Progiciel de gestion des frais professionnels et petits achats

SNCF

L'augmentation régulière du nombre de détenteurs de cartes Affaires conjuguée à l'évolution de la politique Achats conduit le Groupe Public Ferroviaire à rechercher une solution permettant de simplifier le traitement des notes de frais en intégrant les dernières évolutions technologiques.
L'objectif du projet est de doter le Groupe Public Ferroviaire SNCF d'un progiciel de gestion des frais professionnels, des cartes affaires et des cartes achats proposées par les banques.
Le Prestataire devra fournir:
— Un progiciel de gestion des notes de frais et des petits achats
— L'intégration et l'implémentation de ce progiciel pendant la phase projet
— Le Maintien en Conditions Opérationnelles (MCO) pendant la durée du contrat.
Les principales fonctionnalités du progiciel cible demandées sont:
— Accès au progiciel via la solution SSO,
— Accès à la saisie de notes de frais par habilitation (garantissant l'authentification),
— Saisie par le collaborateur du valideur hiérarchique,
— Création des cartes dans le progiciel en respectant la norme PCIDSS,
— Intégration quotidienne des frais cartes dans le progiciel (2 types de cartes affaires et cartes achat) et création des lignes de frais correspondantes avec contrôle sur un éventuel doublon suite à la saisie d'un frais,
— Numérisation des justificatifs (scannés) par l'utilisateur et intégration dans le progiciel comme pièce attachée à un frais,
— Création des frais en automatique (numérisation de la facture) ou par saisie des informations des frais par le collaborateur avec contrôle sur un éventuel doublon avec l'intégration du flux bancaire,
— Création des frais en mobilité possible à partir d'un smartphone, tablette...
— Validation des frais en mobilité possible à partir d'un smartphone, tablette...
— Saisie des indemnités kilométriques,
— Contrôles de forme multi-critères du frais (plafonds autorisés, nature...),
— Validation du hiérarchique selon des critères (plafond, nature...) définis au choix par le hiérarchique concerné,
— Génération des remboursements aux agents,
— Création d'avances manuelles,
— Affichage détaillé du compte de l'agent (frais acceptés, frais refusés, frais en cours de validation...),
— Génération des évènements comptables des frais validés,
— Génération d'informations pour le SIRH (porteurs de cartes, détail des frais...),
— Restitutions d'information pour l'ensemble des acteurs (le CSP, le contrôleur de gestion, le hiérarchique de l'adhérent ou porteur de carte)
— Suivi de flux pour permettre le pilotage des flux entrants et sortants de l'application.
A l'issue de la phase d'intégration, la solution sera couverte d'une phase de garantie de la mise en production.
Il sera attendu des soumissionnaires une proposition de mise en oeuvre de ce progiciel dans les conditions qui maximisent le profit tiré des fonctionnalités standards du produit.
Le Prestataire devra chercher en priorité à utiliser les fonctions standards de l'outil, le recours aux développements spécifiques étant la dernière solution à envisager pour répondre aux besoins.
SNCF souhaite impérativement se doter d'un progiciel et de sa documentation associée en langue française.

Date limite
Le délai de réception des offres était de 2016-09-13. L'appel d'offres a été publié le 2016-07-01.

Qui ?

Qu'est-ce que c'est ?

Où ?

Historique des marchés publics
Date Document
2016-07-01 Avis de marché
2016-07-26 Informations complémentaires
2017-04-13 Avis d'attribution de marché
Avis d'attribution de marché (2017-04-13)
Pouvoir adjudicateur
Nom et adresse
Nom: Sncf
Adresse postale: 116 cours Lafayette — CS 13511
Commune postale: Lyon Cedex 03
Code postal: 69489
Pays: France 🇫🇷
Personne de contact: SNCF — DAG IT — Prestations et logiciels informatiques
Téléphone: +33 428890272 📞
Courrier électronique: louis.charles.gandre@sncf.fr 📧
Région: France 🏙️
URL: http://www.sncf.com/fr/fournisseurs/avis-de-marche 🌏
Adresse du profil d'acheteur: http://www.sncf.com/fr/fournisseurs/avis-de-marche 🌏

Objet
Champ d'application du marché
Titre: Progiciel de gestion des frais professionnels et petits achats. 00043049
Produits/services: Logiciels de bases de données et d'exploitation 📦
Brève description:
“L'augmentation régulière du nombre de détenteurs de cartes affaires conjuguée à l'évolution de la politique achats conduit le groupe public ferroviaire à...”    Afficher plus

1️⃣
Produits/services supplémentaires: Logiciels de contrôle industriel 📦
Produits/services supplémentaires: Logiciels de gestion de système, de stockage et de gestion de contenu 📦
Produits/services supplémentaires: Logiciels de tableurs et logiciels de mise à jour 📦
Produits/services supplémentaires: Logiciels de création de documents, de dessin, de synthèse d'images, de planification et de productivité 📦
Produits/services supplémentaires: Logiciels de transactions commerciales et de transactions personnelles 📦
Produits/services supplémentaires: Services informatiques professionnels 📦
Produits/services supplémentaires: Services informatiques 📦
Produits/services supplémentaires: Services de développement de logiciels divers et systèmes informatiques 📦
Lieu d'exécution: France 🏙️
Site principal ou lieu d'exécution: SNCF OPTIM' Service, Innovia, 12-14 rue Henri Barbuse, 92110 Clichy.
Description du marché:
“— nombre d'utilisateurs: de 25 000 à 30 000, — nombre de lignes de frais par année: 600 000 à 700 000, — nombre de notes de frais: de 130 000 à 180 000, —...”    Afficher plus

Procédure
Type de procédure
Procédure négociée avec mise en concurrence préalable
Informations administratives
Publication précédente concernant cette procédure: 2016/S 128-230966

Attribution du marché

1️⃣
Numéro de contrat: 1
Titre: Solution de gestion des frais professionnels et petits achats
Date de conclusion du contrat: 2017-04-06 📅

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal administratif
Adresse postale: 7 rue de Jouy
Commune postale: Paris Cedex 04
Code postal: 75181
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 144594400 📞
Fax: +33 144594646 📠
URL: http://paris.tribunal-administratif.fr/ 🌏
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe du tribunal administratif
Adresse postale: 7 rue de Jouy
Commune postale: Paris Cedex 04
Code postal: 75181
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 144594575 📞
Courrier électronique: greffe.ta.paris@juradm.fr 📧
Fax: +33 144594646 📠
Source: OJS 2017/S 075-145857 (2017-04-13)