Prestations de numérisation et d'indexation du courrier du département des Hauts-de-Seine

Conseil départemental des Hauts-de-Seine

— la présente consultation concerne la prestation de numérisation du courrier du département des Hauts-de-Seine et son indexation;
— le courrier est l'un des canaux de sollicitation des usagers et nécessite la même qualité de traitement et de suivi que les autres modes de contact que sont le téléphone, internet ou encore l'accueil physique;
— pour intégrer les sollicitations effectuées par courrier dans son projet de GRC, le département a souhaité dans un premier temps s'engager dans une démarche de dématérialisation du flux entrant puis à terme, du flux sortant (objet du marché).

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2020-07-10. L'appel d'offres a été publié le 2020-06-09.

Fournisseurs

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

• Xélians Archivage

Qui ?

• Conseil départemental des Hauts-de-Seine

Qu'est-ce que c'est ?

• Services informatiques de tabulation › Services de conversion de données

Où ?

• Ile-de-France › Hauts-de-Seine

Historique des marchés publics

Date	Document
2020-06-09	Avis de marché
2020-07-03	Informations complémentaires
2020-10-16	Avis d'attribution de marché
2020-10-26	Avis d'attribution de marché

Avis de marché (2020-06-09)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services de conversion de données
Numéro de référence: 2020_368
Brève description:

— la présente consultation concerne la prestation de numérisation du courrier du département des Hauts-de-Seine et son indexation; — le courrier est l'un des canaux de sollicitation des usagers et nécessite la même qualité de traitement et de suivi que les autres modes de contact que sont le téléphone, internet ou encore l'accueil physique; — pour intégrer les sollicitations effectuées par courrier dans son projet de GRC, le département a souhaité dans un premier temps s'engager dans une démarche de dématérialisation du flux entrant puis à terme, du flux sortant (objet du marché).

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services de conversion de données 📦
Code CPV supplémentaire: Services de conversion de données 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: Hauts-de-Seine 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure ouverte
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Autorité régionale ou locale
Nom du pouvoir adjudicateur: Conseil départemental des Hauts-de-Seine
Adresse postale: 57, rue des Longues Raies
Code postal: 92000
Commune postale: Nanterre
Contact
Adresse Internet: http://www.hauts-de-seine.fr/commande-publique 🌏
Courrier électronique: fratsimbazafy@hauts-de-seine.fr 📧
Téléphone: +33 176688015 📞
URL des documents: https://marches.maximilien.fr/index.php?page=entreprise.EntrepriseAdvancedSearch&AllCons&refConsultation=366609&orgAcronyme=f4g 🌏
URL pour la participation: https://www.maximilien.fr/ 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2020-06-09 📅
Date limite de soumission: 2020-07-10 📅
Date de publication: 2020-06-10 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2020/S 111-269980
Numéro JO-S: 111

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

— la présente consultation concerne la prestation de numérisation du courrier du département des Hauts-de-Seine et son indexation;

— le courrier est l'un des canaux de sollicitation des usagers et nécessite la même qualité de traitement et de suivi que les autres modes de contact que sont le téléphone, internet ou encore l'accueil physique;

— pour intégrer les sollicitations effectuées par courrier dans son projet de GRC, le département a souhaité dans un premier temps s'engager dans une démarche de dématérialisation du flux entrant puis à terme, du flux sortant (objet du marché).

Le présent accord-cadre comporte notamment les prestations suivantes:

— le traitement des flux de courriers entrants du département (numérisation, indexation des flux numérisés et distribution) y compris les recommandés;

— le stockage provisoire des documents papiers et des documents numériques ainsi que leur suppression ou leur restitution selon les cas;

— la mise en place et le suivi de la prestation et d'un contrôle qualité;

— la prestation devra se dérouler en deux temps:

—— définition et ajustement sous forme de projet (mise en place de la prestation incluant la phase de projet — ateliers techniques, validation de la gouvernance de la prestation — et la phase de test);

— mise en service de la prestation (mise en œuvre opérationnelle de la prestation avec prise en charge du courrier chez le titulaire, traitement, distribution et gestion du flux papier), suivi et contrôle.

Durée de l'accord: 48 mois
Description des renouvellements:

— le présent marché public est conclu pour une durée d'un an à compter de sa notification;

— le marché public peut être reconduit par périodes successives d'un an pour une durée maximale de reconduction de trois ans, sans que la durée totale puisse excéder quatre ans.

Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution: Hauts-de-Seine.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:

— les renseignements concernant la situation juridique de l'entreprise tels que prévus à aux articles R. 2142-1 à R. 2142-5 du code de la commande publique:

—— une lettre de candidature et, le cas échéant, d'habilitation du mandataire par les cotraitants (ou imprimé DC1);

—— le(s) pouvoir(s) habilitant le signataire à engager le candidat individuel ou chaque membre du groupement (extrait k-bis, délégation de signature...);

—— une déclaration sur l'honneur (ou l'imprimé DC1 fourni par le département) indiquant que le candidat n'entre dans aucun des cas mentionnés aux articles L. 2141-1 à L. 2141-5 et L. 2141-7 à L. 2141-11 du code de la commande publique;

—— la copie du ou des jugements prononcés si le candidat est en redressement judiciaire.

Situation économique et financière:

— déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les prestations objet du contrat, réalisés au cours des trois derniers exercices; 1 en cas de groupement, le mandataire;

— déclaration appropriée de banques ou preuve d'une assurance pour les risques professionnels.

Capacité technique et professionnelle:

— liste des principales prestations objet du marché effectuées au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé;

— les prestations sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l'opérateur économique;

— déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat affecté sur des prestations telles que celles objet du présent marché pour chacune des trois dernières années.

Procédure
Base juridique: 32014L0024
Heure limite de réception des offres: 16:00
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
Période de validité de l'offre: 6 mois
Date d'ouverture des offres: 2020-07-13 📅
Heure d'ouverture des offres: 10:00
Lieu: Département des Hauts-de-Seine.
Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): Critère environnemental
Critère de qualité (pondération): 5
Critère de qualité (nom): Méthodologie pour la phase de reprise et de mise en place de la prestation
Critère de qualité (pondération): 10
Critère de qualité (nom): Méthodologie pour la phase de traitement du courrier entrant
Critère de qualité (pondération): 20
Critère de qualité (nom): Solutions techniques mises en œuvre
Moyens matériels
Moyens humains
Prix (pondération): 40

Pouvoir adjudicateur
Contact
Adresse du profil d'acheteur: https://www.maximilien.fr/ 🌏
URL des documents: https://marches.maximilien.fr/index.php?page=entreprise.EntrepriseAdvancedSearch&AllCons&refConsultation=366609&orgAcronyme=f4g 🌏
Nom du pouvoir adjudicateur: Département des Hauts-de-Seine
Pays: Hauts-de-Seine 🏙️
Adresse Internet: http://www.hauts-de-seine.fr/ 🌏

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal administratif de Cergy-Pontoise
Adresse postale: 2-4, boulevard de l'Hautil
Commune postale: Cergy-Pontoise
Code postal: 95027
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 130173400 📞
Courrier électronique: greffe.ta-cergy-pontoise@juradm.fr 📧
Adresse Internet: http://Cergy-pontoise.tribunal-administratif.fr/ 🌏
Organisme responsable des procédures de médiation
Nom: Médiateur des entreprises ou comité consultatif interdépartemental de Versailles
Adresse postale: 57, rue des Longues Raies
Commune postale: Nanterre
Code postal: 92000
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Identique à : Organe de révision
Source: OJS 2020/S 111-269980 (2020-06-09)

Informations complémentaires (2020-07-03)
Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

La présente consultation concerne la prestation de numérisation du courrier du département des Hauts-de-Seine et son indexation. Le courrier est l'un des canaux de sollicitation des usagers et nécessite la même qualité de traitement et de suivi que les autres modes de contact que sont le téléphone, internet ou encore l'accueil physique. Pour intégrer les sollicitations effectuées par courrier dans son projet de GRC, le département a souhaité dans un premier temps s'engager dans une démarche de dématérialisation du flux entrant puis à terme, du flux sortant (objet du marché).

