Refonte du SI Travel Management et Risk Management

EDF SA

Refonte du SI Travel Management et Risk Management: Les prestations se décomposent en 3 lots distincts mais doivent tous s'interfacer:
Lot 1: Un lot déplacement des salariés avec 3 sous-lots:
1. Un sous-lot mise en place du service Travel qui comprend: l'architecture, l'expertise, le paramétrage, la configuration, les tests, la reprise des données, l'interconnexion et interfaces (notamment avec l'outil groupe de gestion des notes de frais), le pilote, la mise en production, la formation.
2. Un sous-lot gestion opérationnelle du Service qui comprend: la maintenance évolutive (réglementaire et versions fournisseur), la maintenance corrective, l'administration du service, la conduite applicative (flux), le PRA, hébergement et exploitation.
3. Un sous-lot réversibilité et conduite du changement.Ce lot comprend les déplacements via et hors agence de voyage, l'interface avec l'outil de gestion des notes de frais, les reporting TCO, les worfkflow de déplacement des voyageurs. Les prestations attendues dans ce lot sont principalement: — piloter la politique voyages du groupe — reportings TCO — instrumenter le processus de déclaration des déplacements — réserver et commander un voyage avec paiement via AGV ou hors AGV — gérer les frais individuels (2019) — interfaçage avec l'outil notes de frais existant — interfaçage avec le système de comptabilité gestion PGI pour la comptabilisation des factures. Traitement des factures AGV et hors AGV — gérer les réclamations.
Lot 2: Un lot sécurité des déplacements des salariés à l'étranger devant s'intégrer dans le processus global du déplacement des salariés.
1. Un sous lot fermes mise en place du service Risk management qui comprend: l'architecture, l'expertise, le paramétrage, la configuration, les tests, la reprise des données, l'interconnexion avec le module de Travel management et interfaces (profiles issus du Travel), le pilote, la mise en production, la formation.
2. Un sous-lot gestion opérationnelle du service qui comprend: la maintenance évolutive (réglementaire et versions fournisseur), la maintenance corrective, l'administration du service, la conduite applicative (flux), hébergement et exploitation. Nota: ce sous-lot est à mutualiser en grande partie avec le sous-lot du lot Travel.
3. Un sous-lot ferme réversibilité et conduite du changement. Nota: ce sous-lot est à mutualiser en grande partie avec le sous-lot du lot Travel. Les prestations attendues dans ce lot 2 sont principalement: — localiser les voyageurs à l'étranger — informer, — alerter, — communiquer notamment en cas de crise — donner accès aux informations aux assureurs — établir des reporting.
Lot 3: Un lot optionnel de gestion des notes de frais.
1. un sous lot mise en place du service de gestion des notes de frais: l'architecture, l'expertise, le paramétrage, la configuration, les tests, la reprise des données, et interfaces (profiles issus du Travel et suppression de l'interface avec l'outil de gestion des notes de frais de l'entreprise mise en place au lot 1), le pilote, la mise en production, la formation.
2. Un sous-lot gestion opérationnelle du service qui comprend: la maintenance évolutive (réglementaire et versions fournisseur), la maintenance corrective, l'administration du service, la conduite applicative (flux), hébergement et exploitation. Nota: ce sous-lot est à mutualiser en grande partie avec le sous-lot du lot Travel.
3. Un sous-lot ferme réversibilité et conduite du changement. Nota: ce sous-lot est à mutualiser en grande partie avec le sous-lot du lot Travel. Les prestations attendues dans ce lot 3 sont principalement: — rattachement des frais aux ordre de voyage TCO — saisie des frais, des indemnités kilométriques — saisie des codes articles — imputation des frais — conservation des justificatifs — reprise d'avance de frais- Validation des frais — comptabilisation, modification des frais — interface avec SI gestion de la paie et tous les SI RH — récupération de la TVALes candidats peuvent répondre aux 3 lots (seuls ou en groupements d'entreprises voir les conditions en III.1.3) ou bien répondre aux seuls lots 1 et 3, ou encore au lot 2 uniquement.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2016-03-14. L'appel d'offres a été publié le 2016-02-18.

