EDF Groupe souhaite acquérir pour ses agents une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés (archivage) en remplacement de l'actuelle.
Cette solution permettra de créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait), de gérer les demandes et reprises d’avance et gérer les indemnités kilométriques.
Le montant global du marché est estimé à 8 M€ avant négociation sur la durée totale du marché (8 années dont options)
Date limite
Le délai de réception des offres était de 2022-01-10.
L'appel d'offres a été publié le 2021-12-18.
Fournisseurs
Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :
Avis de marché (2021-12-18) Pouvoir adjudicateur Nom et adresse
Nom: Électricité de France
Adresse postale: 4 rue Floréal
Commune postale: PARIS 17
Code postal: 75017
Pays: France 🇫🇷
Personne de contact: M Cromariat
Courrier électronique: olivier.cromariat@edf.fr📧
Région: Hauts-de-Seine 🏙️
URL: www.edf.com🌏
Adresse du profil d'acheteur: https://pha.edf.com🌏 Communication
L'accès aux documents d'appel d'offres est restreint
URL des documents: https://pha.edf.com🌏
URL de participation: https://pha.edf.com🌏
Objet Champ d'application du marché
Titre:
“Fourniture d'une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés pour EDF”
Produits/services: Logiciels et systèmes d'information📦
Brève description:
“EDF Groupe souhaite acquérir pour ses agents une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés (archivage) en remplacement de...”
Brève description
EDF Groupe souhaite acquérir pour ses agents une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés (archivage) en remplacement de l'actuelle.
Cette solution permettra de créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait), de gérer les demandes et reprises d’avance et gérer les indemnités kilométriques.
Le montant global du marché est estimé à 8 M€ avant négociation sur la durée totale du marché (8 années dont options)
1️⃣
Produits/services supplémentaires: Services informatiques📦
Lieu d'exécution: France🏙️
Site principal ou lieu d'exécution: Ile de France
Description du marché:
“La DRH Groupe EDF souhaite analyser les applications informatiques disponibles dans le domaine de la gestion des frais.
Le service doit permettre l’arrêt de...”
Description du marché
La DRH Groupe EDF souhaite analyser les applications informatiques disponibles dans le domaine de la gestion des frais.
Le service doit permettre l’arrêt de l’application actuelle, et offrir la possibilité de :
— créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait),
— gérer les demandes et reprises d’avance,
— gérer les indemnités kilométriques,
— gérer les ordres de mission (déplacements professionnels qui nécessitent l’utilisation du véhicule personnel) et les déclarations de sinistres – lot optionnel,
— gérer l’archivage selon la norme ISO NF461 – lot optionnel.
Les processus seront totalement dématérialisés, avec une fonction de scan des justificatifs (le fait générateur et les justificatifs de dépense), ainsi qu’un stockage centralisé probant sur 3 ans plus l’année en cours (agréé par l’Urssaf et l’administration fiscale).
Les enjeux principaux du projet de gestion des frais sont :
— de disposer d'un SI fonctionnel, facile d'utilisation, bon marché et moderne,
— de proposer une expérience utilisateur innovante et facilitante à l’aide d’une saisie sur plusieurs supports (par ordinateur, tablette, smartphone…),
— de mettre en place un service qui permet de se conformer à la réglementation et de faciliter tout audit (audit externe ou audit interne),
— de permettre la récupération de la TVA sur les dépenses au réel.
L'éditeur sera également en mesure d'assurer quelques éléments d'intégration si besoin, la maintenance, l'expertise et la formation au service.
La majorité de l'intégration au SI de l'entreprise sera fait par les services internes.
Afficher plus Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): offre technique
Critère de qualité (pondération): 40
Prix (pondération): 60
Champ d'application du marché
Valeur totale estimée hors TVA: EUR 1 💰
Durée de l'accord
Date de début: 2022-04-01 📅
Date de fin: 2030-03-31 📅
Informations sur les limites du nombre de candidats à inviter
Nombre minimum envisagé: 2
Informations sur les options
Options ✅
Description des options:
“la durée ferme du marché sera de 4 ans suivie de 3 périodes optionnelles de 1 an puis 2 périodes optionnelles de 6 mois maximum.
la durée du marché...”
