Réalisation et maintenance de l'application Notes de Frais en mode SaaS

RATP

La RATP dispose pour la gestion des notes de frais de l'application TOSCA. Cette application permet la validation des notes de frais et leur enregistrement dans le système comptable de la RATP.
Cette application devant être remplacée dans le courant du 1er semestre 2019, le présent avis concerne les modalités de fourniture et mise en œuvre d'une solution en mode SaaS (Software as a Service) permettant la gestion des notes de frais et destinée à remplacer l'application actuelle à iso-périmètre.
Les principales prestations attendues dans le cadre du marché sont la mise en œuvre de la solution, l'accès au service applicatif, la maintenance, des prestations associées et la réversibilité.
Les enjeux du projet sont notamment les suivants:
— Normalisation des pratiques dans les départements,
— Renforcement de la traçabilité des flux,
— Amélioration du reporting,
— Amélioration du temps de traitement des notes pour les salariés,
— Réduction du coût de traitement à la note.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2018-01-15. L'appel d'offres a été publié le 2017-12-14.

Fournisseurs

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

Qui ? Qu'est-ce que c'est ? Où ?
Historique des marchés publics
Date Document
2017-12-14 Avis de marché
2018-10-19 Avis d'attribution de marché
Avis de marché (2017-12-14)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services informatiques
Numéro de référence: DHA_2017SIT12081
Brève description:
La RATP dispose pour la gestion des notes de frais de l'application TOSCA. Cette application permet la validation des notes de frais et leur enregistrement dans le système comptable de la RATP. Cette application devant être remplacée dans le courant du 1er semestre 2019, le présent avis concerne les modalités de fourniture et mise en œuvre d'une solution en mode SaaS (Software as a Service) permettant la gestion des notes de frais et destinée à remplacer l'application actuelle à iso-périmètre. Les principales prestations attendues dans le cadre du marché sont la mise en œuvre de la solution, l'accès au service applicatif, la maintenance, des prestations associées et la réversibilité. Les enjeux du projet sont notamment les suivants: — Normalisation des pratiques dans les départements, — Renforcement de la traçabilité des flux, — Amélioration du reporting, — Amélioration du temps de traitement des notes pour les salariés, — Réduction du coût de traitement à la note.
Afficher plus
Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services informatiques 📦
Code CPV supplémentaire: Services de gestion d'installations pour le développement de systèmes informatiques 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: Ile-de-France 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure négociée
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Service d'utilité publique
Nom du pouvoir adjudicateur: Ratp
Adresse postale: Lac B916 — 54 quai de la Rapée
Code postal: 75599
Commune postale: Paris Cedex 12
Contact
Adresse Internet: http://www.ratp.fr 🌏
Courrier électronique: catherine.fraize@ratp.fr 📧
Téléphone: +33 158786106 📞
Fax: +33 158786213 📠
URL des documents: https://ratp.bravosolution.com/web/login.html 🌏
URL pour la participation: https://ratp.bravosolution.com/web/login.html 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2017-12-14 📅
Date limite de soumission: 2018-01-15 📅
Date de publication: 2017-12-19 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2017/S 243-507827
Numéro JO-S: 243
Informations complémentaires
Code CTA: D29 - Progiciels / Autres progiciels. La valeur estimée du montant maximum du marché est inférieure à 2 600 000 EUR.

