Fourniture d'une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés pour EDF

Electricité de France

EDF Groupe souhaite acquérir pour ses agents une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés (archivage) en remplacement de l'actuelle.
Cette solution permettra de créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait), de gérer les demandes et reprises d’avance et gérer les indemnités kilométriques.
Le montant global du marché est estimé à 8 M€ avant négociation sur la durée totale du marché (8 années dont options)

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2022-01-10. L'appel d'offres a été publié le 2021-12-18.

Fournisseurs

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

Qui ? Qu'est-ce que c'est ? Où ?
Historique des marchés publics
Date Document
2021-12-18 Avis de marché
2022-05-17 Avis d'attribution de marché
Avis de marché (2021-12-18)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Logiciels et systèmes d'information
Brève description:
EDF Groupe souhaite acquérir pour ses agents une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés (archivage) en remplacement de l'actuelle. Cette solution permettra de créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait), de gérer les demandes et reprises d’avance et gérer les indemnités kilométriques. Le montant global du marché est estimé à 8 M€ avant négociation sur la durée totale du marché (8 années dont options)
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Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Fournitures
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Logiciels et systèmes d'information 📦
Code CPV supplémentaire: Services informatiques 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: France 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure négociée
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Service d'utilité publique
Nom du pouvoir adjudicateur: Électricité de France
Adresse postale: 4 rue Floréal
Code postal: 75017
Commune postale: PARIS 17
Contact
Adresse Internet: http://www.edf.com 🌏
Courrier électronique: olivier.cromariat@edf.fr 📧
URL des documents: https://pha.edf.com 🌏
URL pour la participation: https://pha.edf.com 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2021-12-18 📅
Date limite de soumission: 2022-01-10 📅
Date de publication: 2021-12-23 📅
Date de début: 2022-04-01 📅
Date de fin: 2030-03-31 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2021/S 249-658538
Numéro JO-S: 249
Informations complémentaires
Rappel important : Les candidats doivent manifester leur intérêt au présent avis de marché en écrivant au point de contact mentionné (olivier.cromariat@edf.fr),ensuite, l'invitation à se connecter au Portail achats (https://pha.edf.com) sera faite exclusivement pas invitation de l'acheteur et vous pourrez accéder à la demande d'informations RFx_104809, ainsi que, le cas échéant, les autres modalités relatives au Portail achats. Ce rfi_104809 "RFx_" est donc accessible uniquement par invitation, il est en diffusion restreinte. " Un document intitulé " Identification des membres du groupement et répartition des prestations - groupement momentané d'entreprises solidaire ou conjoint " est disponible dans l'espace collaboratif dédié aux fournisseurs du Portail achats. " EDF se réservera la possibilité d'attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation. Dans le cadre de la dématérialisation de ses procédures, EDF SA informe l'ensemble des soumissionnaires que la signature électronique des marchés est privilégiée, que ceux-ci soient attribués à une seule entreprise ou à un groupement d'entreprises. "
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Objet
Champ d'application du marché
Brève description:
EDF Groupe souhaite acquérir pour ses agents une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés (archivage) en remplacement de l'actuelle.
Cette solution permettra de créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait), de gérer les demandes et reprises d’avance et gérer les indemnités kilométriques.
Le montant global du marché est estimé à 8 M€ avant négociation sur la durée totale du marché (8 années dont options)
Valeur totale estimée: 8 000 000 EUR 💰
Brève description:
La DRH Groupe EDF souhaite analyser les applications informatiques disponibles dans le domaine de la gestion des frais.
Le service doit permettre l’arrêt de l’application actuelle, et offrir la possibilité de :
— créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait),
— gérer les demandes et reprises d’avance,
— gérer les indemnités kilométriques,
— gérer les ordres de mission (déplacements professionnels qui nécessitent l’utilisation du véhicule personnel) et les déclarations de sinistres – lot optionnel,
— gérer l’archivage selon la norme ISO NF461 – lot optionnel.
Les processus seront totalement dématérialisés, avec une fonction de scan des justificatifs (le fait générateur et les justificatifs de dépense), ainsi qu’un stockage centralisé probant sur 3 ans plus l’année en cours (agréé par l’Urssaf et l’administration fiscale).
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Les enjeux principaux du projet de gestion des frais sont :
— de disposer d'un SI fonctionnel, facile d'utilisation, bon marché et moderne,
— de proposer une expérience utilisateur innovante et facilitante à l’aide d’une saisie sur plusieurs supports (par ordinateur, tablette, smartphone…),
— de mettre en place un service qui permet de se conformer à la réglementation et de faciliter tout audit (audit externe ou audit interne),
— de permettre la récupération de la TVA sur les dépenses au réel.
L'éditeur sera également en mesure d'assurer quelques éléments d'intégration si besoin, la maintenance, l'expertise et la formation au service.
La majorité de l'intégration au SI de l'entreprise sera fait par les services internes.
Valeur estimée hors TVA: 1 EUR 💰
Description des options:
la durée ferme du marché sera de 4 ans suivie de 3 périodes optionnelles de 1 an puis 2 périodes optionnelles de 6 mois maximum.
la durée du marché mentionnée à la rubrique II.2.7 comprend l'option de durée.
Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution: Ile de France

