Prestations de solutions pour la Gestion de la Facturation dans le cadre de la nouvelle réforme de la facturation électronique

Brève description

Le présent Avis porte sur l'établissement d'un marché cadre sans engagement financier à destination d'EDF SA.
Les filiales France pourront bénéficier, si elles le souhaitent, et à leur première demande, des conditions commerciales du marché passé par EDF SA pour ses besoins.
Les prestations attendues du futur marché sont liées à la réforme de la facturation électronique qui entrera en application en France a compter du 1er juillet 2024. Pour cela il est attendu :
- une mise en conformité avec la réglementation.
- performance : maintien et accélération de la performance liée à la gestion de la facturation par l’automatisation au maximum du processus de gestion des factures.
Cette procédure fait suite à l'avis de marché n°2022/S 109-309377, l'ENTREPRISE ayant renoncé à poursuivre le lot 1 du fait d'un changement de contexte.

Description du marché

Le SERVICE doit permettre :
- la gestion et le traitement des factures entrantes, avec et sans bon de commande, en conformité avec les exigences de la réglementation liées à la réforme de la facturation électronique
- la gestion des factures sous format papier ou électronique en provenance des entreprises étrangères ainsi que des obligations règlementaires associées
- la gestion des factures sous format papier ou électronique en provenance des entreprises Françaises jusqu’à 2026 à minima
- les contrôles sur les factures
- d'assurer l’aiguillage des factures et/ou leur traitement direct en fonction des codes services et des informations fournies par l’entreprise
- d'intégrer des factures dans les SI métiers de l'ENTREPRISE
- de maintenir ou mettre à jour l'annuaire national centralisé
- de gérer tous les cas d'usages prévus par la règlementation
- de s'adapter à l'interface métier Achats retenue
- de se charger de toutes les obligations liées à la règlementation concernant la réforme de la facturation électronique y compris la gestion de l'ensemble des statuts relatifs aux factures et les obligations de e-reporting
- de prévoir la gestion et envois des auto-factures y compris leur conversion préalable si nécessaire
- de mettre en place une interface permettant aux différents utilisateurs de l'ENTREPRISE de gérer le suivi des factures d'achat
- la mise en place d'outils d'exploitation, de reporting et de transfert des données reçues/transmises et des factures
- la réception des factures entrantes en vue de leur archivage
Et en option doit :
- proposer une mise à jour dynamique du référentiel contrepartie
- permettre l'archivage des factures électroniques et papier
Le volume maximum du marché est de 8,225 Millions de factures.

Critères objectifs de sélection du nombre limité de candidats

En fonction du nombre de candidats qui satisfont aux capacités exprimés aux paragraphes III.1.1), III.1.2), et III.1.3), les critères de sélection seront mis en œuvre :
- respecter les critères éliminatoires,
- sélectionner les meilleurs notes selon un classement, dans la limite de 5 candidats au maximum plus les ex-æquo éventuels,
La liste des critères de sélection est disponible ci-dessous et en détails dans le portail Achats EDF dans le cadre de réponse publié :
1/ Quel est le nombre de vos clients actifs sur la solution permettant la gestion de factures entrantes dématérialisées reçues au format structuré (réception EDI par exemple)?
2/ Quel est le nombre de vos clients actifs sur la solution permettant la gestion de facture entrantes papier et PDF ?
3/ Quel est le nombre de factures électroniques (format structuré) entrantes traitées par an ?
4/ Quel est le nombre de factures électroniques (format PDF) entrantes traitées par an ?
5/ Quel est le nombre de factures entrantes papier (ou PDF non-natif) traitées par an ?
6/ Est-ce que votre solution est déjà connectée à Chorus pro (pour l'envoi de facture, usage actuel de Chorus)?
7/ Merci de justifier des références pour lesquelles vous traitez des factures entrantes électroniques (format PDF natif ou format strucutré) en indiquant les volumes annuel et le format des factures traités à chaque fois (PDF /format structuré type EDI).
(20 lignes maximum)
8/ Merci de justifier des références pour lesquelles vous traitez des factures entrantes papier en indiquant les volumes annuels de factures traités à chaque fois.
(20 lignes maximum)
9/ Traitez-vous des factures entrantes électroniques (format structuré) pour des clients établis dans l'Union Européenne hors France ?
10/ En lien avec la question précédente : Le candidat justifiera du traitement de factures électroniques entrantes(format structuré) en Union Européenne hors France , en indiquant a minima 3 références de moins de 3 ans et en indiquant les volumes de factures traités pour chacune de ces références (20 références maximum)
11/ Traitez-vous des factures entrantes électroniques (format structuré) pour des clients établis dans le monde hors Union Européenne ?
12/ En lien avec la question précédente : Le candidat justifiera du traitement de factures électroniques entrantes (format structuré) dans le monde hors Union Européenne , en indiquant a minima 3 références de moins de 3 ans et en indiquant les voumes de factures traités pour chaque référence. (20 références maximum)
13/ Avez-vous mis en place une roadmap précise visant à mettre votre plateforme en conformité avec la REGLEMENTATION et à obtenir la certification PDP ?
14/ Si oui, merci de fournir cette roadmap précise.
15/ Est-ce que votre solution permet d'assurer un très haut niveau de disponibilité des services proposés ?
16/ Proposez vous le service de génération du e-reporting achats B2B internationaux sur la base de factures entrantes reçues en PDF non-natif ou en papier
17/ Proposez vous le service de génération du e-reporting achats B2B internationaux sur la base de factures entrantes reçues en PDF natif
18/ Proposez vous le service de génération du e-reporting achats B2B internationaux sur la base de factures entrantes électroniques
19/ Proposez vous une solution de scan, LAD et videocodage des mentions sur factures (PDF et Papier)
20/ En lien avec la question précédente : Si oui, cette solution prend-elle en compte :
- Toutes les mentions (facture PDF natif, PDF non-natif et papier) ou,
- Toutes les mentions (facture PDF natif uniquement) ou,
- Uniquement les mentions en entête et pied de page (PDF natif, PDF non-natif et papier) ou,
- Uniquement les mentions en entête et pied de page (PDF natif uniquement).
Merci de choisir parmi les 4 propositions ci-dessus.