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:
La RATP dispose pour la gestion des notes de frais de l'application TOSCA. Cette application permet la validation des notes de frais et leur enregistrement dans le système comptable de la RATP.
Cette application devant être remplacée dans le courant du 1er semestre 2019, le présent avis concerne les modalités de fourniture et mise en œuvre d'une solution en mode SaaS (Software as a Service) permettant la gestion des notes de frais et destinée à remplacer l'application actuelle à iso-périmètre.
Afficher plus
Les principales prestations attendues dans le cadre du marché sont la mise en œuvre de la solution, l'accès au service applicatif, la maintenance, des prestations associées et la réversibilité.
Les enjeux du projet sont notamment les suivants:
— Normalisation des pratiques dans les départements,
— Renforcement de la traçabilité des flux,
— Amélioration du reporting,
— Amélioration du temps de traitement des notes pour les salariés,
— Réduction du coût de traitement à la note.
Le présent avis concerne un marché de type Accord-cadre à commandes avec montant minimum et montant maximum.
Les prestations attendues dans le cadre du marché sont les suivantes:
— Prestations du Montant minimum:
—— la mise en œuvre de la solution intégrée.
—— l'accès au service applicatif sur 12 mois.
— Prestations du Montant maximum:
—— les prestations du Montant minimum.
—— l'accès au service applicatif pour une durée complémentaire de 84 mois maximum.
—— des prestations associées pour un volume estimé à 1600 jours maximum.—— la réversibilité.
A titre indicatif concernant la future application:
— le nombre d'utilisateurs de la future application est estimé à environ 5000, constitués en majorité d'utilisateurs ponctuels dont plus de 60 % émettent moins de 2 notes par an,
— le nombre de notes de frais devant être traitées est estimé à environ 20 000 par an,
— les principales fonctionnalités attendues sont les suivantes:
—— Authentification utilisant la plateforme d’authentification de la RATP,
—— Saisie des notes de frais par les utilisateurs avec justificatif associé,
—— Possibilité de délégation de la saisie à un groupe de saisisseur,
—— Possibilité de délégation de la validation à un groupe de valideur,
—— Workflow d’approbation des notes de frais,
—— Possiblitlié pour chaque salarié doit pouvoir suivre l’état de traitement de ses note de frais,
—— Traitement des notes de frais jusqu’à la génération du fichier de règlement bancaire au format SEPA et du fichier des écritures comptables à destination de l’ERP Oracle Applications R12 (module GL),
—— Fonctionnalités de reporting poussé permettant l’analyse des notes de frais (par typologie de dépense, par montant, départements, sur projets vs sur fonctionnement courant...).
—— Fonctions d’administration des référentiels (clé comptable, délégation...) et des workflows d’approbation,
Valeur estimée hors TVA: 2 600 000 EUR 💰
Durée de l'accord: 96 mois
Description des renouvellements:
La durée de l'accord cadre est de 60 mois renouvelable 3 fois par tacite reconduction et par périodes de 12 mois. La décision de non reconduction se fera avec un préavis de 1 mois.
Description des options:
Des avenants et marchés complémentaires pourront être conclus sans mise en concurrence conformément aux règles et principes juridiques en vigueur.
La RATP se réserve la possibilité de confier au titulaire du marché des marchés ou accord-cadre ayant pour objet la réalisation de prestations similaires qui lui sont confiées au titre du présent contrat, par application de l’article 30-I-7
Informations complémentaires:
Code CTA: D29 - Progiciels / Autres progiciels.
La valeur estimée du montant maximum du marché est inférieure à 2 600 000 EUR.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:
Les entreprises candidates devront fournir les éléments contenus dans l'imprimé DC1 (lettre de candidature et habilitation du mandataire par ses co-traitants) et DC2 (déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement) (ou éléments équivalents pour les candidats non établis en France).
Afficher plus
Ces éléments pourront être fournis sur papier libre ou sur les imprimés disponibles sur le site du Ministère des Finances à l’adresse suivante :