Fournisseurs

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

Qui ? Qu'est-ce que c'est ? OĂą ?
Historique des marchés publics
Date Document
2016-02-18 Avis de marché
2017-03-30 Avis d'attribution de marché
Avis de marché (2016-02-18)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services de technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui
Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services de technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui 📦

Procédure
Type de procédure: Procédure négociée
Type de soumission: Soumission pour un ou plusieurs lots
Critères d'attribution
Offre la plus Ă©conomique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Service d'utilité publique
Nom du pouvoir adjudicateur: Edf sa
Adresse postale: tour EDF — 20 place de la Défense
Code postal: 92050
Commune postale: Paris La DĂ©fense
Contact
Adresse Internet: http://www.edf.fr 🌏
Courrier électronique: francine.potet@edf.fr 📧
Téléphone: +33 156653218 📞

Référence
Dates
Date d'envoi: 2016-02-18 đź“…
Date limite de soumission: 2016-03-14 đź“…
Date de publication: 2016-02-23 đź“…
Identifiants
Numéro d'avis: 2016/S 037-060944
Numéro JO-S: 37
Informations complémentaires
Le présent avis de marché est composé des 3 lots (dont 2 sont liés) cités au paragraphe II.1.5. Les candidats sont invités à présenter leur réponse et les documents demandés en III.2) sur la plateforme électronique portail achat d'EDF www.pha.edf.com sur laquelle les candidats doivent être préalablement enregistrés. Pour tout renseignement concernant le portail achats, veuillez contacter le support Helpdesk d'Ivalua que vous pouvez joindre par téléphone au (+33) 1 84 77 00 26 (un seul numéro pour la France et l'international) du lundi au vendredi de 8:00 à 18:00 CET (heure française) ou par courrier électronique à :support-edf@ivalua.com Pour accéder au RFI 020575: — se connecter sur https://pha.edf.com — sur la page d'accueil du site, cliquer sur mes RFX et sélectionner le RFI concerné. — lire et accepter l'accord de confidentialité afin d'avoir accès en visualisation au RFX. — sur l'onglet accuser réception cocher « je souhaite répondre» ou «je ne souhaite pas répondre». — l'onglet «répondre» vous permettra d'apporter vos réponses à ce RFI. Les candidats pourront poser leurs questions éventuelles sur la messagerie du portail achats pendant le délai de publication de l'avis de marché (ou RFI).
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Objet
Champ d'application du marché
Catégorie de service: 7
Brève description:
Refonte du SI Travel Management et Risk Management: Les prestations se décomposent en 3 lots distincts mais doivent tous s'interfacer:
Lot 1: Un lot déplacement des salariés avec 3 sous-lots:
1. Un sous-lot mise en place du service Travel qui comprend: l'architecture, l'expertise, le paramétrage, la configuration, les tests, la reprise des données, l'interconnexion et interfaces (notamment avec l'outil groupe de gestion des notes de frais), le pilote, la mise en production, la formation.
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2. Un sous-lot gestion opérationnelle du Service qui comprend: la maintenance évolutive (réglementaire et versions fournisseur), la maintenance corrective, l'administration du service, la conduite applicative (flux), le PRA, hébergement et exploitation.
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3. Un sous-lot réversibilité et conduite du changement.Ce lot comprend les déplacements via et hors agence de voyage, l'interface avec l'outil de gestion des notes de frais, les reporting TCO, les worfkflow de déplacement des voyageurs. Les prestations attendues dans ce lot sont principalement: — piloter la politique voyages du groupe — reportings TCO — instrumenter le processus de déclaration des déplacements — réserver et commander un voyage avec paiement via AGV ou hors AGV — gérer les frais individuels (2019) — interfaçage avec l'outil notes de frais existant — interfaçage avec le système de comptabilité gestion PGI pour la comptabilisation des factures. Traitement des factures AGV et hors AGV — gérer les réclamations.
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Lot 2: Un lot sécurité des déplacements des salariés à l'étranger devant s'intégrer dans le processus global du déplacement des salariés.
1. Un sous lot fermes mise en place du service Risk management qui comprend: l'architecture, l'expertise, le paramétrage, la configuration, les tests, la reprise des données, l'interconnexion avec le module de Travel management et interfaces (profiles issus du Travel), le pilote, la mise en production, la formation.
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2. Un sous-lot gestion opérationnelle du service qui comprend: la maintenance évolutive (réglementaire et versions fournisseur), la maintenance corrective, l'administration du service, la conduite applicative (flux), hébergement et exploitation. Nota: ce sous-lot est à mutualiser en grande partie avec le sous-lot du lot Travel.