Description des options

- Cinq options de durée d'une durée d'un an maximum chacune
La durée du marché mentionnée à la rubrique II.2.7 comprend ces options de durée.
Les options techniques suivantes :
- Mise à jour dynamique du référentiel contrepartie
- Archivage des factures électroniques et papier

Liste et brève description des conditions

Le candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés aux articles L. 2141-1 à L. 2141-5 et L. 2141-7 à L. 2141-11 du code de la commande publique notamment qu'il satisfait aux obligations concernant l'emploi des travailleurs handicapés définies aux articles L. 5212-1 à L. 5212-11 du code du travail. Cette déclaration est à produire par les candidats individuels et par chacun des membres d'un groupement candidat et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés.
Le candidat doit également remettre son numéro unique d’identification (SIREN) (en lieu et place d'un extrait K bis), ou, à défaut, un document équivalent permettant d'identifier le candidat.
Ce numéro est à fournir par les candidats individuels et par chacun des membres d'un groupement candidat.

Liste et brève description des critères de sélection

1/ Le candidat (Entreprise ou GME) doit fournir les états financiers (bilans, compte de résultats) concernant les trois derniers exercices disponibles en fonction de la date de création de l'entreprise ou du début d'activité de l'opérateur économique.
2/ Le candidat (Entreprise ou GME) doit fournir son chiffre d'affaires annuel global sur les trois derniers exercices disponibles (1) en fonction de la date de création de l'entreprise ou du début d'activité de l'opérateur économique, dans la mesure où les informations sources chiffres d'affaires sont disponibles. (A l'exclusion du chiffre d'affaire de l'exercice qui couvre tout ou partie de l'année 2020)

Liste et brève description des critères de sélection

1/ Proposez vous un service de gestion des factures d'achats dématérialisées qui traitera tous les cas d'usage des spécifications externes publiées par l'administration fiscale dans le cadre de la réforme de facturation électronique?
2/ Votre solution offre-t-elle une gestion des factures papier et PDF (pour le traitement des flux B2B internationaux et les PME/PMI à minima jusqu'à 2026) ?
3/ Proposez vous un service clé en main complet : intégration, développements spécifiques, hébergement, maintenance corrective et évolutive ?

Dépôts et garanties exigés

Une caution ou garantie bancaire pourra être exigée et sera indiquée le cas échéant dans le dossier de consultation et/ou dans les conditions particulières d'achat.

Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché

EDF accepte les groupements d'entreprises conjoints ou solidaires. En cas de groupement, l'un des membres du groupement est désigné comme mandataire. Celui-ci est solidaire, pour l'exécution du marché, de chacun des membres du groupement pour ses obligations contractuelles à l'égard d'EDF.
Sans préjudice de l'article L.2141-13 du code de la commande publique, la composition du groupement ne peut pas être modifiée entre la date de remise des candidatures et la date de signature du marché, sauf en cas de restructuration de société ou si le groupement apporte la preuve qu'un de ses membres se trouve dans l'impossibilité d'accomplir sa tâche pour des raisons qui ne sont pas de son fait. Par ailleurs, un soumissionnaire, qui proposera une offre au titre d'un groupement d'entreprises, ne pourra pas remettre d'offre à titre individuel ou au titre d'un autre groupement.

