Dématérialisation des factures sortantes

Brève description

Enedis dispose d’une solution externalisée en mode SaaS de traitement de ses factures sortantes.
Le marché arrivant à terme, Enedis lance un nouvel appel d’offre afin d’assurer la continuité du service.

Description du marché

Les clients d’Enedis ne sont pas tous facturés directement par Enedis. Il convient de distinguer différentes situations contractuelles qui dépendent des services commandés à Enedis.
Services d’acheminement : l’acheminement recouvre l’ensemble des usages du réseau de distribution de l’électricité. Ces services sont réalisés sous le couvert de différents contrats qui selon leur type, font l’objet d’une facturation mensuelle ou annuelle.
Les clients peuvent bénéficier d’un :
Contrat Unique (CU) : les composantes d’usage du réseau de distribution d’un client sont transmises au Fournisseur d’électricité qui est l’interlocuteur privilégié du client. Enedis émet une facture pour un ensemble de clients en CU vers le Fournisseur d’électricité choisi par ces clients. Fin 2020, une centaine de Fournisseurs d’électricité ont un contrat avec Enedis. Selon la taille de leur portefeuille de clients finaux, les Fournisseurs d’électricité peuvent recevoir quelques factures à plusieurs centaines de factures par mois. Dans la suite de ce document, ces clients sont désignés sous la terminologie de clients Fournisseurs.
Contrat d’Accès au Réseau de Distribution (CARD) : un client souscrit ce type de contrat directement avec Enedis pour des usages spécifiques :
• Consommation d’électricité : le CARD Soutirage (CARD-S) permet au client de dissocier la facturation des usages du réseau de distribution de la facturation de fourniture d’énergie. Fin 2020, près de 4 500 contrats CARD-S sont actifs. Ces clients sont facturés une fois par mois ;
• Production d’électricité : le CARD Injection (CARD-I), le Contrat de Service de Décompte (CSD) et le Contrat de Raccordement d'Accès et d'Exploitation (CRAE) sont à destination des clients Producteurs d’électricité qui injectent leur production dans le réseau de distribution. Ce portefeuille de clients est segmenté selon la puissance des installations de production : environ 30 000 contrats sont facturés chaque mois et 420 000 autres contrats une fois dans l’année.
Services hors acheminement : Enedis se charge de nombreuses prestations ponctuelles qui ne sont pas couvertes par les prestations d’usage du réseau et qui font l’objet de facturation non récurrentes.
Autres catégories de facturation : Enedis émet des factures en lien avec ses activités dans l’immobilier notamment (quittances de loyer) et les assurances. Ces factures ne sont pas à ce jour intégrées dans le système actuel mais pourraient l’être avec la mise en place de ce nouveau marché. Ceci sera précisé lors des pré-études.
Les clients Fournisseurs d’électricité sont des professionnels de droit privé.
Les clients CARD-S sont des professionnels de droit privé ou public.
Les clients CARD-I et les bénéficiaires des services hors acheminement peuvent être des particuliers ou des professionnels de droit privé ou public.
L’objectif de la consultation est de sélectionner la solution qui permettra de réaliser les traitements suivants :
• Réception des flux émis par les systèmes de facturation d’Enedis ;
• Composition des factures fiscalement probantes ;
• Envoi des factures papier ou électronique aux destinataires ;
• Enregistrement dans un coffre d’archivage légal ;
• Suivi des traitements et des flux.
Les points suivants devront être renseignés lors de la réponse à l’appel d’offre :
• La couverture fonctionnelle de la solution standard proposée par le TITULAIRE au regard des besoins exprimés dans le présent document et l’évolutivité de la solution du TITULAIRE dans le temps ;
• Les fonctionnalités qui pourraient faire l’objet de développements spécifiques ;
• La capacité de mise en œuvre et de support dans une zone géographique compatible avec les exigences sécurité et réglementaires ;
• L’accompagnement durant les phases de déploiement de la solution ;
• L’accompagnement pour des évolutions tout au long de la vie du marché en réponse à des expressions de besoins exprimées par Enedis et d’évolutions réglementaires.

Critères objectifs de sélection du nombre limité de candidats

Les réponses des candidats seront évaluées pour établir un classement selon les critères listés ci-dessous :
Le candidat fournit une présentation de sa société, de son organisation, de ses activités et de son savoir-faire en prestation de dématérialisation fiscalement probante de factures sortantes.
Le candidat démontre sa capacité à répondre aux besoins en prestations dans le présent avis de marché et au CCTP joint. Il démontre notamment sa capacité à traiter les importants volumes d’émission de factures des premiers jours du mois.
Le candidat décrit deux références de moins de 2 ans dans une prestation de dématérialisation de factures sortantes et démontre sa capacité à honorer un marché sur plusieurs années similaire à celle décrite dans le CCTP joint.
Le candidat démontre sa capacité à proposer un service et des supports en français ainsi qu’à intervenir sur des sites en France.
Le candidat détaille ses actions pour être reconnu comme Plateforme de Dématérialisation Partenaire par la DGFiP (processus de certification, conformité aux exigences de la DGFiP)
Le candidat décrit les actions qu'il met place pour que sa solution soit toujours conforme à la réglementation en vigueur.
Pour votre réponse, merci d'utiliser le document «RFX_104029_Cadre de réponse_RFI_dematérialisation des factures sortantes».