Description des options
la durée ferme du marché sera de 4 ans suivie de 3 périodes optionnelles de 1 an puis 2 périodes optionnelles de 6 mois maximum.
la durée du marché mentionnée à la rubrique II.2.7 comprend l'option de durée.
Informations juridiques, économiques, financières et techniques Conditions de participation
Liste et brève description des conditions:
“Le candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur datée et signée justifiant qu'il n'entre dans aucun des cas d'interdiction de soumissionner...”
Liste et brève description des conditions
Le candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur datée et signée justifiant qu'il n'entre dans aucun des cas d'interdiction de soumissionner mentionnés aux articles 45 et 48 de l'ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics. Cette déclaration est à fournir par les candidats individuels, par chacun des membres d'un groupement candidat et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés. En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée.
Afficher plus Situation économique et financière
Critères de sélection énoncés dans les documents de passation de marchés
Capacité technique et professionnelle
Liste et brève description des critères de sélection:
“Le candidat ou chaque membre de groupement candidat devra apporter la preuve du respect des niveaux spécifiques techniques et professionnels minimaux...”
Liste et brève description des critères de sélection
Le candidat ou chaque membre de groupement candidat devra apporter la preuve du respect des niveaux spécifiques techniques et professionnels minimaux indiqué ci-dessous dans le dossier de demande de participation répondant à cet avis joint dans le RFx_104809 dans le document Excel « NDF.RFI Cadre de réponse Notes de frais.xlsx » ainsi que dans le « NDF.RFI CCTP simplifié.docx ». En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée
Afficher plus Conditions de participation
Conditions de participation (capacités techniques et professionnelles):
“Le service devra pouvoir garantir une tenue de la charge pour 75 000 utilisateurs potentiels au sein du Groupe EDF répartis dans plusieurs sociétés, avec...”
Conditions de participation (capacités techniques et professionnelles)
Le service devra pouvoir garantir une tenue de la charge pour 75 000 utilisateurs potentiels au sein du Groupe EDF répartis dans plusieurs sociétés, avec une capacité de traitement d’une volumétrie annuelle d’environ 1 200 000 de notes de frais et de 850 000 indemnités kilométriques.
Les éditeurs devront démontrer leur capacité à gérer la demande du Groupe EDF, au travers de références similaires.
La solution doit permettre la gestion des notes de frais, des avances, les ordres de mission et indemnités kilométriques.
La solution est une solution en mode SaaS.
La solution doit être accessible sur les navigateurs Web.
La solution doit être accessible sur tous les supports informatiques (ordinateurs, tablettes, smartphones…).
Le service doit disposer d'une application mobile disponible sur un store public.
Le service doit permettre de vérifier l'authenticité des pièces dématérialisées, dans le respect de l'article A102 B-2 du livre des procédures fiscales.
La solution doit inclure un dispositif de scan à valeur probatoire.
L'entreprise doit héberger (ou faire héberger) et exploiter (ou faire exploiter) la solution en Union européenne.
La solution devra être accessible via un protocole sécurisé (exemple : HTTPS).
La solution (incluant la documentation et le support) est disponible en langue française et anglaise.
La solution est compatible avec la réglementation française sur la gestion des frais.
L'entreprise doit avoir la capacité de cloisonner la solution et les données entre sociétés.
L'entreprise est propriétaire de la solution proposée.
L'entreprise doit concevoir et réaliser elle-même l'adaptation de la solution.
La solution doit permettre un archivage probatoire des notes de frais.
La solution d'archivage proposée doit être certifiée NF461.
Afficher plus
Dépôts et garanties exigés:
“Une caution ou garantie bancaire pourra être exigée et sera indiquée le cas échéant dans le dossier de consultation et/ou dans les Conditions Particulières...”
Dépôts et garanties exigés
Une caution ou garantie bancaire pourra être exigée et sera indiquée le cas échéant dans le dossier de consultation et/ou dans les Conditions Particulières d'Achat (projet de contrat).
Afficher plus
Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:
“Financement sur ressources propres. Paiement à 60 jours à compter de la date d'émission de facture et versement d'acomptes correspondants aux prestations réalisées.”
Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent
Financement sur ressources propres. Paiement à 60 jours à compter de la date d'émission de facture et versement d'acomptes correspondants aux prestations réalisées.
Afficher plus
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:
“En cas de groupement d'entreprises attributaire du marché, EDF accepte que chacun des autres membres du groupement ne soit engagé que pour les prestations...”
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché
En cas de groupement d'entreprises attributaire du marché, EDF accepte que chacun des autres membres du groupement ne soit engagé que pour les prestations qui lui seront attribuées (groupement «conjoint»).EDF accepte également que chacun des membres du groupement soit engagé pour la totalité du marché (groupement «solidaire»). Une entreprise peut être candidate en son nom et participer à plusieurs candidatures sous la forme de différents groupements momentanés d'entreprises.
Procédure Type de procédure
Procédure négociée avec mise en concurrence préalable
Informations sur un accord-cadre ou un système d'acquisition dynamique
Accord-cadre avec un seul opérateur
Description
Dans le cas d'accords-cadres, justifier toute durée supérieure à 8 ans: Sans objet
Informations administratives
Délai de réception des offres ou des demandes de participation: 2022-01-10
09:00 📅
Date estimée d'envoi des invitations à soumissionner ou à participer aux candidats sélectionnés: 2022-01-15 📅
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
L'offre doit être valable jusqu'à: 2022-04-01 📅
“Rappel important :
Les candidats doivent manifester leur intérêt au présent avis de marché en écrivant au point de contact mentionné...”
Rappel important :
Les candidats doivent manifester leur intérêt au présent avis de marché en écrivant au point de contact mentionné (olivier.cromariat@edf.fr),ensuite, l'invitation à se connecter au Portail achats (https://pha.edf.com) sera faite exclusivement pas invitation de l'acheteur et vous pourrez accéder à la demande d'informations RFx_104809, ainsi que, le cas échéant, les autres modalités relatives au Portail achats. Ce rfi_104809 "RFx_" est donc accessible uniquement par invitation, il est en diffusion restreinte.
" Un document intitulé " Identification des membres du groupement et répartition des prestations - groupement momentané d'entreprises solidaire ou conjoint " est disponible dans l'espace collaboratif dédié aux fournisseurs du Portail achats. "
EDF se réservera la possibilité d'attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation.
Dans le cadre de la dématérialisation de ses procédures, EDF SA informe l'ensemble des soumissionnaires que la signature électronique des marchés est privilégiée, que ceux-ci soient attribués à une seule entreprise ou à un groupement d'entreprises. "
Afficher plus Organe de révision
Nom: Tribunal judiciaire
Adresse postale: Parvis du Tribunal de Paris
Commune postale: PARIS Cedex 17
Code postal: 75859
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 144325151📞
URL: www.tribunal-de-paris.justice.fr🌏 Organisme responsable des procédures de médiation
Nom:
“Médiateur du Groupe EDF ou le Centre de Médiation et d'Arbitrage de Paris (CMAP)”
Commune postale: Paris
Pays: France 🇫🇷 Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Tribunal judiciaire
Adresse postale: Parvis du Tribunal de Paris
Commune postale: PARIS Cedex 17
Code postal: 75859
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 144325151📞
URL: www.tribunal-de-paris.justice.fr🌏
Source: OJS 2021/S 249-658538 (2021-12-18)
Avis d'attribution de marché (2022-05-17) Procédure Informations sur l'accord-cadre
La passation de marché implique l'établissement d'un accord-cadre
Informations administratives
Publication précédente concernant cette procédure: 2021/S 249-658538
Attribution du marché
1️⃣
Numéro de contrat: 1
Titre:
“Fourniture d'une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés pour EDF”
Date de conclusion du contrat: 2022-04-25 📅
Informations sur les appels d'offres
Nombre d'offres reçues: 2
Nombre d'offres reçues de PME: 1
Nombre d'offres reçues par voie électronique: 2
Nom et adresse du contractant
Nom: Expensya
Numéro d'enregistrement national: 810 794 610 000 40
Adresse postale: 7 rue du 4 septembre
Commune postale: Paris
Code postal: 75002
Pays: France 🇫🇷
Région: Ile-de-France🏙️
Le contractant est une PME ✅
Source: OJS 2022/S 098-272365 (2022-05-17)