Fourniture et mise en œuvre d’une plateforme de collaboration et de communication en mode Saas

Brève description

L'objectif de cette consultation est d’identifier le meilleur partenaire proposant la fourniture et la mise en œuvre d'une plate forme permettant d’animer les collaborateurs des parties prenantes sur des thématiques autour de l’Expérience Client et l’Expérience Collaborateur.
La solution devra répondre notamment de manière globale, et spécifique, à des exigences :
• Piloter l’innovation participative et notamment le suivi des propositions des collaborateurs à partir d’indicateurs clés
• Partager les connaissances et le dépôt des idées innovantes au sein de 2 Branches de La Poste
• Avoir une visibilité sur l’ensemble des propositions
• Apporter de la valeur aux collaborateurs en généralisant les bonnes pratiques locales
• Créer de l’émulation entre les environnements différents
• Impacter positivement l’expérience client et l’expérience collaborateur
• Assurer la reconnaissance et la valorisation des collaborateurs
• Etre facilement déployable
Il est attendu en outre du fournisseur retenu qu'il accompagne La Poste dans les travaux suivants :
- Apport sur le service attendu (logiciel et infrastructure) en mode SaaS
- Apport de réponses aux exigences non fonctionnelles dont les exigences de sécurité
- Apport aux exigences d'interopérabilité avec les SI existants de La Poste.
La Poste utilise le protocole OICD. C’est un impératif pour présenter son offre.
- Apport aux exigences fonctionnelles de La Poste
Le dossier de consultation qui sera envoyé aux prestataires sélectionnés précisera les éléments liés à ces exigences liées au(x) solution(s) SI.
La solution et les prestations associées sont en langue française et ce sur tous les modules.
Les échanges écrits et oraux du projet seront réalisés exclusivement en français.
Les candidats devront impérativement répondre sur l'ensemble des domaines concernés
la solution devra se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
La solution devra être conforme aux obligations d'accessibilité numérique, et de conception responsable des services numériques.
La solution devra également respecter la PSSI de La Poste.
Le traitement des données de La Poste, y compris l’hébergement, la sauvegarde et/ou la consultation devra impérativement être localisé au sein de l'Union Européenne (UE), d'un pays de l'Espace Economique Européen (EEE), d'un pays reconnu comme adéquat par l'Union Européenne. Le dossier de consultation qui sera envoyé aux candidats sélectionnés précisera les éléments liés à cette exigence. Les sous-traitants ultérieurs des candidats devront également respecter cette exigence.
Le besoin est décrit au sein du paragraphe II.2).

Description du marché

La solution proposée devra se rapprocher du niveau attendu par le Groupe La Poste
A titre informatif, à date, la solution sera partagée à minima sur la volumétrie approximative suivante :
Fréquence d'utilisation : 20 000 membres
Nombre de vues mensuelles des pages : 15 000
Nombre d'innovation : 1500 par an
Forum : 500 par an
Cette plateforme comportera les fonctionnalités suivantes :
- Idéation, et à ce titre la solution embarquera un certain nombre d’outils permettant cette activité, en particulier les possibilités de :
• Poster une idée d’innovation
• Offrir un espace de discussion et d’échange
• Outil de vote
• Offrir un système d’animation via des challenges nationaux, territoriaux et par fonction
• Offrir un système de consultation des collaborateurs sur des thématiques
- Animation Collaborative
La solution correspond aux fonctionnalités d’animation de la plateforme et de l’animation de la communauté : challenges, sondages, temps forts type webinaire, etc.
Les objectifs de cette animation collaborative sont notamment :
• Faire émerger de nouveaux projets
• Rendre visible les acteurs
• Mobiliser la communauté, la faire progresser, et la faire croître
• Mettre en lien les équipes du Siège et les collaborateurs
• Possibilité de créer simplement des newsletters
- Constitution et animation de communautés. Ces communautés peuvent être de tout type : thématique métier ou marché, thématique technologique, etc. L’objectif de ces espaces est d’offrir des outils d’échange et de communication aux collaborateurs.
- Accessibilité et graphisme
Facile à prendre en main d’utilisation simple afin de limiter le nombre de clic le collaborateur.
Être ludique
Être colorée
Rendre l’expérience de navigation la plus agréable et fluide possible
- Indicateurs
La plateforme fournira une interface permettant la fabrication de tableaux de bord de suivi de l’activité, tableaux de bord construits comme une agrégation d’indicateurs. Ces indicateurs concerneront l’activité sur la plateforme (du nombre de connexions à celle-ci au nombre de posts, interactions entre contributeurs, etc.), et aussi des données qualitatives sur le contenu de la plateforme (nombre de propositions, statut, etc.)
il est attendu en outre du candidat qu'il accompagne La Poste dans les activités suivantes :
- Un support aux administrateurs du projet
- Un support accessible 5 jours/7 est nécessaire pour l’équipe projet afin de répondre aux différentes questions
- Une formation aux administrateurs du projet
- Une formation devra être donnée aux administrateurs du projet ainsi qu’un guide utilisateur au lancement du projet
- Des guides pour chaque typologie de collaborateurs devront aussi être fournis au lancement du projet
- L’ensemble du projet doit être documenté et la documentation mise à disposition de l’équipe projet au lancement et au fur et à mesure du projet.
Il est attendu de la solution :
- Qu'elle réponde à des exigences de sécurité
- Qu’elle réponde à des exigences règlementaires (RGPD)
- Qu'elle réponde à des exigences d'interopérabilité avec les SI existants de La Poste
- Qu'elle réponde aux exigences fonctionnelles de La Poste
- Qu'elle soit en langue française sur l'ensemble de la solution
Les prestations pourront être étendues aux filiales du Groupe La Poste.
Il est rappelé qu'en sa qualité d'établissement bancaire, La Banque Postale est soumise à des exigences de sécurité et de confidentialité renforcées, résultant d'obligations réglementaires (notamment l'arrêté du 3.11.2014 dans sa rédaction applicable au 13.1.2018, et des orientations EBA/GL/2019/02 de l'Autorité bancaire européenne relatives à l'externalisation applicables au 30.9.2019), auxquelles le candidat devra se soumettre.
Le dossier de consultation qui sera envoyé aux prestataires sélectionnés précisera les éléments liés à ces exigences.