Liste et brève description des conditions

Le candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur datée et signée justifiant qu'il n'entre dans aucun des cas d'interdiction de soumissionner mentionnés aux articles 45 et 48 de l'ordonnance nº 2015-899 du 23.7.2015 relative aux marchés publics. Cette déclaration est à fournir par les candidats individuels, par chacun des membres d'un groupement candidat et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés.
Le candidat doit produire un extrait du Kbis de la société valide ou, le cas échéant, une attestation officielle de situation délivrée par une autorité judiciaire ou administrative du pays d'appartenance. Cette condition est applicable pour les candidats individuels, par chacun des membres d'un groupement candidat, et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés.

Liste et brève description des critères de sélection

Le candidat doit justifier d'un chiffre d'affaires annuel à la maille monde pour la dernière année clôturée supérieur ou égal à 940 000 EUR
Le candidat doit fournir les états financiers (bilans et comptes de résultats) des trois derniers exercices disponibles attestant de sa pérennité financière.
Le candidat doit fournir ses informations administratives également dans le fichier excel «RFX_104029_Grille_à_compléter_RFI_dématérialisation des factures sortantes» disponible dans le portail achats [cf. section VI.3)] du présent avis de marché au RFX_104029. Le candidat doit répondre aux critères d'aptitude et limitatifs et fournir les éléments demandés dans le fichier «RFX_104029_Cadre de reponse_RFI_dematérialisation des factures sortantes» disponible dans le portail achats [cf. section VI.3)] du présent avis de marché au RFX_104029.
Si, compte tenu de la date de création de son entreprise, le candidat ne dispose pas de l'ensemble des informations, remettre des justificatifs équivalents.
Les candidats ou chaque membre de groupement candidat devront apporter la preuve du respect de ces conditions minimales dans le dossier de demande de participation répondant à cet avis.
En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée.

Liste et brève description des critères de sélection

Le candidat doit répondre aux critères d'aptitude et limitatifs exposés dans le fichier Excel «RFX_104029_Cadre de reponse_RFI_dematérialisation des factures sortante» disponible dans le portail achats [cf. section VI.3)] du présent avis de marché au RFX_104029. Si, compte tenu de la date de création de son entreprise, le candidat ne dispose pas de l'ensemble des informations, remettre des justificatifs équivalents.
Les candidats ou chaque membre de groupement candidat devront apporter la preuve du respect de ces conditions minimales dans le dossier de demande de participation répondant à cet avis.
En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée.

Liste et brève description des règles et critères

En cas de groupement d'entreprises attributaire du marché, l’un des membres du groupement est désigné comme mandataire. Celui-ci coordonne les prestations de chacun des membres du groupement, représente ceux-ci auprès d’Enedis et est solidaire des obligations contractuelles de chacun d’entre eux.
Enedis accepte que chacun des autres membres du groupement ne soit engagé que pour les prestations qui lui seront attribuées (groupement «conjoint»). Par ailleurs, un soumissionnaire, qui proposera une offre au titre d'un groupement d'entreprises, ne pourra pas remettre d'offre à titre individuel ou au titre d'un autre groupement.
En cas de groupement, celui-ci doit être déclaré lors du présent avis de marché. Toute modification ou nouvelle déclaration de groupement ne sera pas autorisée dans les phases suivantes de la procédure d'achat.

— tous les documents produits par les candidats sont à produire en langue française;
— pour la remise des documents demandés dans le présent avis de marché, les candidats sont invités à répondre en accédant à la demande d'information rfx_104029 via le portail achats d'Enedis: https://portail- achats.enedis.fr après s'être enregistrés. Pour tout renseignement, veuillez contacter le support Helpdesk d'Ivalua au +33 175254835 (France et international) du lundi au vendredi de 8h00 à 18h00 CET (heure française) ou par courriel au: support-edf@ivalua.com — Pour accéder au rfx_104029:
— se connecter sur https://portail-achats.enedis.fr — sur la page d'accueil du site, cliquer sur mes rfx et sélectionner l'avis de marché concerné — lire et accepter l'accord de confidentialité afin d'avoir accès en visualisation au rfx— sur l'onglet accuser réception cocher «Je souhaite répondre» ou «Je ne souhaite pas répondre» — l'onglet «répondre» vous permettra d'apporter vos réponses à cet avis de marché. Les candidats pourront poser leurs questions éventuelles sur la messagerie du portail achats pendant le délai de publication de l'avis de marché;
— le candidat devra fournir les éléments de réponse et répondre à l'ensemble des informations demandées dans le présent avis de marché. En cas de manquement, l'entité adjudicatrice se réserve le droit de rejeter la candidature;
— dans le cas d'un groupement dans les conditions du III.1.8), les candidats doivent fournir les informations demandées dans le présent avis pour tous les membres du groupement;
— les candidats doivent fournir les informations demandées dans le présent avis pour sa société d'appartenance et également pour son ou ses éventuels sous-traitants/cotraitants;
— les candidats devront respecter rigoureusement la date et heure limite de remise des candidatures fixées à la section IV;
— concernant le format électronique, toutes les pièces ou documents demandés devront être scannés au format PDF;
— toutes les questions devront être envoyées par le portail achats.