Marché de fourniture, installation et maintenance d’une solution informatique de gestion technique du patrimoine support à la construction du plan pluri-annuel d’entretien (PPE)

Titre

Marché de fourniture, installation et maintenance d’une solution informatique de gestion technique du patrimoine support à la construction du plan pluri-annuel d’entretien (PPE)

Brève description

Podeliha est un organisme de logement social gérant 26.000 logements (1/3 individuel, 2/3 collectif), avec un développement de + 1.000 logements par an et 800 réhabilitations par an.
La Direction du Développement et du Patrimoine via son Département Patrimoine et Régie de Travaux, en lien avec le Service Systèmes d’Information engage un ambitieux projet visant :
- À constituer une base de données patrimoniale durant le 2ème semestre 2022, via le développement interne d’une base et la réalisation d’une campagne de collecte terrain
- Se doter d’un outil métier, s’appuyant sur cette base (ou l’absorbant), support à la construction du plan pluriannuel d’entretien. Cet outil pourrait également permettre de répondre, dans un 2ème temps, à d’autres usages tel que la gestion des diagnostics.

Description du marché

Offre de base
• 1/ Une base ouvrage & équipement détaillée et facilement consultable
o Base s’appuyant et respectant l’arborescence patrimoine actuelle (ULIS), en y rattachant à tous niveaux des ouvrages ou équipements
o Ouvrage ou équipement, avec de multiples possibilités de description, et notamment :
Informations qualitatives : matériaux, modèle, vétusté / Etat général et historique
Informations temporelles : date d’installation, date de remise en état, durée de vie
Informations quantitatives : dimension, quantité, cycle d’entretien prévisionnel
Informations tarifaires : prix unitaire ou au m²
Informations d’entretien : liste des travaux prévisibles les 1 à 10 prochaines années, liste des travaux prévus, liste des interventions réalisés
Document : diagnostic, rapport, …
o Bibliothèque d’intervention (nature de travaux) par équipement, indiquant l’éligibilité CEE
o Création et mise à jour (manuelle ou en masse ou via API) des Ouvrages&Equipements
o Consultation simple des O&E,
Avec des vues différenciées et personnalisables par profil utilisateurs
En mobilité
• 2/ La construction et la validation du plan pluriannuel d’entretien (PPE)
o Chiffrage des besoins de travaux prévisionnels (à 10 ans), en exploitation et en investissement, et ajustement manuelle (changement de date, gel des travaux, …)
o Simuler un ou plusieurs plans de travaux théoriques,
Sur plusieurs années (jusqu’à 4 ans)
Sur plusieurs niveaux géographique (Podeliha, Agence, antenne, bâtiment…)
o En distinguant, par nature de travaux, les budgets d’exploitation et d’investissement
o Intégrer les possibilités de financement de l’opération (CEE / TFPB / …)
o Ajuster les hypothèses ayant permis de le générer (durée de vie théorique, coûts unitaires, état de vétusté…)
• 3/ Le suivi et la mise à jour
o Valider le scénario retenu et affecter les lignes de travaux à un territoire et un technicien
o Suivre le bon avancement de la réalisation des travaux réalisés au titre du PPE : validé, engagé, restant à engager, facturé (via interface JEDOX vers la solution)
o Pouvoir créer en masse des équipements rattachés au patrimoine
o Pouvoir mettre à jour en masse les équipements suite à travaux
• 4/ L’animation du dialogue siège / terrain
o Via une solution de mobilité, permettre aux collaborateurs de terrain
De consulter les informations patrimoniales qui lui sont utiles (vues paramétrables) : présence d’équipement, état, historique d’interventions, diags, …
De mettre à jour les informations descriptives d’un équipement, et notamment son état
De remonter très simplement un problème constaté sur le patrimoine, via une photo (sans archivage longue durée), un commentaire et un process de traitement par le siège (accuser-réception, traiter, répondre au collaborateur)
De réaliser une campagne annuelle de visite terrain pour mettre à jour et enrichir la base patrimoine + remonter de nouveaux besoins de travaux
De consulter la liste des travaux en cours et à venir
Variante 1 (Offre de base + modules optionnelles complémentaires)
• Tranche ferme = offre de base
• Tranche optionnelle 1 = gestion des diagnostics techniques (intégration en temps réel, archivage, lecture automatique et classification de l’information, …)
• Tranche optionnelle 2 = Gestion et suivi des contrats de maintenance des équipements associés
• Tranche optionnelle 3 = Visite de sécurité terrain
• Tranche optionnelle 4 = Suivi de la performance énergétique de mon parc et de son évolution
L'accord-cadre est mono-attributaire avec un maximum de 150 000 €/an.
Des variantes obligatoires peuvent être introduites par le pouvoir adjudicateur tout au long de la procédure de dialogue. Le cas échéant, elles seront définitivement circonscrites lors de l’ajustement des pièces de marché qui seront transmises aux candidats préalablement à la remise de leur offre finale. L'absence de ces prestations dans l'offre du candidat rendra cette dernière irrégulière et imposera son rejet.

Critères objectifs de sélection du nombre limité de candidats

Les candidatures seront appréciées sur la base des critères suivants, par ordre décroissant d’importance :
Critère 1 : Capacité technique - La capacité technique sera appréciée au regard de l’adéquation des moyens humains et matériels du candidat à la nature et l’étendue des prestations attendues
Critère 2 : Capacité professionnelle - La capacité professionnelle sera appréciée au regard de l’adéquation des références produites par le candidat à la nature et l’étendue des prestations attendues, notamment s’agissant de la mise en œuvre de solution support à la programmation de travaux
Critère 3 : Capacité économique et financière - La capacité économique et financière du candidat sera appréciée au regard du chiffre d’affaires des trois derniers exercices disponibles.