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:
Le candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur datée et signée justifiant qu'il n'entre dans aucun des cas d'interdiction de soumissionner mentionnés aux articles 45 et 48 de l'ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics. Cette déclaration est à fournir par les candidats individuels, par chacun des membres d'un groupement candidat et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés. En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée.
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Capacité technique et professionnelle:
Le candidat ou chaque membre de groupement candidat devra apporter la preuve du respect des niveaux spécifiques techniques et professionnels minimaux indiqué ci-dessous dans le dossier de demande de participation répondant à cet avis joint dans le RFx_104809 dans le document Excel « NDF.RFI Cadre de réponse Notes de frais.xlsx » ainsi que dans le « NDF.RFI CCTP simplifié.docx ». En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée
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Niveau(x) minimal/minimaux de normes:
Le service devra pouvoir garantir une tenue de la charge pour 75 000 utilisateurs potentiels au sein du Groupe EDF répartis dans plusieurs sociétés, avec une capacité de traitement d’une volumétrie annuelle d’environ 1 200 000 de notes de frais et de 850 000 indemnités kilométriques.
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Les éditeurs devront démontrer leur capacité à gérer la demande du Groupe EDF, au travers de références similaires.
La solution doit permettre la gestion des notes de frais, des avances, les ordres de mission et indemnités kilométriques.
La solution est une solution en mode SaaS.
La solution doit être accessible sur les navigateurs Web.
La solution doit être accessible sur tous les supports informatiques (ordinateurs, tablettes, smartphones…).
Le service doit disposer d'une application mobile disponible sur un store public.
Le service doit permettre de vérifier l'authenticité des pièces dématérialisées, dans le respect de l'article A102 B-2 du livre des procédures fiscales.
La solution doit inclure un dispositif de scan à valeur probatoire.
L'entreprise doit héberger (ou faire héberger) et exploiter (ou faire exploiter) la solution en Union européenne.
La solution devra être accessible via un protocole sécurisé (exemple : HTTPS).
La solution (incluant la documentation et le support) est disponible en langue française et anglaise.
La solution est compatible avec la réglementation française sur la gestion des frais.
L'entreprise doit avoir la capacité de cloisonner la solution et les données entre sociétés.
L'entreprise est propriétaire de la solution proposée.
L'entreprise doit concevoir et réaliser elle-même l'adaptation de la solution.
La solution doit permettre un archivage probatoire des notes de frais.
La solution d'archivage proposée doit être certifiée NF461.
Exécution du marché
Dépôts et garanties exigés:
Une caution ou garantie bancaire pourra être exigée et sera indiquée le cas échéant dans le dossier de consultation et/ou dans les Conditions Particulières d'Achat (projet de contrat).
Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:
Financement sur ressources propres. Paiement à 60 jours à compter de la date d'émission de facture et versement d'acomptes correspondants aux prestations réalisées.
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:
En cas de groupement d'entreprises attributaire du marché, EDF accepte que chacun des autres membres du groupement ne soit engagé que pour les prestations qui lui seront attribuées (groupement «conjoint»).EDF accepte également que chacun des membres du groupement soit engagé pour la totalité du marché (groupement «solidaire»). Une entreprise peut être candidate en son nom et participer à plusieurs candidatures sous la forme de différents groupements momentanés d'entreprises.
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Procédure
Base juridique: 32014L0025
Nombre minimum de candidats: 2
Justification de l’accord-cadre: Sans objet
Justification d'une durée d'accord-cadre supérieure à quatre ans: Sans objet
Heure limite de réception des offres: 09:00
Date d'envoi des invitations: 2022-01-15 📅
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
Période de validité de l'offre: 2022-04-01 📅
Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): offre technique
Critère de qualité (pondération): 40
Prix (pondération): 60