Dans le cas d'une réponse du candidat en groupement d'entreprises, chaque co-traitant devra fournir un formulaire DC2 (ou éléments équivalents); le formulaire DC1 sera commun à tous les co-traitants.
Ces documents, certificats ou attestations sont produits en langue française.
Situation économique et financière:
Les entreprises candidates devront fournir les éléments contenus dans le formulaire DC2 (ou éléments équivalents pour les candidats non établis en France).
Les candidats qui ne sont pas en mesure de présenter les références demandées peuvent justifier de leur capacité financière par tout autre moyen.
Les candidats fourniront en outre : les bilans ou extraits de bilans des trois dernières années, ou les déclarations appropriées de banque.
Dans le cas où le candidat demande la prise en compte des capacités d’autres entreprises notamment en cas de sous-traitance ou de recours aux capacités de la maison mère, il devra justifier de ces capacités et du fait qu’il en disposera bien pendant toute l’exécution du marché par la production soit d’un contrat soit d’un engagement écrit.
Afficher plus
Niveau(x) minimal/minimaux de normes:
Le dernier CA annuel du candidat doit représenter au moins 2 fois le montant total annuel du marché estimé par la RATP.
Capacité technique et professionnelle:
Conformément à l’article 51 de l’Ordonnance 2015-899 du 23.7.2015, les capacités techniques et professionnelles demandées doivent être nécessaires à l’exécution du marché public décrit aux articles II.1.4 et II.2.4. Ces conditions de participation sont liées et proportionnées à l’objet du marché public ou à ses conditions d’exécution.
Afficher plus
Les entreprises candidates devront fournir les éléments contenus dans l’imprimé DC2 (ou éléments équivalents pour les candidats non établis en France) ainsi que les documents ci-dessous :
— Une liste des principales livraisons effectuées ou des principaux services fournis au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Les livraisons et les prestations de services sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l’opérateur économique. Le cas échéant, les éléments de preuve relatifs à des produits ou services pertinents fournis il y a plus de 3 ans seront pris en compte,
Afficher plus
— Des certificats de qualification professionnelle (ISO27001) établis par des organismes indépendants. Dans ce cas, l’acheteur accepte tout moyen de preuve équivalent ainsi que les certificats équivalents d’organismes établis dans d’autres Etats membres.
Afficher plus
Dans le cas où le candidat demande la prise en compte des capacités d’autres entreprises, il devra justifier de leurs capacités et du fait qu’il en disposera bien pendant toute l’exécution du marché par la production soit d’un contrat soit d’un engagement écrit.
Afficher plus
Si le candidat veut se prévaloir de la capacité technique/professionnelle d’un sous-traitant, il doit fournir ces éléments qui sont nécessaires à l’appréciation de la capacité au stade de la candidature. Il ne peut pas se contenter d'éléments déclaratifs.
Afficher plus
Exécution du marché
Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:
Modalités essentielles de financement: ressources propres.
Modalités de paiement :
— forme du prix : prix révisable.
— paiement à 60 jours à compter de la réception de la demande de paiement.
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:
Les candidats ont la faculté de se présenter en groupement.
Ils devront alors en préciser la forme (conjoint, conjoint avec mandataire solidaire ou solidaire) et désigner le mandataire.
Un même opérateur économique ne peut pas être mandataire de plus d’un groupement.
L’attention des candidats est attirée sur le fait que sauf défaillance de l’un des membres du groupement dûment justifiée auprès de la RATP, la composition de celui-ci, définie au moment de la candidature, ne pourra pas être modifiée.
En outre, les candidats sont informés que l’acheteur se réserve la possibilité d’exiger la transformation du groupement en groupement conjoint avec mandataire solidaire s’il considère que cela est préférable pour la bonne exécution du marché.

