Fourniture d'une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés

Electricité de France

EDF Groupe souhaite acquérir pour ses agents une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés en remplacement de l'actuelle.
Cette solution permettra de créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait), de gérer les demandes et reprises d’avance et gérer les indemnités kilométriques.
EDF ne pouvant s'engager sur un montant de marché, la valeur ci-près II.1.5) est donc de 1 EUR.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2020-03-02. L'appel d'offres a été publié le 2020-01-29.

Qui ?

• Electricité de France

Qu'est-ce que c'est ?

Où ?

• Ile-de-France › Paris

Historique des marchés publics

Date	Document
2020-01-29	Avis de marché

Avis de marché (2020-01-29)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Logiciels et systèmes d'information
Brève description:

EDF Groupe souhaite acquérir pour ses agents une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés en remplacement de l'actuelle. Cette solution permettra de créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait), de gérer les demandes et reprises d’avance et gérer les indemnités kilométriques. EDF ne pouvant s'engager sur un montant de marché, la valeur ci-près II.1.5) est donc de 1 EUR.

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Fournitures
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Logiciels et systèmes d'information 📦
Code CPV supplémentaire: Services informatiques 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: France 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure négociée
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Service d'utilité publique
Nom du pouvoir adjudicateur: Électricité de France
Adresse postale: 4 rue Floréal
Code postal: 75017
Commune postale: Paris
Contact
Adresse Internet: http://www.edf.com 🌏
Courrier électronique: olivier.cromariat@edf.fr 📧
URL des documents: https://pha.edf.com 🌏
URL pour la participation: https://pha.edf.com 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2020-01-29 📅
Date limite de soumission: 2020-03-02 📅
Date de publication: 2020-01-31 📅
Date de début: 2020-09-01 📅
Date de fin: 2028-08-31 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2020/S 022-049773
Numéro JO-S: 22
Informations complémentaires

Rappel important: Les candidats doivent manifester leur intérêt au présent avis de marché en se connectant au Portail achats (https://pha.edf.com) et en accédant à la demande d'informations RFx_082418, ainsi que, le cas échéant, les autres modalités relatives au Portail achats. Un document intitulé «Identification des membres du groupement et répartition des prestations - groupement momentané d'entreprises solidaire ou conjoint» est disponible dans l'espace collaboratif dédié aux fournisseurs du Portail achats. EDF se réserve la possibilité d'attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation. Dans le cadre de la dématérialisation de ses procédures, EDF SA informe l'ensemble des soumissionnaires que la signature électronique des marchés est privilégiée, que ceux-ci soient attribués à une seule entreprise ou à un groupement d'entreprises.

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

EDF Groupe souhaite acquérir pour ses agents une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés en remplacement de l'actuelle.

Cette solution permettra de créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait), de gérer les demandes et reprises d’avance et gérer les indemnités kilométriques.

EDF ne pouvant s'engager sur un montant de marché, la valeur ci-près II.1.5) est donc de 1 EUR.

Valeur totale estimée: 1 EUR 💰
Brève description:

La DRH Groupe EDF souhaite analyser les applications informatiques disponibles dans le domaine de la gestion des frais.

Le service doit permettre l’arrêt de l’application actuelle, et offrir la possibilité de:

— créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait),

— gérer les demandes et reprises d’avance,

— gérer les indemnités kilométriques,

— gérer les ordres de mission (déplacements professionnels qui nécessitent l’utilisation du véhicule personnel) et les déclarations de sinistres – lot optionnel,

— gérer l’archivage selon la norme ISO NF461 – lot optionnel.

Le service devra pouvoir garantir une tenue de la charge pour 120 000 utilisateurs potentiels au sein du Groupe EDF répartis dans plusieurs sociétés.

Le volume des frais est estimé entre 1 et 2 000 000 de notes de frais par an et de 500 000 à 1 500 000 d’indemnité kilométrique par an. Les éditeurs devront démontrer leur capacité à gérer la demande du Groupe EDF, au travers de références similaires.

Les processus seront totalement dématérialisés, avec une fonction de scan des justificatifs (le fait générateur et les justificatifs de dépense), ainsi qu’un stockage centralisé probant sur 3 ans plus l’année en cours (agréé par l’Urssaf et l’administration fiscale).

Les enjeux principaux du projet de gestion des frais sont:

— de disposer d'un SI fonctionnel, facile d'utilisation, bon marché et moderne,

— de proposer une expérience utilisateur innovante et facilitante à l’aide d’une saisie sur plusieurs supports (par ordinateur, tablette, smartphone…),

— de mettre en place un service qui permet de se conformer à la réglementation et de faciliter tout audit (audit externe ou audit interne),

— de permettre la récupération de la TVA sur les dépenses au réel.

L'éditeur sera également en mesure d'assurer quelques élément d'intégration si besoin, la maintenance, l'expertise et la formation au service.