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: M Cromariat
Adresse Internet: www.edf.com 🌏
Adresse du profil d'acheteur: https://pha.edf.com 🌏
URL des documents: https://pha.edf.com 🌏

Référence
Informations complémentaires
Rappel important :
Les candidats doivent manifester leur intérêt au présent avis de marché en écrivant au point de contact mentionné (olivier.cromariat@edf.fr),ensuite, l'invitation à se connecter au Portail achats (https://pha.edf.com) sera faite exclusivement pas invitation de l'acheteur et vous pourrez accéder à la demande d'informations RFx_104809, ainsi que, le cas échéant, les autres modalités relatives au Portail achats. Ce rfi_104809 "RFx_" est donc accessible uniquement par invitation, il est en diffusion restreinte.
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" Un document intitulé " Identification des membres du groupement et répartition des prestations - groupement momentané d'entreprises solidaire ou conjoint " est disponible dans l'espace collaboratif dédié aux fournisseurs du Portail achats. "
EDF se réservera la possibilité d'attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation.
Dans le cadre de la dématérialisation de ses procédures, EDF SA informe l'ensemble des soumissionnaires que la signature électronique des marchés est privilégiée, que ceux-ci soient attribués à une seule entreprise ou à un groupement d'entreprises. "
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Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal judiciaire
Adresse postale: Parvis du Tribunal de Paris
Commune postale: PARIS Cedex 17
Code postal: 75859
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 144325151 📞
Adresse Internet: www.tribunal-de-paris.justice.fr 🌏
Organisme responsable des procédures de médiation
Nom: Médiateur du Groupe EDF ou le Centre de Médiation et d'Arbitrage de Paris (CMAP)
Commune postale: Paris
Source: OJS 2021/S 249-658538 (2021-12-18)
Avis d'attribution de marché (2022-05-17)
Objet
Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Référence
Dates
Date d'envoi: 2022-05-17 📅
Date de publication: 2022-05-20 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2022/S 098-272365
Se réfère à l'avis: 2021/S 249-658538
Numéro JO-S: 98

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2022-04-25 📅
Nom: Expensya
Numéro d'enregistrement national: 810 794 610 000 40
Adresse postale: 7 rue du 4 septembre
Commune postale: Paris
Code postal: 75002
Pays: France 🇫🇷
Ile-de-France 🏙️
Informations sur les appels d'offres
Nombre d'offres reçues: 2
Source: OJS 2022/S 098-272365 (2022-05-17)
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Région:
France Ile-de-France Ile-de-France Hauts-de-Seine
Produits/services:
Logiciels et systèmes d'information Services de technologies de... Services informatiques