Informations complémentaires

Le pouvoir adjudicateur ne souhaite imposer aucune forme de groupement à l'attributaire de l'accord-cadre. Il est interdit aux candidats de présenter plusieurs offres en agissant à la fois en qualité de candidats individuels et/ou de membre d’un ou plusieurs groupements.

Liste et brève description des conditions

Déclaration sur l'honneur pour justifier que le candidat n'entre dans aucun des cas d'interdiction de soumissionner (formulaire DC1)
L'acheteur accepte que le candidat présente sa candidature sous la forme d'un document unique de marché européen établi conformément au modèle fixé par le règlement de la Commission européenne établissant le formulaire type pour le document unique de marché européen susvisé, en lieu et place des documents mentionnés ci-dessus. Ce document doit être rédigé en français.
Pour justifier des capacités professionnelles, techniques et financières d'autres opérateurs économiques sur lesquels il s'appuie pour présenter sa candidature, le candidat produit les mêmes documents concernant cet opérateur économique que ceux qui lui sont exigés par le pouvoir adjudicateur. En outre, pour justifier qu'il dispose des capacités de cet opérateur économique pour l'exécution des prestations, le candidat produit un engagement écrit de l'opérateur économique.

Liste et brève description des critères de sélection

Déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les prestations objet du contrat, réalisées au cours des trois derniers exercices disponibles (formulaire DC2)

Liste et brève description des critères de sélection

Déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pour chacune des trois dernières années ;
Liste des principales prestations effectuées au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire (public/privé). Elles sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration du candidat. Le candidat veille à choisir parmi ses références celles qui lui semblent les plus appropriées eu égard à la nature et à l’étendue des prestations objet du présent accord- cadre. Afin de justifier la pertinence des références produites, il détaille pour chacune d’entre elles les solutions et les savoir-faire mis en œuvre, notamment en matière d’intégration de progiciel de gestion technique du patrimoine sur le périmètre fonctionnel détaillé
Déclaration indiquant l'outillage, le matériel et l'équipement technique dont le candidat dispose pour la réalisation du contrat ;
Indication des titres d’études et professionnels du candidat ou des cadres de l’entreprise et notamment des responsables des prestations de service de même nature que celle du marché public. Le candidat indique ainsi les noms et les qualifications professionnelles pertinentes (diplômes, formations, expérience…) des personnes physiques qui seront chargées de l’exécution du marché.

Dans le cas d'accords-cadres, justifier toute durée supérieure à 8 ans

La durée de l’accord-cadre dépasse quatre ans, eu égard à son objet qui nécessite d’une part, de consacrer des moyens financiers et humains importants tant pour sa conception que pour son appréhension par ses utilisateurs et qui implique, d’autre part, que le prestataire retenu assure une prestation de maintenance pour laquelle il dispose, le cas échéant, de droits exclusifs.

Le pouvoir adjudicateur engage un dialogue avec les 3 candidats sélectionnés. Il pourra se dérouler par phases successives, de manière à réduire le nombre de solutions à discuter en appliquant les critères d'attribution. A l'issue du dialogue, les participants restant en lice seront invités à remettre leur offre finale.
Le dialogue se déroulera selon les modalités suivantes :
1. Invitation des candidats retenus à participer au dialogue
2. Remise des premières offres par les candidats retenus.
3. Phase de dialogue : elle comprendra la tenue d’une audition fonctionnelle et d’une audition technique :
• L’audition fonctionnelle durera 1/2 journée. Les candidats devront présenter en présence de l’équipe projet et des futurs utilisateurs le volet fonctionnel de leur solution en suivant un plan d’auditions fonctionnelles transmis au préalable.
• L’audition technique durera 1h30 par candidat. Les candidats échangeront avec l’équipe projet sur leurs offres méthodologiques et financières, sur la base d’une liste de questions transmises en amont de ces auditions.
• Les auditions auront lieu de préférence sur site.
• La date précise de ces auditions sera communiquée lors de la phase d’offres. La période cible est sur la 1ère quinzaine d’octobre 2022.
4. Invitation à remettre une offre définitive sur la base du DCE ajusté suite aux auditions.
Le calendrier du dialogue suivant est indicatif et est susceptible d’évoluer en cours de déroulement :
Communication du DCE aux candidats retenus - 01 septembre 2022
Réception des premières offres provisoires - 01 octobre 2022
Auditions des candidats - 1ère quinzaine d’octobre
Clôture des négociations et communication du DCE définitif aux candidats - Mi-octobre 2022
Réception des offres définitives - Fin octobre 2022
Attribution du marché - Fin novembre 2022

Informations précises sur le(s) délai(s) des procédures d'examen

A compter de la publication de l’avis d’appel public à la concurrence, tout candidat peut, s’il estime que l’acheteur a manqué à ses obligations de publicité ou de mise en concurrence, former :
- Un référé précontractuel pour contester un manquement aux obligations de publicité et / ou de mise en concurrence avant la signature du marché (articles 1441-1 et 1441-2 du code de procédure civile) ;
- Un référé contractuel pour contester un manquement aux obligations de publicité et / ou de mise en concurrence après la signature du marché (articles 1441-3 du code de procédure civile) ;
- Un recours indemnitaire pour contester une faute commise par l’acheteur (article 1240 du code civil).