Les candidats doivent manifester leur intérêt au présent avis de marché en se connectant au Portail Achats (https://pha.edf.com) et en accédant à la demande d'information RFI RFx_113387. Pour tout renseignement concernant le portail Achats d'EDF, veuillez contacter le support Helpdesk d'Ivalua que vous pouvez joindre par téléphone au +33 1 75 25 48 35 (un seul numéro pour la France et l'international) du lundi au vendredi de 8:00 à 18:00 CET (heure française) ou par courrier électronique à support-edfgroup@ivalua.com
Les candidats déposent leur candidature sous la fiche fournisseur référencée dans le Portail Achat qui mentionne les coordonnées de la société susceptible d'être attributaire du marché (raison sociale, adresse, numéro de SIRET, RC, etc).
Toute communication orale ou écrite concernant cet avis de marché devra être faite en français.
Les documents comportant un signature devront être transmis au format pdf.
Les candidats doivent respecter rigoureusement la date et heure limite de remise des candidatures fixée à la section IV.2.2.
EDF se réserve la possibilité d'attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation. Dans le cadre de dématérialisation de ses procédures, EDF SA informe l'ensemble des candidats que la signature électronique des marchés est privilégiée, que ceux-ci soient attribués à une seule entreprise ou à un groupement d'entreprises.
Un document intitulé (Identification des membres du groupement et répartition des prestations - groupement momentané d'entreprises solidaire ou conjoint" est disponible dans l'espace collaboratif dédié aux fournisseurs du Portail Achats et au RFI RFx_113387.

Texte

Les candidats doivent manifester leur intérêt au présent avis de marché en se connectant au Portail Achats (https://pha.edf.com) et en accédant à la demande d'information RFI RFx_113387. Pour tout renseignement concernant le portail Achats d'EDF, veuillez contacter le support Helpdesk d'Ivalua que vous pouvez joindre par téléphone au +33 1 75 25 48 35 (un seul numéro pour la France et l'international) du lundi au vendredi de 8:00 à 18:00 CET (heure française) ou par courrier électronique à support-edfgroup@ivalua.com
Les candidats déposent leur candidature sous la fiche fournisseur référencée dans le Portail Achat qui mentionne les coordonnées de la société susceptible d'être attributaire du marché (raison sociale, adresse, numéro de SIRET, RC, etc).
Toute communication orale ou écrite concernant cet avis de marché devra être faite en français.
Les documents comportant un signature devront être transmis au format pdf.
Les candidats doivent respecter rigoureusement la date et heure limite de remise des candidatures fixée à la section IV.2.2.
EDF se réserve la possibilité d'attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation. Dans le cadre de dématérialisation de ses procédures, EDF SA informe l'ensemble des candidats que la signature électronique des marchés est privilégiée, que ceux-ci soient attribués à une seule entreprise ou à un groupement d'entreprises.
Un document intitulé (Identification des membres du groupement et répartition des prestations - groupement momentané d'entreprises solidaire ou conjoint" est disponible dans l'espace collaboratif dédié aux fournisseurs du Portail Achats et au RFI RFx_113387.

Texte

Les candidats doivent manifester leur intérêt au présent avis de marché en se connectant au Portail Achats (https://pha.edf.com) et en accédant à la demande d'information RFI RFx_116541. Pour tout renseignement concernant le portail Achats d'EDF, veuillez contacter le support Helpdesk d'Ivalua que vous pouvez joindre par téléphone au +33 1 75 25 48 35 (un seul numéro pour la France et l'international) du lundi au vendredi de 8:00 à 18:00 CET (heure française) ou par courrier électronique à support-edfgroup@ivalua.com
Les candidats déposent leur candidature sous la fiche fournisseur référencée dans le Portail Achat qui mentionne les coordonnées de la société susceptible d'être attributaire du marché (raison sociale, adresse, numéro de SIRET, RC, etc).
Toute communication orale ou écrite concernant cet avis de marché devra être faite en français.
Les documents comportant un signature devront être transmis au format pdf.
Les candidats doivent respecter rigoureusement la date et heure limite de remise des candidatures fixée à la section IV.2.2.
EDF se réserve la possibilité d'attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation. Dans le cadre de dématérialisation de ses procédures, EDF SA informe l'ensemble des candidats que la signature électronique des marchés est privilégiée, que ceux-ci soient attribués à une seule entreprise ou à un groupement d'entreprises.
Un document intitulé (Identification des membres du groupement et répartition des prestations - groupement momentané d'entreprises solidaire ou conjoint" est disponible dans l'espace collaboratif dédié aux fournisseurs du Portail Achats et au RFI RFx_116541.