).

Liste et brève description des critères de sélection

1/ PÉRENNITÉ FINANCIÈRE (pondéré à 20%) :
La pérennité financière du candidat sera analysée au regard des liasses fiscales ou documents équivalents (c'est à dire les bilans, comptes de résultats annexes numérotées de 2050 à 2059 inclus, et les rapports de gestion) des 3 derniers exercices fiscaux clos, ainsi que des éléments fournis par le candidat dans le questionnaire d'informations.
En cas de création récente, le candidat pourra fournir tout autre justificatif de nature à démontrer sa capacité économique et financière.
Le candidat précisera également le chiffre d'affaires du domaine d'activité du présent marché visé sur les 3 derniers exercices fiscaux clos.

Si le candidat s'appuie sur les capacités d'autres opérateurs économiques il doit:
— justifier des capacités de ce ou ces opérateurs, et
— apporter la preuve qu'il en disposera pour l'exécution du marché.
Cette preuve peut être apportée par tout moyen approprié, notamment une attestation sur l'honneur de cet autre opérateur économique confirmant ses capacités et leur mise à disposition du candidat pendant l'exécution du marché.

Liste et brève description des critères de sélection

Les critères et pondérations retenus pour l'avis de marché sont :
2/ MESURES DE GESTION ENVIRONNEMENTALE (pondéré à 10%)
Le candidat précisera :
1. Les mesures de gestion environnementale susceptibles d’être mise en œuvre lors de l’exécution du marché, synthétisées dans un document d'une page étayé par des chiffres.
2. Disposez-vous d’une certification en cours de validité du management de l'énergie (ISO 50 001) ou autre démarche certifiante (ex : ISO 14 001, ISO 26 000 ou équivalent) ?
Si oui, il remettra le(s) document(s) en cours de validité en sa possession.
Si non, et si une autre démarche certifiante est en cours, il remettra le(s) document(s) montrant l’initiation ou démarrage de la démarche, avec un plan de progrès à l’appui.
3/ REFERENCES (pondéré à 40%)
Le candidat devra fournir 4 références clients de moins de 3 ans sur des solutions similaires réalisées en Europe dont au moins 2 en France.
Ces références clients porteront sur des projets ayant été réalisés prioritairement en français, avec au moins une référence réalisée dans une entreprise de taille similaire à La Poste.
Pour chacune des références, il précisera :
- Nom et domaine d'activité du client
- Taille de la société (PME, GE, etc.)
- CA (EUR HT) du client
- Direction, nom, fonction, mail, téléphone client
- Année de signature, durée du contrat
- Montant du contrat (EUR HT)
- Rôle joué (éditeur, revendeur, service et accompagnement, autre)
- Nom et version de la solution déployée et/ou services acquis par le client
- Année et durée de réalisation du projet
- Périmètre fonctionnel couvert par la solution
- Description succincte du projet
- Description des prestations réalisées (contexte, organisation, objectifs, populations concernées, méthodologie, accompagnement mise en œuvre, outils utilisés, etc.)
- Précisions si projet en remplacement d'un système de technologie similaire et si migration de données incluse dans la prestation
- Précision sur le contexte d'intégration du projet dans le SI (connecteurs ou plateforme d'intégration, solutions interfacées, éléments de complexité, charge d'intégration, etc.)
- Précisions si cloud privé ou public, motivations du choix
- Nombre d’utilisateurs
- Nombre d'applications (sources, consommatrices), d'interfaces avec les SI existants (connecteurs, etc.)
- Freins et clefs de succès de la prestation
- Valeur ajoutée du candidat
- Taille du dispositif en équivalent temps plein
- Engagement forfaitaire ou de moyen (si les 2, préciser par rapport à quels éléments)
- Mode technique de la (des) solution(s) logicielle(s) déployées (ex: SaaS, on premise, hybride)
Le candidat fournit pour chacun des marchés une attestation délivrée par le client (nom, qualité, coordonnées). À défaut, il fournit une attestation sur l'honneur
4/ EFFECTIFS & CERTIFICATIONS (pondéré à 30%)
Le candidat décrira l'organisation de sa structure, et de ses équipes par rapport à l’objet du marché, et indiquera pour les 3 dernières années sur le territoire français et à l'étranger (2)(1) :
- Effectifs moyens annuels de la société, et le nbr d'effectif dédié au marché
- Compétences en termes de nbr de profils experts/ consultants et de niveau d'expérience (junior, confirmé, sénior).
Il précisera par rapport à ces mêmes compétences experts/consultants (2)(1) :
… Nbr de collaborateurs certifiés ainsi que leurs niveaux de certification sur la solution logicielle
… Nbr de collaborateurs certifiés sur une méthodologie de gestion de projet (agile ou équivalent) par des organismes indépendants
… Pourcentage des effectifs dédiés à la gestion de projet.
Il fournira les certificats de qualification professionnelle ou toute autre qualification professionnelle qu'il estime pertinente pour réaliser les prestations relatives au présent marché en décrivant la teneur de cette qualification.
(1) en précisant la part en % dont il dispose directement ou indirect (2) dont il dispose dans les domaines de compétences spécifiques au présent marché

