Prestations de transfert de documents d'archives sur le site de Paris des archives nationales

Quantité ou étendue

Les prestations du marché peuvent comporter, simultanément ou successivement:— le refoulement de documents au sein d'un même magasin ou d'un même bâtiment, afin d'optimiser l'occupation de l'espace;— le regroupement dans un même magasin ou un même bâtiment d'ensembles documentaires dispersés entre différents magasins ou bâtiments, et leur rangement dans l'ordre croissant des cotes;— le transfert de l'ensemble des documents conservés dans un magasin vers un autre magasin ou bâtiment.Dans tous les cas, elles recouvrent l'ensemble des opérations suivantes:— protection des espaces de travail et de circulation;— prélèvement et dépoussiérage des documents ou unités de conditionnement dans le magasin d'origine;— transfert vers le magasin de destination, s'il est différent du magasin d'origine;— dépoussiérage des rayonnages du magasin de destination, le cas échéant;— implantation sur les rayonnages du magasin de destination, incluant si nécessaire une modification de l'écartement entre tablettes (" retablettage ");— renseignement de la localisation des documents à l'issue de leur transfert, le cas échéant.Les prestations ne sont pas réparties en tranches.Il n'est pas prévu de prestations supplémentaires ou alternatives.

Informations complémentaires

La consultation est organisée sous la forme d'un appel d'offres ouvert en application des articles 33, 57 à 59 et 77 du code des marchés publics.

le marché est conclu pour une période initiale d'un an à compter de sa date de notification au titulaire.

Il peut ensuite être reconduit tacitement par période successive d'un an pour une durée maximale de reconduction de 3 ans. La durée totale du marché, reconductions comprises, n'excédera donc pas 4 ans.

Les délais maximums d'exécution des différentes prestations sont fixés en partie par le pouvoir adjudicateur dans l'acte d'engagement et le CCAP et en partie par le candidat dans son annexe 2 à l'acte d'engagement « rythmes journaliers d'exécution ».

Les délais maximums d'exécution sont contractuels.

Le marché est un marché à bons de commande mono-attributaire avec un montant maximum annuel de 120 000 EUR (TTC) et sans montant minimum annuel, en application de l'article 77 du code des marchés publics (accord-cadre au sens de la directive 2014/24/UE du Parlement européen et du Conseil sans remise en concurrence des prestations).

Il s'exécute donc par l'émission de bons de commande successifs, émis au fur et à mesure des besoins, sur la base du bordereau des prix unitaires (annexe 1 à l'acte d'engagement) et notifiés par le pouvoir adjudicateur au titulaire.

a/ Modalités de retrait du dossier de consultation:

En application des dispositions de l'article 56 du code des marchés publics et de l'arrêté du 14.12.2009, le dossier de consultation des opérateurs économiques est téléchargeable à l'adresse suivante: https://www.marches-publics.gouv.fr

Le dossier est enregistré sous la référence: Transfert_Paris.

Cette référence permet d'accéder à la consultation après avoir renseigné un formulaire d'identification en indiquant le nom de l'organisme, le nom de la personne physique téléchargeant les documents, et une adresse permettant à l'administration de lui adresser de façon certaine une correspondance électronique. Le dossier de consultation peut être également obtenu sous format électronique à la suite d'une demande faite à:

Archives nationales

Direction administrative et financière

Service juridique

Courriel: marches.archives-nationales@culture.gouv.fr

Le dossier de consultation des opérateurs économiques ne sera pas transmis sur support papier.

b/ Présentation des candidatures et des offres:

Le candidat devra remettre un dossier complet (dossier administratif: candidature + projet de marché: offre) dans une seule et même enveloppe. Rédigées entièrement en langue française, les candidatures et les offres des candidats seront remises en un original et une copie comprenant les éléments décrits ci-après:

**Le dossier administratif comprenant les déclarations et attestations suivantes prévues aux articles 44 et 45 du code des marchés publics, soit:

1/ La lettre de candidature et d'habilitation du mandataire par ses cotraitants (formulaire Dc1) obligatoire en cas de groupement, datée et signée par le candidat;

2/ Le pouvoir de la personne habilitée à engager le candidat;

3/ Copie du ou des jugements prononcés, si le candidat est en redressement judiciaire;

4/ Une déclaration sur l'honneur du candidat pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés à l'article 43 du code des marchés publics;

5/ Déclaration concernant le chiffre d'affaires global réalisé au cours de la dernière année précédant la présente consultation (Dc2 ou forme libre);

6/ Liste des principales prestations (références) effectuées au cours des 3 dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé (Dc2 ou forme libre);

7/ Déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat pour l'année en cours ou l'année précédente (Dc2 ou forme libre).