La majorité de l'inégration au SI de l'entreprise sera fait par les services internes.

Valeur estimée hors TVA: 1 EUR 💰
Description des options:

La durée ferme du marché sera de 4 ans suivie de 4 périodes optionnelles de 1 an maximum.

La durée du marché mentionnée à la rubrique II.2.7) comprend l'option de durée.

L'entreprise souhaite informer les candidats dès la présente publication, qu'elle se réserve la possibilité de recourir ultérieurement au cas dérogatoire prévu à l'article 50.F de la Directive 2014/25/UE transposé à l'article 30.I.7 du décret nº 2016-360 du 25.3.2016, pour la réalisation de prestations similaires à celles qui seront confiées au titulaire du marché objet de la présente consultation pour un montant complémentaire compris entre 1 000 000 et 4 000 000 EUR.

Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution: Île-de-France.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:

Le candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur datée et signée justifiant qu'il n'entre dans aucun des cas d'interdiction de soumissionner mentionnés aux articles 45 et 48 de l'ordonnance nº 2015-899 du 23.7.2015 relative aux marchés publics. Cette déclaration est à fournir par les candidats individuels, par chacun des membres d'un groupement candidat et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés. En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée.

Capacité technique et professionnelle:

Le candidat ou chaque membre de groupement candidat devra apporter la preuve du respect des niveaux spécifiques techniques et professionnels minimaux indiqué ci-dessous dans le dossier de demande de participation répondant à cet avis joint dans le RFx_082418 dans le document excel «Grille aptitude gestion des frais.xlsx ainsi que dans le CCTP light référencé» CCTP light gestion des frais.docx. En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée.

Niveau(x) minimal/minimaux de normes:

La solution sera en SAAS.

La solution respectera la réglementation en matière de sécurité des données et est conforme RGPD.

Les données seront hébergées sur des serveurs installés dans un pays de l'UE.

La solution (incluant la documentation et le support) sera disponible en langue française principalement mais sera également disponible en langue anglaise.

La solution sera compatible avec le droit français sur la gestion des frais, des avances et des IK.

Exécution du marché
Dépôts et garanties exigés:

Une caution ou garantie bancaire pourra être exigée et sera indiquée le cas échéant dans le dossier de consultation et/ou dans les conditions particulières d'achat (projet de contrat).

Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:

Financement sur ressources propres. Paiement à 60 jours à compter de la date d'émission de facture et versement d'acomptes correspondants aux prestations réalisées.

Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:

En cas de groupement d'entreprises attributaire du marché, EDF accepte que chacun des autres membres du groupement ne soit engagé que pour les prestations qui lui seront attribuées (groupement «conjoint»).EDF accepte également que chacun des membres du groupement soit engagé pour la totalité du marché (groupement «solidaire»). Une entreprise peut être candidate en son nom et participer à plusieurs candidatures sous la forme de différents groupements momentanés d'entreprises.

Procédure
Base juridique: 32014L0025
Nombre minimum de candidats: 2
Justification de l’accord-cadre: Sans objet
Justification d'une durée d'accord-cadre supérieure à quatre ans: Sans objet
Heure limite de réception des offres: 10:00
Date d'envoi des invitations: 2020-03-16 📅
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
Période de validité de l'offre: 2020-12-31 📅
Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): Offre technique
Critère de qualité (pondération): 40
Prix (pondération): 60

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: M. Cromariat
Adresse Internet: www.edf.com 🌏
Adresse du profil d'acheteur: https://pha.edf.com 🌏
URL des documents: https://pha.edf.com 🌏

Référence
Informations complémentaires
Calendrier prévisionnel de publication des prochains avis: 2

Rappel important:

Les candidats doivent manifester leur intérêt au présent avis de marché en se connectant au Portail achats (https://pha.edf.com) et en accédant à la demande d'informations RFx_082418, ainsi que, le cas échéant, les autres modalités

relatives au Portail achats.

Un document intitulé «Identification des membres du groupement et répartition des prestations - groupement momentané d'entreprises solidaire ou conjoint» est disponible dans l'espace collaboratif dédié aux fournisseurs du Portail achats.

EDF se réserve la possibilité d'attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation. Dans le cadre de la dématérialisation de ses procédures, EDF SA informe l'ensemble des soumissionnaires que la signature électronique des marchés est privilégiée, que ceux-ci soient attribués à une seule entreprise ou à un groupement d'entreprises.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal judiciaire
Adresse postale: parvis du Tribunal de Paris
Commune postale: Paris Cedex 17
Code postal: 75859
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 144325151 📞
Adresse Internet: www.tribunal-de-paris.justice.fr 🌏
Organisme responsable des procédures de médiation
Nom: Médiateur du groupe EDF ou le Centre de médiation et d'arbitrage de Paris (CMAP)
Commune postale: Paris
Source: OJS 2020/S 022-049773 (2020-01-29)

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