Métadonnées de l'avis
Type de document: Informations complémentaires

Pouvoir adjudicateur
Identité
Nom du pouvoir adjudicateur: Conseil départemental de Hauts-de-Seine
Adresse postale: 57 rue des Longues Raies
Contact
Courrier électronique: fratsimbazafy@hauts-de-seine.fr 📧

Référence
Dates
Date d'envoi: 2020-07-03 📅
Date limite de soumission: 2020-07-22 📅
Date de publication: 2020-07-07 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2020/S 129-317387
Se réfère à l'avis: 2020/S 111-269980
Numéro JO-S: 129
Source: OJS 2020/S 129-317387 (2020-07-03)

Avis d'attribution de marché (2020-10-16)
Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

La présente consultation concerne la prestation de numérisation du courrier du département des Hauts-de-Seine et son indexation. Le courrier est l'un des canaux de sollicitation des usagers et nécessite la même qualité de traitement et de suivi que les autres modes de contact que sont le téléphone, l'internet ou encore l'accueil physique. Pour intégrer les sollicitations effectuées par courrier dans son projet de GRC, le département a souhaité dans un premier temps s'engager dans une démarche de dématérialisation du flux entrant puis, à terme, du flux sortant (objet du marché).

Valeur totale du marché: 218148.80 EUR 💰
Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Pouvoir adjudicateur
Identité
Nom du pouvoir adjudicateur: Cons. départ. des Hauts-de-Seine

Référence
Dates
Date d'envoi: 2020-10-16 📅
Date de publication: 2020-10-21 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2020/S 205-499841
Numéro JO-S: 205

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

— le traitement des flux de courriers entrants du département (numérisation, indexation des flux numérisés et distribution) y compris les recommandés,

— le stockage provisoire des documents papiers et des documents numériques ainsi que leur suppression ou leur restitution selon les cas,

— la mise en place et le suivi de la prestation et d'un contrôle qualité,

— la prestation devra se dérouler en deux temps: définition et ajustement sous forme de projet (mise en place de la prestation incluant la phase de projet — ateliers techniques, validation de la gouvernance de la prestation — et la phase de test),

Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution: Hauts-De-Seine

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2020-10-15 📅
Nom: xelians archivage
Numéro d'enregistrement national: 324 847 094 00277
Adresse postale: Zone industrielle du Val de Seine, 15 avenue Marcelin-Berthelot
Commune postale: Villeneuve-la-Garenne
Code postal: 92390
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 147929999 📞
Courrier électronique: commercial.digital@xelians.fr 📧
Pays: Hauts-de-Seine 🏙️
Adresse Internet: http://www.xelians.fr/ 🌏
Informations sur les appels d'offres
Nombre d'offres reçues: 2

Informations complémentaires
Organe de révision
Adresse postale: 2-4 boulevard de l'Hautil
Organisme responsable des procédures de médiation
57 rue des Longues Raies
Source: OJS 2020/S 205-499841 (2020-10-16)

Avis d'attribution de marché (2020-10-26)
Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

La présente consultation concerne la prestation de numérisation du courrier du Département des Hauts-de-Seine et son indexation. Le courrier est l'un des canaux de sollicitation des usagers et nécessite la même qualité de traitement et de suivi que les autres modes de contact que sont le téléphone, internet ou encore l'accueil physique. Pour intégrer les sollicitations effectuées par courrier dans son projet de GRC, le département a souhaité dans un 1

Valeur totale du marché: 218148.80 EUR 💰

Référence
Dates
Date d'envoi: 2020-10-26 📅
Date de publication: 2020-10-30 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2020/S 212-518915
Numéro JO-S: 212

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

La présente consultation concerne la prestation de numérisation du courrier du Département des Hauts-de-Seine et son indexation.

Le courrier est l'un des canaux de sollicitation des usagers et nécessite la même qualité de traitement et de suivi que les autres modes de contact que sont le téléphone, internet ou encore l'accueil physique.

Pour intégrer les sollicitations effectuées par courrier dans son projet de GRC, le département a souhaité dans un 1

Le présent accord-cadre comporte notamment les prestations suivantes: le traitement des flux de courriers entrants du département (numérisation, indexation des flux numérisés et distribution) y compris les recommandés.

Le stockage provisoire des documents papiers et des documents numériques ainsi que leur suppression ou leur restitution selon les cas.

La mise en place et le suivi de la prestation et d'un contrôle qualité. La prestation devra se dérouler en deux temps: définition et ajustement sous forme de projet (mise en place de la prestation incluant la phase de projet — ateliers techniques, validation de la gouvernance de la prestation — et la phase de test).

Mise en service de la prestation (mise en œuvre opérationnelle de la prestation avec prise en charge du courrier chez le titulaire, traitement, distribution et gestion du flux papier), suivi et contrôle.

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2020-10-16 📅
Nom: Xelians archivage
Adresse postale: 15 avenue Marcelin Berthelot
Valeur totale du marché: 218148.80 EUR 💰
Source: OJS 2020/S 212-518915 (2020-10-26)

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