Procédure
Heure limite de réception des offres: 12:00
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️

Pouvoir adjudicateur
Identité
Numéro d'enregistrement national: 77566343801906
Contact
Point de contact: Catherine Fraize
Adresse Internet: www.ratp.fr 🌏
Adresse du profil d'acheteur: https://ratp.bravosolution.com/web/login.html 🌏
URL des documents: https://ratp.bravosolution.com/web/login.html 🌏

Référence
Informations complémentaires
— Conditions de remise des candidatures :
En cas de difficulté technique/question, appeler la hotline au 0811 90 64 38 ou depuis l'étranger au +33 146095672 ou via ratp@bravosolution.fr
Le candidat se référera aux pré-requis techniques disponibles sur la plateforme.
Il sélectionne la consultation nº DHA_2017SIT12081 puis candidate en ligne, et clique sur le bouton «Publier réponse». L’inscription est gratuite et nécessaire pour répondre et être informé en cas de modification de la consultation. Ce dépôt donne lieu à un AR mentionnant date et heure de réception sur la plateforme. La candidature qui ne serait pas complètement chargée et publiée en ligne avant la date et heure limites, sera rejetée. Le candidat peut ne pas fournir l'ensemble des documents et renseignements demandés, hormis le DC1 (ou équivalent), qui sera remis sur la plateforme, à la condition que ceux-ci soient disponibles au moins un mois, accessibles directement et gratuitement par l'acheteur par le biais:
Afficher plus
— d’un système électronique de mise à disposition d’informations administré par un organisme officiel,
— ou d’un espace de stockage numérique, sous réserve de la garantie de confidentialité dudit espace.
Le cas échéant, le candidat précisera dans son dossier toutes les informations nécessaires à la consultation de son dossier: si les documents ont déjà été transmis dans une précédente consultation, les éléments doivent demeurer valables. Le candidat indiquera la référence de la consultation pour laquelle les documents ont déjà été transmis.
Afficher plus
Pour les candidatures retenues, le lien permettant de télécharger le DCE sera précisé dans le mail d’invitation à présenter une offre.
— Infromations importantes:
En cas de dépôts successifs, seule sera retenue la dernière réponse déposée avant la date et heure limites de réception des candidatures/offres.
Le candidat peut adresser, dans les délais impartis, une Copie de Sauvegarde (C.S) de sa candidature/offre sur support physique électronique ou sur support papier,
Par lettre recommandée avec AR avec obligatoirement la mention Copie de sauvegarde à l’adresse suivante [RATP — SIT — HAM — Noisy-Le-Grand — Central 4 — 1 avenue Montaigne — Bureau M8092 — 93192 Noisy-Le-Grand Cedex] ou remise à la RATP contre récépissé, les jours ouvrés, du lundi au vendredi de 9:00 à 17:00 à la même adresse.
Afficher plus
Les réponses dématérialisées dans lesquelles un virus serait détecté ne feront pas l’objet d’une tentative de restauration. Elles seront réputées n’avoir jamais été reçues et le candidat en sera informé: les C.S seront alors examinées.
En cas de remise hors délai des C.S, celles-ci seront réputées n’avoir jamais été reçues et le candidat en sera informé, les C.S seront rejetées et retournées au candidat sans avoir été examinées.
Dans le cas où la C.S comporterait un ou des support(s) électronique(s) dans le(s)quel(s) un virus serait détecté, la candidature/offre du candidat sera définitivement rejetée.
Les candidatures / offres par télécopie ou par courriel ne sont pas admises. Les documents transmis au format .exe ne sont pas acceptés.
L’attribution du marché entraînera obligatoirement la rematérialisation de l’ensemble des pièces et leur signature manuscrite.
La candidature et l’offre devront être remises en français.
La fourniture du DCE sera soumise à la signature préalable d’un engagement de confidentialité. Le délai dans lequel ce document devra être signé sans modifications ni réserves sera indiqué dans le message accompagnant l’envoi de cet engagement. Faute de transmission, la candidature sera rejetée.
Afficher plus

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal administratif de Paris
Adresse postale: 7 rue de Jouy
Commune postale: Paris Cedex 04
Code postal: 75181
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 144594400 📞
Courrier électronique: greffe.ta-paris@juradm.fr 📧
Fax: +33 144594646 📠
Adresse Internet: http://paris.tribunal-administratif.fr 🌏
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: RATP Département juridique — Unité projets et contrats
Adresse postale: 54 quai de la Rapée
Commune postale: Paris Cedex 12
Code postal: 75599
Téléphone: +33 158772001 📞
Courrier électronique: info.recours@ratp.fr 📧
Fax: +33 158772123 📠
Source: OJS 2017/S 243-507827 (2017-12-14)
Avis d'attribution de marché (2018-10-19)
Objet
Champ d'application du marché
Brève description:
La RATP dispose pour la gestion des notes de frais de l'application Tosca. Cette application permet la validation des notes de frais et leur enregistrement dans le système comptable de la RATP. Cette application devant être remplacée dans le courant du 1 Les principales prestations attendues dans le cadre du marché sont la mise en œuvre de la solution, l'accès au service applicatif, la maintenance, des prestations associées et la réversibilité. Les enjeux du projet sont notamment les suivants: — normalisation des pratiques dans les départements, — renforcement de la traçabilité des flux, — amélioration du reporting, — amélioration du temps de traitement des notes pour les salariés, — réduction du coût de traitement à la note.
Afficher plus
Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Pouvoir adjudicateur
Identité
Adresse postale: LAC B916 — 54 quai de la Rapée