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3. Un sous-lot ferme réversibilité et conduite du changement. Nota: ce sous-lot est à mutualiser en grande partie avec le sous-lot du lot Travel. Les prestations attendues dans ce lot 2 sont principalement: — localiser les voyageurs à l'étranger — informer, — alerter, — communiquer notamment en cas de crise — donner accès aux informations aux assureurs — établir des reporting.
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Lot 3: Un lot optionnel de gestion des notes de frais.
1. un sous lot mise en place du service de gestion des notes de frais: l'architecture, l'expertise, le paramétrage, la configuration, les tests, la reprise des données, et interfaces (profiles issus du Travel et suppression de l'interface avec l'outil de gestion des notes de frais de l'entreprise mise en place au lot 1), le pilote, la mise en production, la formation.
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3. Un sous-lot ferme réversibilité et conduite du changement. Nota: ce sous-lot est à mutualiser en grande partie avec le sous-lot du lot Travel. Les prestations attendues dans ce lot 3 sont principalement: — rattachement des frais aux ordre de voyage TCO — saisie des frais, des indemnités kilométriques — saisie des codes articles — imputation des frais — conservation des justificatifs — reprise d'avance de frais- Validation des frais — comptabilisation, modification des frais — interface avec SI gestion de la paie et tous les SI RH — récupération de la TVALes candidats peuvent répondre aux 3 lots (seuls ou en groupements d'entreprises voir les conditions en III.1.3) ou bien répondre aux seuls lots 1 et 3, ou encore au lot 2 uniquement.
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Numéro du lot: 1
Intitulé du lot: Lots 1 et 3: Travel Management et notes de frais
Brève description:
Lot 1: Un lot déplacement des salariés avec 3 sous-lots fermes ou optionnels:
3. Un sous-lot réversibilité et conduite du changement.
Ce lot comprend les déplacements via et hors agence de voyage, l'interface avec l'outil de gestion des notes de frais, les reporting TCO, les worfkflow de déplacement des voyageurs.
Les prestations attendues dans ce lot sont principalement:
— Piloter la politique voyages du groupe — reportings.
— Instrumenter le processus de déclaration des déplacements.
— Réserver et commander un voyage avec paiement AGV ou hors AGV.
— Gérer les frais individuels (2019) — interfaçage avec outil notes de frais existant.
— Interfaçage avec le système de comptabilité gestion PGI pour la comptabilisation des factures.
— Traitement des factures AGV et hors AGV.
— Gérer les réclamations.
1. un sous lot mise en place du service de gestion des notes de frais: l'architecture, l'expertise, le paramétrage, la configuration, les tests, la reprise des données, et interfaces (profiles issus du Travel et suppression de l'interface avec le système de gestion des notes de frais de l'entreprise mise en place au lot 1), le pilote, la mise en production, la formation.
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2. Un sous-lot gestion opérationnelle du Service qui comprend: la maintenance évolutive (réglementaire et versions fournisseur), la maintenance corrective, l'administration du service, la conduite applicative (flux), hébergement et exploitation. Nota: Ce sous-lot est à mutualiser en grande partie avec le sous-lot du lot Travel.
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3. Un sous-lot ferme réversibilité et conduite du changement. Nota: ce sous-lot est à mutualiser en grande partie avec le sous-lot du lot Travel.
Les prestations attendues dans ce lot 3 sont principalement:
— Rattachement des frais aux ordre de voyage TCO.
— Saisie des frais, des indemnités kilométriques.
— Saisie des codes articles.
— Imputation des frais.
— Conservation des justificatifs.
— Reprise d'avance de frais.
— Validation des frais.
— Comptabilisation, modification des frais.
— Interface avec SI gestion de la paie et tous les SI RH.
— Récupération de la TVA.
Numéro du lot: 2
Intitulé du lot: Lot 2: Risk Management
Brève description:
2. Un sous-lot gestion opérationnelle du Service qui comprend: la maintenance évolutive (réglementaire et versions fournisseur), la maintenance corrective, l'administration du service, la conduite applicative (flux), hébergement et exploitation. Nota: ce sous-lot est à mutualiser en grande partie avec le sous-lot du lot Travel.
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3. Un sous-lot ferme réversibilité et conduite du changement. Nota: Ce sous-lot est à mutualiser en grande partie avec le sous-lot du lot Travel.
Les prestations attendues dans ce lot 2 sont principalement:
— Localiser les voyageurs à l'étranger,
