Fourniture d’une Solution Gestion de la demande de la DSI BGPN en mode Saas et de prestations associées

Brève description

La prestation vise à acquérir et à déployer auprès des prescripteurs de la DSI, un outil de consultation et de mise en concurrence de fournisseurs référencés dans des contrats existants.

Description du marché

La Direction des Systèmes d'Information de la Branche Grand Public et Numérique (BGPN) Souhaite disposer d’un outil de consultation et de mise en concurrence de fournisseurs, adapté à sa taille, répondant aux propriétés suivantes :
• User Centric permettant de lancer rapidement et de suivre facilement une consultation auprès d’une liste prédéfinie de fournisseurs d’une part et de limiter les risques d’erreur et de rejets des demandes d’achats d’autre part,
• Respect de la réglementation et du processus Achats en termes de mise en concurrence, d’équité et de transparence,
• Pilotage de l’activité dans une approche d’amélioration continue,
• Pouvant s’interfacer avec les outils de la poste en entrée et en sortie,
Périmètres concernés :
Au niveau organisationnel, le périmètre est limité :
- en interne aux acteurs de la DSI BGPN (Prescripteurs, PMO, Correspondants budgétaires, Centralisateurs Achats et administrateurs)
- en externe aux prestataires partenaires (ESN) appelés fournisseurs.
Au niveau fonctionnel, la solution recherchée doit couvrir les principales fonctionnalités suivantes :
- Gestion des AO consultations et de mise en concurrence de fournisseurs référencés,
- Plateforme d’échanges avec les fournisseurs,
- Workflow de validation du choix,
- Système de pilotage du processus,
- Interfaces avec les outils existants en amont et en aval.
Volumes estimés :
o 50 à 70 prescripteurs pouvant lancer une consultation au sein de la DSI BGPN,
o Estimation de 1 500 à 2 000 consultations par an,
o 5 000 demandes d’achats saisies dans l’outil de Procurement sur 2022 (e-Proc éditeur Ivalua),
o Une centaine de fournisseurs en relation avec la DSI BGPN :
6 Viviers,
15 Centres de Services,
3 Contrats d’application à ce jour, en prévoir d’autres,
Plateforme d’intermédiation comportant environ 27 fournisseurs,
Autres fournisseurs : une cinquantaine.
Un fournisseur peut être sur un pu plusieurs types de référencement (Vivier, CDS…).
Ces volumes peuvent évoluer selon les besoins d’autres Directions du Groupe en :
- nombre d’utilisateurs,
- périmètre (nombre d’entités Poste gérées, nombre de contrats),
- fonctionnalités.
Les prestations de base comprendront :
- la fourniture de la solution en mode SAAS adaptée aux besoins de la DSI BGPN,
- l’interfaçage avec le SI actuel,
- l’initialisation et le paramétrage de la solution,
- Sa mise en œuvre en intégrant la formation, le support, la maintenance, la conduite du projet, le transfert de compétences et les livrables documentaires.
Des prestations complémentaires pourront être demandées afin de répondre aux évolutions souhaitées par la DSI.
Les candidats répondront à l'ensemble des prestations de bases ainsi qu’aux conditions générales aux éventuelles prestations complémentaires.
Population interne approximative impactée par la solution : 80 personnes dans un premier temps,
Population externe approximative impactée par la solution : entre 100 et 200 personnes,
Dans un premier temps, le nombre d'utilisateurs estimé à titre indicatif est de 300 personnes au total.
Les échanges écrits et oraux du projet seront réalisés exclusivement en français.
La solution devra se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Par ailleurs, le traitement des données de La Poste, y compris l’hébergement, la sauvegarde et/ou la consultation devra impérativement être localisé au sein de l'Union Européenne (UE). Le dossier de consultation qui sera envoyé aux prestataires sélectionnés précisera les éléments liés à cette exigence.
La solution devra être conforme aux obligations d'accessibilité numérique, et de conception responsable des services numériques.
La solution devra également respecter la PSSI (Politique Sécurité du Système d’information) de La Poste.
Le dossier de consultation qui sera envoyé aux prestataires sélectionnés précisera les éléments liés à ces exigences.

