Outillage de la gestion du cycle de vie de l'information — affaire n° 418297

Quantité ou étendue

IFPEN recherche une solution pour outiller la gestion du cycle de vie de l'information dans une optique de capitalisation, d'archivage, et de recherche d'information. La solution cible devra être conforme à la norme NF Z42-013 et conforme au protocole ouvert CMIS.Le marché ne comprend pas la partie relative à l'élaboration des contenus qui correspond à du travail collaboratif assuré par d'autres outils tels que JCMS de Jalios et les outils bureautiques Microsoft.Les principales fonctionnalités attendues sont les suivantes:1. Enregistrement et archivage des différents documents numériques (documents bureautiques, images, vidéos, etc.) assortis de métadonnées pour constituer le «capital» de l'entreprise. Cette fonctionnalité permettra notamment:— l'insertion de documents (unitairement ou en masse, manuellement par un utilisateur ou automatiquement),— l'identification unique des documents, ainsi que la génération d'un lien unique vers les documents via un permalien,— le contrôle des documents et/ou des métadonnées (conformité aux modèles, validité des références à d'autres documents enregistrés dans la solution, etc.),— la conversion dans des formats pérennes normalisés (pdf/A, XML, etc.) avec maintien d'une référence aux documents source également stockés dans la solution,— la gestion de métadonnées riches (avec utilisation des référentiels internes, utilisation des informations présentes dans le document source, etc),— la mise en œuvre de workflows procéduraux simples (notamment pour la gestion des métadonnées),— la gestion de version des documents (par exemple pour la gestion de normes ou de plans).2. Entretien du capital documentaire (pérennité, sécurité, intégrité, traçabilité).La solution devra notamment permettre:— d'assurer la sécurité autour de ce capital en termes de pérennité des informations manipulées, de leur intégrité, de leur traçabilité; ceci au sens de l'archivage électronique,— d'assurer la sécurité en termes de confidentialité (connexion à l'annuaire d'entreprise, respect des règles liées au niveau de confidentialité des informations, traçabilité des accès, etc.),— d'assurer la mise à jour et l'application du référentiel de conservation des documents et des métadonnées; la durée de vie des documents devra notamment être gérée, certains pouvant être conservés de manière illimitée, d'autres devant être supprimés une fois leur durée de rétention atteinte.3. Recherche efficiente des documents.La recherche portera a minima sur les documents capitalisés et enregistrés par la fonctionnalité décrite au premier point. Une prestation supplémentaire éventuelle sera présentée par le soumissionnaire pour étendre cette recherche à des contenus complémentaires.La fonctionnalité de recherche joue un rôle clé. Elle devra être particulièrement performante avec:— une pertinence forte des résultats obtenus, ceci grâce à l'utilisation des métadonnées attachées au document, une indexation complémentaire automatique des documents à partir d'une analyse plein texte permettant à la fois une extraction d'entités nommées et une analyse sémantique afin d'en identifier le sens et des mots clés, l'utilisation de données issues de référentiels, de listes de synonymie, de thésaurus externes, etc.,— une ergonomie facilitant l'usage: multilinguisme (français/anglais), filtres, tri multi-critères des résultats et présentation selon des plans de classement, export des résultats avec les métadonnées, interprétation de la requête, présentation en fonction des centres d'intérêt, opérateurs de recherche, etc.,— la possibilité de gérer des abonnements ou des alertes,— la gestion des droits d'accès avec notamment la visibilité de l'existence d'un document, de ses métadonnées, sans possibilité de visualiser l'intégralité de celui-ci,— la traçabilité des accès.4. Reporting, statistiques et audit sur le capital.La solution devra permettre:— de suivre l'évolution de la production et du fond documentaire par catégorie de documents, par secteurs, etc, ainsi que l'évolution du volume physique,— de disposer d'éléments de reporting sur l'utilisation (répartition des consultations, contrôle des téléchargements, etc),— de construire des indicateurs divers et évolutifs sur les éléments capitalisés.Dans une première phase ferme, le périmètre relatif aux documents est limité aux documents R&I (recherche et innovation) à conserver sur le long terme. 200 000 à 400 000 documents seront repris des systèmes existants et la croissance annuelle envisagée sur ce périmètre est de 2 à 10 %. IFPEN souhaite également au titre de l'option 2 pouvoir étendre la solution aux autres documents de l'entreprise (Documents des directions fonctionnelles et autres documents des directions R&I). La phase ferme concerne 1 300 utilisateurs répartis sur les sites d'IFPEN Rueil-Malmaison et IFPEN Lyon. La phase optionnelle concerne l'ensemble de l'entreprise soit 1 750 personnes réparties sur les 2 sites.La solution comprenant l'ensemble des fonctionnalités décrites ci-dessus sera mise en œuvre sur le périmètre documentaire de la phase ferme courant 2016. Par la suite, la solution pourra être étendue au périmètre documentaire de la phase optionnelle par IFPEN à tout moment du marché.Les prestations attendues au titre du marché sont les suivantes:— fourniture des licences et maintenance du ou des logiciels.À ce titre, le titulaire du marché devra assurer la mise à disposition et la maintenance des licences logicielles nécessaires pour répondre au besoin,— mise en œuvre de la solution.À ce titre, le titulaire du marché devra assurer la mise en place de l'ensemble de la solution dans l'environnement informatique IFPEN i.e. l'installation des logiciels, leur paramétrage, les développements spécifiques éventuellement nécessaires, les tâches de spécifications, de conception et de recette, la connexion à l'annuaire d'entreprise et les interfaces avec le SI IFPEN,— reprise des données.À ce titre, le titulaire du marché sera en charge de la reprise d'informations extraites de bases documentaires existantes. Il s'agira d'import de documents avec leurs métadonnées dans la nouvelle solution, avec les règles de gestion appropriées pour prendre en compte les écarts entre la source et la cible,— formation des administrateurs fonctionnels et techniques.À ce titre, le titulaire du marché devra assurer les formations et le transfert de compétences vers les équipes en charge du maintien en conditions opérationnelles de l'application i.e. des personnes de la DSI pour les aspects plus techniques, et des personnes du département en charge de la capitalisation pour les aspects fonctionnels. En revanche les prestations ne comprennent pas la formation des utilisateurs finaux,— prestation supplémentaire éventuelle.Il sera demandé au soumissionnaire de proposer et chiffrer une prestation supplémentaire liée au moteur de recherche qu'IFPEN se réserve de commander ou non lors de l'attribution du marché. Elle comprendra les éventuels éléments de licences complémentaires, leur maintenance et leur mise en œuvre permettant d'étendre les recherches à un périmètre documentaire plus large: JCMS et les serveurs de fichiers bureautiques Windows notamment.IFPEN souhaite disposer d'une solution packagée nécessitant un minimum de développements spécifiques et permettant aux administrateurs IFPEN d'assurer, en phase récurrente, les évolutions de paramétrage, en particulier pour étendre la solution à d'autres périmètres documentaires.Techniquement, le contexte informatique d'IFPEN est le suivant:— postes clients Windows 7 et CentOS6 voire CentOS7,— serveur virtuels Windows 2008, ou Windows 2012 ou CentOS / RHEL au sein d'une infrastructure virtuelle Vmware / Vsphere 5.5,— authentification LDAP / Active Directory.Dans la réponse complète, le soumissionnaire devra:— préconiser une architecture technique complète en support de la solution, la plus adaptée au contexte du projet et à l'environnement informatique IFPEN, pour une utilisation par 1 300 personnes réparties sur deux sites, et extensible à 1 750 personnes si l'option 2 est retenue,— préciser pour chaque fonctionnalité le mode de mise en œuvre et s'il s'agit de composants standards d'une solution unique, de composants dédiés complémentaires ou de développements spécifiques.Le soumissionnaire sera porteur de l'ensemble de l'offre auprès d'IFPEN et sera garant de la solution proposée, dans son intégralité.