— Informer,
— Alerter,
— Communiquer notamment en cas de crise,
— Donner accès aux informations aux assureurs,
— Établir des reporting.
Les variantes sont acceptées ✅
Description des options:
La durée du marché est ferme pendant 3 ans et suivie de 3 périodes de 1 an optionnelles.
Numéro de référence: Tender 171243
Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution:
Le périmètre du marché est celui du Groupe EDF à savoir EDF SA et l'ensemble de ses filiales françaises et internationales, qui pourront, après vérification, bénéficier si elles le souhaitent et à leur première demande des conditions commerciales des marchés passés par EDF.
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Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:
Renseignements et formalités nécessaires pour évaluer si ces exigences sont remplies:
Les réponses aux renseignements suivants sont à apporter sur https://pha.edf.com — RFI 020575
Ne peuvent soumissionner:
1) Les candidats qui ont fait l'objet, depuis moins de 5 ans, d'une condamnation définitive pour l'une des infractions prévues aux articles 222-38, 222-40, 226-13, 313-1 à 313-3, 314-1 à 314-3, 324-1 à 324-6,413-9 à 413-12, 421-1 à 421-2-3, au deuxième alinéa de l'article 421-5, à l'article 433-1, au second alinéa de l'article 433-2, au huitième alinéa de l'article 434-9, au second alinéa de l'article 434-9-1, aux articles 435-3,435-4,435-9, 435-10,441-1 à 441-7,441-9, 445-1 et 450-1 du code pénal, à l'article 1741 du code général des impôts et aux articles L. 339-2 à L. 2339-4, L. 2339-11-1 à L. 2339-11-3 du code de la défense et L. 317-8 du code de la sécurité intérieure,
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2) Les candidats qui ont fait l'objet, depuis moins de 5 ans, d'une condamnation inscrite au bulletin n° 2 du casier judiciaire pour les infractions mentionnées aux articles L. 8221-1, L. 8221-3, L.8221-5,L.8231-1,L.8241-1, L. 8251-1 et L. 8251-2 du code du travail,
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3) Les candidats soumis à la procédure de liquidation judiciaire prévue à l'article L. 640-1 du code de commerce, les personnes physiques dont la faillite personnelle a été prononcée en application des articles L.653-1 à L. 653-8 du même code ainsi que les personnes faisant l'objet d'une procédure équivalente régie par un droit étranger. Les candidats admis à la procédure de redressement judiciaire instituée par l'article FR Formulaire standard 05 — Avis de marché — secteurs spéciaux 7 / 20 L.631-1 du code de commerce ou à une procédure équivalente régie par un droit étranger doivent justifier qu'elles ont été habilitées à poursuivre leurs activités pendant la durée prévisible d'exécution du marché,
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4) Les candidats qui, au 31 décembre de l'année précédant celle au cours de laquelle a lieu le lancement de la consultation, n'ont pas souscrit les déclarations leur incombant en matière fiscale et sociale ou n'ont pas acquitté les impôts et cotisations exigibles à cette date. Toutefois, sont considérées comme en situation régulière les candidats qui, au 31 décembre de l'année précédant celle au cours de laquelle a eu lieu le lancement de la consultation, n'avaient pas acquitté les divers produits devenus exigibles à cette date, ni constitué de garanties, mais qui, avant la date du lancement de la consultation, ont, en l'absence de toute mesure d'exécution du comptable ou de l'organisme chargé du recouvrement, soit acquitté lesdits produits,soit constitué des garanties jugées suffisantes par le comptable ou l'organisme chargé du recouvrement. Les personnes physiques qui sont dirigeants de droit ou de fait d'une personne morale qui ne satisfait pas aux conditions prévues au présent alinéa ne peuvent être personnellement candidates à un marché.
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Pour justifier qu'il n'est pas dans l'une des situations citées aux point 1) à 4) ci-avant, le candidat doit produire une déclaration sur l'honneur datée et signée.
Le candidat doit s'identifier:
— nom ou dénomination,
— adresse du siège social,
— SIREN, Identifiant TVA, code NAF pour le candidat établi en France,
— personne ayant le pouvoir d'engager la société,
— interlocuteurs commerciaux et techniques responsables de la réponse à l'avis de marché (noms,téléphone).
Le candidat doit produire:
— un justificatif ou certificat de moins de 1 an attestant le paiement de ses cotisations sociales, impôts et taxes délivré par les autorités compétentes des états concernés,
— un extrait du Kbis de la société datant de moins de 3 mois ou, le cas échéant, une attestation officielle de situation délivrée par une autorité judiciaire ou administrative du pays d'appartenance,
— une attestation d'assurance datant de moins d'1 an couvrant la société au titre de la responsabilité civile.