Critères objectifs de sélection du nombre limité de candidats

La Poste retiendra au maximum 8 candidats, les mieux classés au regard des critères déterminés ci-dessous, sous réserve de l’obtention d’une note supérieure ou égale à 12/20.

Liste et brève description des conditions

Le candidat remettra, sur la plate-forme Provigis (https://www.provigis.com/), les documents indiqués ci-dessous :
1/ son numéro unique d’identification
2/ s'il est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés
3/ une déclaration dûment datée et signée sur papier à en-tête du fournisseur, pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés à l'article L.2141-1 et au 1° et 3° de l'article L.2141-4 du Code de la commande publique
4/ les certificats délivrés par les administrations et organismes compétents attestant que le candidat ne se trouve pas dans un cas d'interdiction de soumissionner mentionné à l'article L.2141-2 du Code de la commande publique, c'est-à-dire :
- une attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF prouvant qu’il est à jour de ses cotisations et contributions sociales et attestant de la régularité de sa situation au regard de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés .
- une attestation fiscale justifiant de la régularité de sa situation fiscale (paiement de la TVA, de l'impôt sur les sociétés ou de l'impôt sur le revenu)
5/ le cas échéant, la liste nominative des salariés étrangers employés par le candidat et soumis à l'autorisation de travail mentionnée à l'article L. 5221-2 du Code du travail, précisant pour chaque salarié, conformément à l'article D. 8254-2 du Code du travail, sa date d'embauche, sa nationalité ainsi que le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. Les candidats établis à l'étranger fournissent les pièces prévues aux articles D 8222-7 et D 8254-3 du code du travail.
6/ le cas échéant, les pièces prévues à l'article R.1263-12 du Code du Travail en cas de détachement de salariés.
Si le candidat se présente en groupement, il fournira une lettre de constitution du groupement, signée par chacun de ses membres, précisant les dénomination, adresse, téléphone et adresse électronique de chacun des cotraitants, l’identité du mandataire, et les pouvoirs qui lui sont donnés.
Chaque membre du groupement devra fournir l’ensemble des renseignements demandés à la présente rubrique.

Liste et brève description des critères de sélection

Pérennité financière (Critère pondéré à 25 % de la note totale)
Le candidat fournira les liasses fiscales (bilans, comptes de résultats et annexes numérotées de 2050 à 2059 inclus et les rapports de gestion) des 2 derniers exercices clos fiscaux à joindre, ou de tous documents équivalents ainsi que des éléments fournis par le candidat dans le questionnaire d'informations.
Si le candidat se présente en groupement, chacun des membres du groupement fournira les documents demandés.
En cas de création récente, le candidat pourra fournir tout autre justificatif de nature à démontrer sa capacité économique et financière.