Informations complémentaires

Pour informations: le calendrier prévisionnel de la consultation est le suivant:

— envoi du dossier de consultation: 24/07,

— réception des offres: 21/09,

— semaine 42: 1ère réunion de dialogue,

— semaine 45: 2ème réunion de dialogue (avec présentation de maquette dont le contenu sera précisé après la 1ère réunion),

— semaine 48: 3ème réunion de dialogue,

— décembre: attribution du marché et contractualisation,

— janvier: démarrage des prestations.

Le calendrier définitif prévisionnel sera mentionné dans le Règlement de consultation faisant partie intégrante du dossier de consultation qui sera envoyé aux candidats dont les dossiers de candidatures auront été retenus par IFPEN.

Ce calendrier est donné à titre indicatif et IFPEN se réserve la possibilité d'en reporter les dates.

Après la première réunion de dialogue, IFP Énergies nouvelles demandera aux candidats retenus pour participer au dialogue et encore en lice à ce stade la réalisation d'un maquettage qui doit lui permettre d'évaluer la capacité de la solution à répondre à ses attentes.

La durée du marché indiquée à l'article II.3 correspond à la durée des prestations d'intégration objet du marché et pendant laquelle l'option 2 pourra être activée et mise en place, étant précisé que les frais de maintenance éventuels des logiciels intégrés dans la solution feront l'objet de commandes annuelles pendant toute la durée d'exploitation de la solution par IFPEN.