Les candidats peuvent remettre:

8/ L'extrait Kbis;

9/ Les pièces prévues aux articles D.8222-5, D.8222-7 et D.8222-8 du code du travail;

10/ Les attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant que le candidat a satisfait ses obligations sociales et fiscales (formulaire Noti2 rempli, daté, signé au 31.12.2015).

Toutefois, ces trois derniers documents ne seront exigibles qu'à l'attribution du marché conformément à l'article 46 du code des marchés publics.

** Le projet de marché: les candidats auront à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes:

1/ L'acte d'engagement dûment complété, daté et signé par la personne habilitée à engager la responsabilité de l'opérateur économique;

2/ L'annexe 1 à l'acte d'engagement (bordereau des prix unitaires) dûment complétée;

3/ L'annexe 2 à l'acte d'engagement (rythmes journaliers d'exécution) dûment complétée;

4/ En cas de groupement conjoint uniquement, une note (qui constituera une annexe à l'acte d'engagement) précisant le montant et la répartition des prestations que chacun des membres du groupement s'engage à exécuter;

5/ Le cas échéant, la déclaration de sous-traitance accompagnée des documents mentionnés à l'article 2.6.1 du règlement de consultation;

6/ Un mémoire méthodologique décrivant de façon détaillée les prestations proposées.

Ce mémoire devra comporter:

*Des éléments permettant d'apprécier l'organisation mise en œuvre par le candidat pour assurer la coordination de l'ensemble des prestations:

— moyens humains consacrés à la coordination des prestations,

— dispositions prises pour assurer la confidentialité des informations contenues dans les documents d'archives et la sécurité des données, notamment informatiques, transmises par les archives nationales en vue de l'exécution des prestations.

*des éléments permettant d'apprécier les moyens humains quantitatifs et qualitatifs mis en œuvre par le candidat pour l'exécution des prestations:

— effectifs quotidiens en lien avec les rythmes journaliers d'exécution sur lesquels le candidat s'engage et organigramme des équipes mises en place (nombre, qualification, expérience, fonctions exercées) et pour chaque niveau de responsabilité (encadrement, exécution),

— rôle des encadrants,

— formation reçue par les salariés, notamment en ce qui concerne la prévention des risques et la préservation de la santé au travail.

*des éléments permettant d'apprécier l'organisation et les moyens mis en œuvre par le candidat pour l'exécution des prestations de prélèvement, de dépoussiérage, de transfert / refoulement ou regroupement et d'implantation:

— organisation des différentes étapes des prestations: prélèvement et dépoussiérage des documents et unités de conditionnement, transfert, dépoussiérage des rayonnages du magasin de destination et implantation des documents,

— organisation et moyens mis en œuvre pour assurer la reconstitution des d'ensembles documentaires cohérents, à partir de documents prélevés dans des magasins différents,

— organisation et moyens mis en œuvre pour le stationnement des matériels roulants dans les zones tampons et l'identification des matériels roulants.

*des éléments permettant d'apprécier les moyens matériels mis en œuvre par le candidat pour l'exécution des prestations:

— protection des espaces de travail et de circulation,

— solutions de conditionnement de transport provisoire proposées pour les registres,

— moyens matériels utilisés pour assurer le transfert des documents (matériels roulants) notamment au regard des contraintes de circulation indiquées au CCTP,

— moyens matériels utilisés pour assurer le dépoussiérage des unités de conditionnement,

— moyens matériels utilisés pour assurer le dépoussiérage des rayonnages du magasin de destination.

*des éléments permettant d'apprécier l'organisation et les moyens mis en œuvre par le candidat pour l'exécution de la prestation de renseignement de la localisation des documents à l'issue de leur implantation.