Description des renouvellements

le marché sera conclu pour une durée ferme de trente-six mois, renouvelable par tacite reconduction par période successive de douze mois dans la limite de deux fois.

Liste et brève description des conditions

Le candidat remettra, sur la plate-forme Provigis (https://www.provigis.com/), les documents indiqués ci-dessous :
1/ Le candidat joint un numéro unique d'identification.
2/ s'il est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés
3/ une déclaration dûment datée et signée sur papier à en-tête du fournisseur, pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés à l’article L.2141-1 et au 1° et 3° de l’article L.2141-4 du Code de la commande publique
4/ les certificats délivrés par les administrations et organismes compétents attestant que le candidat ne se trouve pas dans un cas d'interdiction de soumissionner mentionné à l’article L.2141-2 du Code de la commande publique, c'est-à-dire :
- une attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF
- une attestation fiscale justifiant de la régularité de sa situation fiscale (paiement de la TVA, de l'impôt sur les sociétés ou de l'impôt sur le revenu)
- un certificat attestant de la régularité de sa situation au regard de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés
5/ le cas échéant, la liste nominative des salariés étrangers employés par le candidat et soumis à l'autorisation de travail mentionnée à l'article L. 5221-2 du Code du travail, précisant pour chaque salarié, conformément à l'article D. 8254-2 du Code du travail, sa date d'embauche, sa nationalité ainsi que le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. Les candidats établis à l'étranger fournissent les pièces prévues aux articles D 8222-7 et D 8254-3 du code du travail.
6/ le cas échéant, les pièces prévues à l'article R.1263-12 du Code du Travail en cas de détachement de salariés.
Si le candidat se présente en groupement, il fournira une lettre de constitution du groupement, signée par chacun de ses membres, précisant les dénomination, adresse, téléphone et adresse électronique de chacun des cotraitants, l'identité du mandataire, et les pouvoirs qui lui sont donnés.
En cas de candidature en groupement, ou de candidature avec de la sous-traitance, chaque prestataire fournira les éléments demandés conformément à ce qui est précisé dans le cadre de réponse.

Liste et brève description des critères de sélection

En cas de candidature en groupement, ou de candidature avec de la sous-traitance, chaque prestataire fournira les éléments demandés conformément à ce qui est précisé dans le cadre de réponse.
Pour chacun des points ci-après, si le candidat s'appuie sur les capacités d'autres opérateurs économiques il doit justifier des capacités de ce ou ces opérateurs, et apporter la preuve qu'il en disposera pour l'exécution du marché.
Cette preuve peut être apportée par tout moyen approprié, notamment une attestation sur l'honneur de cet autre opérateur économique confirmant ses capacités et leur mise à disposition du candidat pendant l'exécution du marché.
PÉRENNITÉ FINANCIÈRE (pondéré à 20%)
La pérennité financière du candidat sera analysée au regard des liasses fiscales ou documents équivalents (c'est à dire les bilans, comptes de résultats annexes numérotées de 2050 à 2059 inclus, et les rapports de gestion) des 3 derniers exercices fiscaux clos, ainsi que des éléments fournis par le candidat dans le questionnaire d'informations.
En cas de création récente, le candidat pourra fournir tout autre justificatif de nature à démontrer sa capacité économique et financière.
Le candidat précisera également le chiffre d'affaires du domaine d'activité du présent marché visé sur les 3 derniers exercices fiscaux clos.
MESURES DE GESTION ENVIRONNEMENTALE (pondéré à 10%)
Le candidat précisera :
Les mesures de gestion environnementale que le candidat pourra appliquer lors de l'exécution du marché public, synthétisées dans un document d'une page étayée par des chiffres.
- Disposez-vous d'une certification en cours de validité du management de l'énergie (ISO 50 001) ou autre démarche certifiante (ex : ISO 14 001, ISO 26 000 ou équivalent)?
Si oui, le candidat remettra le(s) document(s) en cours de validité en sa possession.
- Si non, et si une autre démarche certifiante est en cours, le candidat remettra le(s) document(s) montrant l'initiation ou démarrage de la démarche, avec un plan de progrès à l'appui.