Référence
Dates
Date d'envoi: 2018-10-19 📅
Date de publication: 2018-10-23 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2018/S 204-466671
Se réfère à l'avis: 2017/S 243-507827
Numéro JO-S: 204
Informations complémentaires
Code CTA: D29 — progiciels / autres progiciels

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:
La RATP dispose pour la gestion des notes de frais de l'application Tosca. Cette application permet la validation des notes de frais et leur enregistrement dans le système comptable de la RATP.
Cette application devant être remplacée dans le courant du 1
— normalisation des pratiques dans les départements,
— renforcement de la traçabilité des flux,
— amélioration du reporting,
— amélioration du temps de traitement des notes pour les salariés,
— réduction du coût de traitement à la note.
Le présent avis concerne un marché de type.
Accord-cadre à commandes avec montant minimum et montant maximum.
— prestations du montant minimum:
—— la mise en œuvre de la solution intégrée,
—— l'accès au service applicatif sur 12 mois,
— prestations du montant maximum:
—— les prestations du montant minimum,
—— l'accès au service applicatif pour une durée complémentaire de 84 mois maximum,
—— des prestations associées pour un volume estimé à 1 600 jours maximum.
*** la réversibilité
À titre indicatif concernant la future application:
—— authentification utilisant la plateforme d’authentification de la RATP,
—— saisie des notes de frais par les utilisateurs avec justificatif associé,
—— possibilité de délégation de la saisie à un groupe de saisisseur,
—— possibilité de délégation de la validation à un groupe de valideur,
—— workflow d’approbation des notes de frais,
—— possibilité pour chaque salarié de suivre l’état de traitement de ses note de frais,
—— traitement des notes de frais jusqu'à la génération du fichier de règlement bancaire au format SEPA et du fichier des écritures comptables à destination de l’ERP Oracle applications R12 (module GL),
—— fonctionnalités de reporting poussé permettant l’analyse des notes de frais (par typologie de dépense, par montant, départements, sur projets vs sur fonctionnement courant…),
—— fonctions d’administration des référentiels (clé comptable, délégation…) et des workflows d’approbation.
Informations complémentaires: Code CTA: D29 — progiciels / autres progiciels

Procédure
Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): Étendue de la couverture fonctionnelle par rapport aux besoins exprimés dans le CSFT, sur la base de
Critère de qualité (pondération): 25 %
Critère de qualité (nom): Étendue de la couverture technique par rapport aux besoins exprimés dans le CSFT, sur la base de la
Critère de qualité (pondération): 10 %
Critère de qualité (nom): Méthodologie et ressources du projet, organisation de la maintenance, qualité de service et sécurité
Critère de qualité (pondération): 15 %
Critère de coût (nom): Le coût sur la base du montant maximum du marché
Critère de coût (pondération): 50 %

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2018-10-10 📅
Nom: DIMO Software
Commune postale: Limonest
Pays: France 🇫🇷
Rhône 🏙️
Informations sur les appels d'offres
Nombre d'offres reçues: 2

Informations complémentaires
Organe de révision
Commune postale: Paris Cedex 4
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: RATP Département juridique — unité projets et contrats
Source: OJS 2018/S 204-466671 (2018-10-19)
Nouveaux marchés dans des catégories connexes 🆕
Recherches connexes 🔍
Région:
France Ile-de-France Ile-de-France Paris
Produits/services:
Services de technologies de... Services informatiques Services de gestion relatifs à l'informatique Services de gestion des installations... Services de gestion d'installations... Services de gestion d'installations...