7/ Le devis quantitatif estimatif dûment complété;

NB: le devis quantitatif estimatif (DQE) n'est pas un document contractuel (seul le bordereau des prix unitaires est contractuel). Le DQE sert uniquement à juger le critère de la valeur économique des offres.

8/ Un relevé d'identité bancaire (compte unique en cas de groupement solidaire ou un compte pour chaque membre en cas de groupement conjoint).

9/ L'attestation de visite obligatoire du site de Paris, signée par le représentant du pouvoir adjudicateur.

c/ Sélection des candidatures:

Conformément à l'article 52 du code des marchés publics, la liste des candidats sélectionnés sera établie en tenant compte des critères suivants:

Capacités professionnelles à réaliser les prestations (références professionnelles);

Capacités techniques à réaliser les prestations (moyens humains);

Capacités financières à réaliser les prestations (chiffre d'affaires).

d/ Critères de jugement des offres.

Le jugement sera effectué dans les conditions prévues à l'article 53 du code des marchés publics.

Concernant les critères détaillés de jugement permettant de juger de l'offre économiquement la plus avantageuse, il sera tenu compte des critères énoncés ci-dessous avec leur pondération:

Valeur technique 50 %.

Valeur économique 40 %.

Rythmes journaliers d'exécution 10 %.

La valeur technique de l'offre sera jugée au regard du mémoire méthodologique (dont le contenu détaillé est précisé dans le projet de marché à remettre) transmis par chaque candidat sur la base des cinq sous-critères suivants:

*Organisation mise en œuvre pour assurer la coordination de l'ensemble des prestations: 10 %.

* moyens humains mis en œuvre pour l'exécution des prestations: 30 %.

* organisation et moyens mis en œuvre pour l'exécution des prestations de prélèvement, de dépoussiérage, de transfert / refoulement ou regroupement et d'implantation: 20 %.

* organisation et moyens matériels mis en œuvre pour l'exécution des prestations: 20 %.

* organisation et moyens mis en œuvre pour l'exécution de la prestation de renseignement de la localisation des documents à l'issue de leur implantation: 20 %.

La valeur technique de l'offre sera ensuite ramenée à une note sur 10, avec un coefficient de pondération de 50 % de la note finale.

La valeur économique de l'offre sera jugée au regard des prix proposés tels qu'ils résultent du total du devis quantitatif et estimatif (TTC).

Dans le cas où des erreurs de multiplication, d'addition ou de report seraient constatées dans le devis quantitatif estimatif, le montant de ce prix sera rectifié pour le jugement de l'offre.

La valeur économique de l'offre sera ensuite ramenée à une note sur 10, avec un coefficient de pondération de 40 % de la note finale.

Les rythmes journaliers d'exécution seront jugés au regard des rythmes proposés par les candidats dans l'annexe 2 à l'acte d'engagement.

Les rythmes journaliers d'exécution seront notés sur 10, avec un coefficient de pondération de 10 % de la note finale.

e/ Conditions de remise des Plis:

La remise des plis peut être effectuée par voie électronique, voie postale ou déposée contre récépissé.

Le mode de transmission doit permettre de déterminer de façon certaine la date et l'heure de réception et il doit garantir la confidentialité et l'intégrité des documents.

**transmission sous support papier:

Les offres seront remises en un original et une copie sous enveloppe cachetée portant les mentions:

Offre pour: «Prestations de transfert de documents d'archives sur le site de paris des archives nationales» et «Ne pas ouvrir par le service courrier».

Les plis devront être remis contre récépissé ou envoyés par voie postale par pli recommandé avec accusé de réception à l'adresse suivante:

Archives nationales

Direction administrative et financière

Service juridique

59 rue Guynemer

90001

93383 Pierrefitte-sur-Seine Cedex.

Les plis pourront être remis contre récépissé à la même adresse, de 9:30 à 12:00 et de 14:00 à 17:00 du lundi au vendredi et jusqu'à 15:00 le jour de la date limite de remise des offres.

Les plis seront impérativement remis avant la date limite de remise des plis par tout moyen permettant de donner une date certaine à leur envoi et de garantir la confidentialité de leur contenu à l'adresse indiquée ci-dessus.