Ces conditions sont applicables aux candidats et Ă  chacun des membres d'un groupement candidat.
Ces derniers documents sont à déposer sur la plateforme e-attestations.
Tous les candidats doivent respecter toutes les lois et règlementations nationales et internationales en vigueur pour le secteur correspondant à ces prestations et toutes les règlementations de sécurité financière quel que soit le pays.
Situation économique et financière:
Renseignements et formalités nécessaires pour évaluer si ces exigences sont remplies:
Les réponses aux renseignements suivants sont à apporter sur https://pha.edf.com — RFI 020575 — sont demandés:
— Chiffre d'affaires monde en 2014.
— Chiffre d'affaires monde en 2015.
— Chiffre d'affaires en formation Travel et Expense en 2014 (à titre informatif) pour les candidats sur les lots 1 et 3.
— Chiffre d'affaires en formation et Risk Management en 2014 (à titre informatif) pour les candidats sur le lot 2.
Les seuils suivants seront Ă©liminatoires sur le CA global 2015:
Lots 1 et 3 ou ensemble des 3 lots: 3 000 000 d'EUR
Lot 2 (pour les candidats ne répondant qu'à ce lot): 0,3 million d'EUR.
Les soumissionnaires doivent joindre:
— les bilans et comptes de résultats,
— renseignements complétés sur la société soumissionnaire,
— renseignements complétés sur les principaux actionnaires.
Ces conditions sont applicables aux candidats et aux groupements de candidats le cas échéant.
Le candidat doit répondre à l'intégralité des questions posées et apporter la preuve du respect des conditions minimales dans sa demande de participation répondant à cet avis.
En cas de réponse incomplète ou d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée.
Capacité technique et professionnelle:
Pour les 3 lots, les critères de capacité technique sont: aucun de ces critères n'est éliminatoire:
Effectif sur 2014 et 2015 sur les profils suivants:
DĂ©veloppeur.
Product owner.
Analyste fonctionnel.
Testeur.
Architecte technique.
Directeur de projet.
Chef de projet.
Consultant SI.
Ingénieur qualité & méthodes.
Ergonome.
Les effectifs en 2014 et 2015 sur les compétences ci dessous:
Interfaçage: SAP(PI), SSO, Weblogic, WebMethods.
Environnements/OS: AIX, Windows, Linux.
Base de données: Oracle, PostgreSQL, Sql server.
Transport et alimentation de données: informatica et autres.
Effectif sécurité à l'international en front office et en back office.
Serveur d'applications: Apache, IIS, Weblogic, Wesphere, JBOSS.
Protocoles: LDAPS, HTTPS, REST, SOAP.
2 expériences significatives (avec nombre de transactions annuelles) de l'objet de chaque lot chez des clients grands comptes doivent être décrites selon la grille fournie dans l'enveloppe technique du RFI 020575.
Exécution du marché
Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:
Paiement à 60 jours à compter de la date d'émission de la facture sous réserve que cette dernière soit reconnue bonne à payer.
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:
En cas de groupement d'entreprises attributaire du marché, l'un des membres du groupement est désigné comme mandataire. Celui-ci coordonne les prestations de chacun des membres du groupement et représente ceux-ci auprès d'EDF. Le groupement peut revêtir la forme d'un groupement conjoint mais le mandataire du groupement devra être solidaire des autres membres du groupement. Par ailleurs, un soumissionnaire, qui proposera une offre au titre d'un groupement d'entreprises, ne pourra pas remettre d'offre à titre individuel ou au titre d'un autre groupement. Le groupement doit être constitué, de préférence, lors de la réponse à l'avis de marché et au plus tard lors de la réponse à la future consultation (RFQ).
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Procédure
Nombre maximal d’opérateurs de l’accord-cadre: 2
Durée de l’accord-cadre en années: 6
Langues
Langue: français 🗣️

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: Portail achats
Francine Potet
Adresse du profil d'acheteur: https://pha.edf.com 🌏

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal de grande instance de Paris
Adresse postale: 4 boulevard du Palais
Commune postale: Paris Cedex 01
Code postal: 75055
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 144325151 📞
Adresse Internet: http://www.tgi-paris.justice.fr 🌏
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe du TGI de Paris
Source: OJS 2016/S 037-060944 (2016-02-18)
Avis d'attribution de marché (2017-03-30)
Objet
Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Pouvoir adjudicateur
Identité
Adresse postale: Tour EDF — 20 place de la Défense

Référence
Dates
Date d'envoi: 2017-03-30 đź“…
Date de publication: 2017-04-01 đź“…
Identifiants
Numéro d'avis: 2017/S 065-123415
Se réfère à l'avis: 2016/S 037-060944
Numéro JO-S: 65
Source: OJS 2017/S 065-123415 (2017-03-30)
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Fournisseurs:
International SOS SA Klee Data System