Liste et brève description des critères de sélection

Références (critère pondéré à 40 % de la note totale)
Le candidat devra fournir 3 références réalisées au cours des trois dernières années pour lesquelles il a réalisé des prestations similaires en termes de périmètre fonctionnel, de complexité d'organisation et de nombre d'utilisateurs (solution et prestations associées).
Il précisera pour chacune des références clients présentées :
- le nom du client,
- la direction cliente au sein de la société,
- le nom, la fonction, et les coordonnées d'un contact chez le client,
- le lieu, l'année et la durée de réalisation du projet,
- le montant du contrat (en EUR HT),
- une description succincte du projet (contexte, objectifs, populations concernées, méthodologie mise en œuvre,),
- le nombre d'utilisateurs,
- les interfaces avec les SI existants (connecteurs, logiciels),
Le candidat fournira pour chaque référence une attestation délivrée par le client (nom, qualité, coordonnées). A défaut, il fournit une attestation sur l'honneur mentionnant ces mêmes informations, La Poste se réservant le droit d'en vérifier la réalité auprès du client.
Effectifs et certification professionnelle (critère pondéré à 25 % de la note totale)
Le candidat indiquera, pour les trois dernières années :
- les effectifs moyens annuels dont il dispose (en précisant s'il en dispose directement ou indirectement) dans les domaines de compétence spécifiques au présent marché,
- les compétences en termes de nombre d'experts/consultants, de profils et de niveau d'expérience (junior, confirmé, senior) dont il dispose (en précisant s'il en dispose directement ou indirectement) dans les domaines d'activité sollicités par l'objet du besoin.
Le candidat précisera pour ces mêmes experts/consultants le nombre de certifiés ainsi que leurs niveaux de certification sur une méthodologie de gestion de projet (méthodologies agiles ou équivalentes) par des organismes indépendants.
Le candidat fournira les certificats de qualification professionnelle ou tout moyen de preuve équivalent ou toute autre qualification professionnelle qu'il estime pertinente pour réaliser les prestations relatives au présent marché en décrivant la teneur de cette qualification
Mesures de gestion environnementale (critère pondéré à 10% de la note totale)
Le candidat précisera :
- les mesures de gestion environnementale mises en œuvre pour l'exécution du marché, synthétisées dans un document d'une page étayé par des chiffres
- s'il dispose de certification du management de l'énergie ou démarche est en cours (ex : ISO 50 001, ISO 14 001, ou équivalent). Le candidat remettra le document en sa possession.

Liste et brève description des règles et critères

De plus, il est précisé qu'une même entreprise ne pourra pas faire acte de candidature:
- en candidat individuel et en tant que membre d'un ou plusieurs groupements,
- au sein de plusieurs groupements

Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent

• Financement du marché par les ressources propres de La Poste.
• La Poste procède au paiement, sauf disposition légale contraire ou accord spécifique entre les parties, dans un délai de 60 jours à compter de la date d'émission de la facture.
• L'Euro est l'unité monétaire choisie pour le paiement des prestations, fournitures ou travaux.
• Les sous-traitants bénéficieront du paiement direct dans les conditions du Code de la Commande Publique.

Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché

Dans le cas où le marché serait attribué à un groupement, afin de sécuriser l’exécution du marché pendant toute sa durée, le groupement devra avoir la forme d’un groupement conjoint avec mandataire solidaire.

Les documents demandés à la rubrique III.1.1 devront être remis sur la plate-forme Provigis (https://www.provigis.com/).
La demande de participation accompagnée des renseignements et documents demandés aux rubriques III.1.2 et III.1.3 (sur questionnaire d'information ou sous format libre) devront être remis sur le Portail Fournisseurs (https://e-sourcing.extra.laposte.fr/web/login.html ).
Tous les documents demandés aux rubriques III.1.1 à III.1.3 devront être remis avant la date et l'heure limites mentionnées à la rubrique IV.2.2.
Le candidat souhaitant répondre via le DUME le remettra au format pdf et au format xml dans un ZIP.
Tous les documents ne pouvant être scannés sont à retourner par courrier recommandé avec accusé de réception ou à déposer contre récépissé à l'adresse du Point de contact avant les mêmes dates et heure limites.
Si le candidat s'appuie sur les capacités d'autres opérateurs économiques (économiques/financières ou techniques/professionnelles), il doit :
- justifier des capacités de ce ou ces opérateurs et
- apporter la preuve qu'il en disposera pour l'exécution du marché.
Conformément aux dispositions des articles R.2143-13 du Code de la commande publique, le candidat n'est pas tenu de fournir les documents et renseignements demandés dans le cadre du présent avis qui peuvent être obtenus via un système électronique de mise à disposition d'information administré par un organisme officiel ou d'un espace de stockage numérique accessible gratuitement par La Poste et ses filiales.
Dans ce cas, le candidat précisera dans le dossier de réponse toutes les informations nécessaires à la consultation de ce système ou de cet espace.