Liste et brève description des critères de sélection

REFERENCES (pondéré à 35%)
Le candidat devra fournir 3 références réalisées au cours des trois dernières années pour lesquels il a réalisé des prestations similaires en termes de périmètre fonctionnel, de complexité d'organisation et de nombre d’utilisateurs (solution et prestations associées).
Ces références clients de 3 ans maximum porteront sur des projets ayant été réalisés prioritairement en français, avec au moins une référence réalisée dans une entreprise de taille similaire à La Poste
Il précisera pour chacune des références clients présentées:
- le nom du client,
- la direction cliente au sein de la société,
- Rôle joué (éditeur, revendeur, service et accompagnement, autre)
- le nom, la fonction, et les coordonnées d'un contact chez le client,
- le lieu, l'année et la durée de réalisation du projet,
- le montant du contrat (en EUR HT),
- une description succincte du projet (contexte, objectifs, populations concernées, méthodologie mise en œuvre, etc.),
- le nombre d'utilisateurs, typologie de population
- le taux d’utilisation mensuelle répartie sur une année
- les interfaces avec les SI existants (connecteurs, logiciels,....),
- Freins et clefs de succès de la prestation
- Valeur ajoutée du candidat
Le candidat fournit pour chacun des marchés une attestation délivrée par le client (nom, qualité, coordonnées).
À défaut, il fournit une attestation sur l'honneur.
EFFECTIFS & CERTIFICATIONS (pondéré à 35%)
Le candidat décrira l'organisation de sa structure, et de ses équipes par rapport à l'objet du marché, et indiquera pour les 3 dernières années sur le territoire français et hors du territoire français (2)(1) :
- Effectifs moyens annuels de la société, et le nombre d'effectif dédié au marché
- Compétences en termes de nombre de profils experts/ consultants et de niveau d'expérience (junior, confirmé, sénior)….
Le candidat fournira les certificats de qualification professionnelle ou tout moyen de preuve équivalent ou toute autre qualification professionnelle qu'il estime pertinente pour réaliser les prestations relatives au présent marché en décrivant la teneur de cette qualification.
(1) en précisant la part en % dont il dispose directement ou indirectement
(2) dont il dispose dans les domaines de compétences spécifiques au présent marché

Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent

- Financement du marché par les ressources propres de La Poste.
- La Poste procède au paiement, sauf disposition légale contraire ou accord spécifique entre les parties, dans un délai de 60 jours à compter de la date d'émission de la facture.
- L'Euro est l'unité monétaire choisie pour le paiement des prestations, fournitures ou travaux.
- Les sous-traitants bénéficieront du paiement direct dans les conditions de la loi n°75-1334 du 31 décembre 1975 modifiée

Les documents demandés à la rubrique III.1.1 devront être remis sur la plate-forme Provigis (https://www.provigis.com/ ).
La demande de participation accompagnée des renseignements et documents demandés aux rubriques III.1.2 et III.1.3 (sur questionnaire d'information ou sous format libre) devront être remis sur le Portail Fournisseurs (https://e-sourcing.extra.laposte.fr/web/login.html ).
Tous les documents demandés aux rubriques III.1.1 à III.1.3 devront être remis avant la date et l'heure limites mentionnées à la rubrique IV.2.2.
Le candidat souhaitant répondre via le DUME le remettra au format pdf et au format xml dans un ZIP.
Si le candidat s'appuie sur les capacités d'autres opérateurs économiques (économiques/financières ou techniques/professionnelles), il doit :
- justifier des capacités de ce ou ces opérateurs
et
- apporter la preuve qu'il en disposera pour l'exécution du marché.
Cette preuve peut être apportée par tout moyen approprié, notamment une attestation sur l'honneur de cet autre opérateur économique confirmant ses capacités et leur mise à disposition du candidat pendant l'exécution du marché.
Conformément aux dispositions de l’article 53 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016, le candidat n’est pas tenu de fournir les documents et renseignements demandés dans le cadre du présent avis qui peuvent être obtenus via un système électronique de mise à disposition d’information administré par un organisme officiel ou d’un espace de stockage numérique accessible gratuitement par La Poste et ses filiales.
Dans ce cas, le candidat précisera dans le dossier de réponse toutes les informations nécessaires à la consultation de ce système ou de cet espace.