Conditions de participation (capacités techniques et professionnelles)

Si le candidat s'appuie sur les capacités d'autres opérateurs économiques il doit:
— justifier des capacités de ce ou ces opérateurs, et
— apporter la preuve qu'il en disposera pour l'exécution du marché.
Cette preuve peut être apportée par tout moyen approprié, notamment une attestation sur l'honneur de cet autre opérateur économique confirmant ses capacités et leur mise à disposition du candidat pendant l'exécution du marché

Dépôts et garanties exigés

Le candidat devra fournir à La Poste avant la signature du contrat une attestation d'assurance (RC exploitation, RC professionnelle, RC produit). Ce document devra être remis sur la plate-forme Provigis https://www.provigis.com/)

Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent

• Financement du marché par les ressources propres de La Poste.
• La Poste procède au paiement, sauf disposition légale contraire ou accord spécifique entre les parties, dans un délai de 60 jours à compter de la date d'émission de la facture.
• L'Euro est l'unité monétaire choisie pour le paiement des prestations, fournitures ou travaux.
• Les sous-traitants bénéficieront du paiement direct dans les conditions de la loi n°75-1334 du 31 décembre 1975 modifiée.

Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché

Si le candidat se présente en groupement:
— il fournira une lettre de constitution du groupement, signée par chacun de ses membres, précisant la dénomination, l'adresse, le téléphone et le courrier électronique, l'identité du mandataire, et les pouvoirs qui lui sont donnés;
— chaque membre du groupement devra fournir l'ensemble des renseignements demandés aux rubriques III.1.1) à III.1.4).
Par ailleurs:
— afin de sécuriser l'exécution du marché pendant toute sa durée, le groupement devra avoir la forme d'un groupement conjoint avec mandataire solidaire qui est engagé financièrement vis-à-vis de La Poste pour l'exécution de l'ensemble des prestations du marché ;
— la contractualisation aboutira à la conclusion d'un contrat unique entre les parties.

Les documents demandés à la rubrique III.1.1 devront être remis sur la plate-forme Provigis (https://www.provigis.com/ ).
La demande de participation accompagnée des renseignements et documents demandés aux rubriques III.1.2 et III.1.3 (sur questionnaire d'information ou sous format libre) devront être remis sur le Portail Fournisseurs (https://e-sourcing.extra.laposte.fr/web/login.html ).
Tous les documents demandés aux rubriques III.1.1 à III.1.3 devront être remis avant la date et l'heure limites mentionnées à la rubrique IV.2.2.
Le candidat souhaitant répondre via le DUME le remettra au format pdf et au format xml dans un ZIP.
Tous les documents ne pouvant être scannés sont à retourner par courrier recommandé avec accusé de réception ou à déposer contre récépissé à l'adresse du Point de contact avant les mêmes dates et heure limites.
Conformément aux dispositions de la règlementation en vigueur, le candidat n’est pas tenu de fournir les documents et renseignements demandés dans le cadre du présent avis qui peuvent être obtenus via un système électronique de mise à disposition d’information administré par un organisme officiel ou d’un espace de stockage numérique accessible gratuitement par La Poste et ses filiales.
Dans ce cas, le candidat précisera dans le dossier de réponse toutes les informations nécessaires à la consultation de ce système ou de cet espace.