Les plis qui seraient remis ou dont l'avis de réception serait délivré après la date et l'heure limites précitées, ainsi que remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus; ils seront renvoyés à leurs auteurs. Les offres ne pourront en aucun cas parvenir par télécopie.

** Transmission par voie électronique:

Conformément aux dispositions de l'article 56 du code des marchés publics, les candidats peuvent présenter leurs offres sous forme dématérialisée. Les candidats peuvent donc déposer leurs plis par voie électronique via le site: https://www.marches-publics.gouv.fr

Une aide technique pour le téléchargement du dossier de consultation et la constitution électronique de leur candidature et offre est à disposition des candidats sur le site précité.

Une offre remise sous forme électronique peut également faire l'objet de l'envoi d'une copie de sauvegarde sur support physique électronique ou sur support papier, dans les délais impartis pour la remise des candidatures et des offres.

Cette copie de sauvegarde doit être placée dans un pli scellé comportant la mention lisible: « copie de sauvegarde », la référence de la consultation et les coordonnées de l'entreprise. Ce pli «copie de sauvegarde» devra être remis contre récépissé ou envoyé par voie postale par pli recommandé avec accusé de réception à l'adresse suivante:

Archives nationales

Direction administrative et financière

Service juridique

59 rue Guynemer

90001

93383 Pierrefitte-sur-Seine Cedex

Il pourra être remis contre récépissé à la même adresse, de 9:30 à 12:00 et de 14:00 à 17:00 du lundi au vendredi et jusqu'à 15:00 le jour de la date limite de remise des offres.

Cette copie ne sera ouverte que dans les conditions édictées à l'article 7 de l'arrêté du 14.12.2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics.

Pour tout renseignement complémentaire sur la dématérialisation des plis (et notamment la signature électronique), les candidats sont invités à consulter le règlement de la consultation du marché.

F/ Demande de renseignements:

Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir une demande écrite, au plus tard le 1.4.2016, à:

Archives nationales

Direction administrative et financière

Service juridique

Courriel: marches.archives-nationales@culture.gouv.fr

Une réponse sera alors adressée, par écrit, à toutes les entreprises ayant retiré le dossier, 6 jours calendaires au plus tard avant la date limite de réception des plis.

g/ Visite obligatoire des locaux:

une visite obligatoire du site sera organisée le 25.3.2016 à 10:00 à l'adresse suivante:

Archives nationales

60 rue des Francs-Bourgeois

75003 Paris.

Tous les candidats souhaitant participer à cette unique visite doivent se faire connaître au préalable auprès de:

Archives nationales

Direction administrative et financière

Service juridique

Courriel: marches.archives-nationales@culture.gouv.fr

Aucun compte-rendu ne sera rédigé suite à la visite obligatoire de site.

Le stationnement n'est pas possible sur le site.

h/ Dates prévisionnelles:

date prévisionnelle de notification du marché: 15.6.2016.

Suite à la notification du marché, une première opération de transfert de fonds, déjà identifiée par les services des Archives nationales, fera l'objet d'un premier bon de commande sur la base du calendrier prévisionnel suivant:

— phase préparatoire: 6 — 13 juillet et 16 août — 2.9.2016 (suspension du 14 juillet au 15 août);

— phase d'exécution: à compter du 5.9.2016.

Les autres prestations de transfert commandées feront l'objet de bons de commande au fur et à mesure des besoins.

Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP: 26.2.2016.

Brève description

Ces prestations de transfert de documents doivent permettre, d'une part, la constitution d'ensembles documentaires cohérents et, d'autre part, l'évacuation des documents actuellement conservés dans des magasins en sous-sols, exposés aux risques d'inondation en cas de crue de la Seine, dans des combles peu accessibles ou dans des bâtiments dans lesquels des travaux de rénovation sont envisagés.

Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché

Les candidats pour cette consultation peuvent se présenter sous la forme d'un opérateur économique (prestataire) unique ou d'un groupement d'opérateurs économiques solidaires ou conjoints avec mandataire solidaire. Les candidats peuvent présenter une offre, soit en qualité de candidats individuels, soit en qualité de membres d'un groupement. Ils ne peuvent donc pas cumuler les deux qualités. Un même prestataire ne pourra pas être mandataire de plus d'un groupement pour ce marché.