Description du marché
L'objet du présent marché est de fournir une solution de type progiciel de gestion de projets pour le suivi opérationnel, technique et financier des projets de coopération internationale et d'aide au développement menés par Expertise France à l'étranger. Le marché comprend la reprise des données, l’accompagnement, la formation des administrateurs et des utilisateurs, le support et la maintenance de la solution.
Descriptif des objectifs principaux :
La solution devra répondre aux exigences fonctionnelles et techniques suivantes et permettre notamment :
• Exigences fonctionnelles :
Dans un premier temps :
Pouvoir gérer au quotidien les projets :
• Proposer un espace adapté aux besoins de planification et de suivi des activités du projet ;
• Permettre la gestion complète d'un cadre logique ;
• Permettre la gestion des indicateurs des projets ;
• Pouvoir gérer tous les aspects d’un plan de passation des contrats ;
• Permettre une gestion efficace des risques ;
• Permettre la gestion des flux de données financières ;
• Permettre la gestion et la collecte simplifiée des données (campagnes de collecte, formulaires, etc.) ;
• Gérer la capitalisation et le partage des bonnes pratiques (visualisation et export de fiches projets, pays, bailleurs, etc.).
Pouvoir visualiser et analyser une situation :
• Proposer une vue globale sur les données opérationnelles par projet et portefeuille de projets ;
• Permettre l’analyse de la situation en temps réel :
• Filtrer, rechercher, regrouper ou agréger des données et les centraliser dans un tableau de bord opérationnel personnalisé ;
• Communiquer avec un outil décisionnel BI pour consolider les données provenant de plusieurs applications ;
• Produire différents outils de pilotage de l’agence : météo des projets et RPP.
Pouvoir disposer d’une base de données fiabilisée :
• Intégrer un mécanisme simple de reprise de données
• Interopérabilité inter-applicatifs par API
Dans un second temps, la solution devra gérer les aspects ci-dessous (directement dans l’outil ou via une interopérabilité avec d’autres solutions existantes) :
o Gestion du cycle de vie du projet ;
o Gestion des Contrats de Mise en Œuvre (CMeO) ;
o Gestion des contrats bailleurs et de la facturation/gestion de la trésorerie ;
o Gestion budgétaire des projets ;
o Gestion des achats (engagements de dépenses) sur les projets ;
• Exigences techniques :
La solution devra répondre de manière optimale aux exigences techniques listées ci-dessous :
• Une solution idéalement de type SaaS reposant sur des protocoles de communication HTTPS et SFTP
• Une solution conforme aux exigences du RGPD
• Un taux de disponibilité de la solution de 99,5%
• Une robuste gestion de l’archivage et des sauvegardes
• Une infrastructure capable de supporter des montées en charge en nombre d’utilisateurs (a minima 400 connexions simultanées)
• Un design responsive (tablettes et mobiles)
• Une souplesse de paramétrage permettant l’administration simple par la DSI
• Une ergonomie logique, cohérente et simple permettant une navigation simple pour l’utilisateur
• Une capacité à s’interfacer avec des outils existants au sein de l’agence ainsi qu’avec des outils futurs (API, webservices)
• Un mécanisme de chiffrement des données
• Une maintenance applicative incluant des montées de versions planifiées et documentées
• Hébergement souverain (France) et exploitation par une société française non soumise aux réglementations extraterritoriales (cloud act américain)
• Un solide protocole de prévention de la malveillance et de l’intrusion
• Un mécanisme d’authentification via WebSSO (CAS) pouvant être couplé à une authentification de type Login/Mot de passe
• Un pilotage du projet en méthodologie de projet standard (Agile ou Cycle en V) et des intervenants pertinents