Fourniture, intégration et maintenance d'un système d'information des ressources humaines (SIRH)

Quantité ou étendue

A. Portail d'accès et self-services:Le portail se veut être collaboratif et doit permettre de gérer des circuits d'approbation.Il constitue un espace dédié à la gestion des processus RH. Les fonctionnalités du SIRH sont accessibles depuis le portail:— fonctionnalités en self-service: modification du dossier du personnel, consultation de l'entretien individuel, consultation des catalogues de formation…,— fonctionnalités en workflow: pose de jours de congés et autres absences avec un système de validation, demande d'acompte/avance, préparation de l'entretien individuel (manager/collaborateur), établissement de note de frais, demande besoin de formation, campagne des augmentations individuelles, matrice de placement des jours de RTT/CET, matrice de placement de l'intéressement…,— fonctionnalités de consultation à travers un espace documentaire;B. Traitement de la paie et gestion des temps:L'automatisation des calculs du traitement de la paie et des processus de gestion liés est un enjeu très important du projet. Les limites du produit actuel obligent les gestionnaires à saisir et recalculer manuellement des données de paie tels que primes, congés, IJSS et soldes de tout compte.L'outil devra permettre de générer et produire toutes les déclarations obligatoires (N4DS, DSN…).Le futur SIRH devra permettre l'automatisation des process de paie et le contrôle des traitements de la paie et des processus de gestion.La gestion des temps devra satisfaire à un besoin de saisie décentralisée, de badgeages «virtuel» et de gestion d'horaires simples (avec un système d'horaires variables avec des plages fixes et variables) en intégrant l'ensemble des événements d'absences et de présence utilisés par l'OPAC Saône-et-Loire.L'administration du personnel doit évoluer vers un rôle d'assistance et de conseil, ainsi que de contrôle de la qualité des éléments produits (bulletin, attestations, déclarations,….);C. Évaluations et performance:Le futur SIRH doit permettre de gérer les processus liés aux entretiens annuels de performance et à l'application de l'accord d'intéressement et de la politique salariale (augmentations individuelles et générales, primes);D. Recrutement (module optionnel):Ce module doit permettre à la direction des ressources humaines d'une part, de construire des plans prévisionnels de recrutement (gestion des postes ouverts) et d'autre part, de structurer le processus de l'expression du besoin jusqu'à l'intégration du nouvel entrant.Le module devra permettre l'alimentation d'une candidathèque y compris des salariés présents dans l'entreprise et pourra éventuellement être en lien avec l'espace emploi du site internet de l'OPAC Saône et Loire.Il devra permettre une gestion décentralisée des candidatures entre la DRH et les managers dans les étapes du recrutement tout en ayant la capacité d'automatiser les aspects administratifs (courriers de réponse, convocation aux entretiens…).Il pourra être lié à la gestion administrative du personnel afin d'optimiser la saisie du dossier d'entrée et l'élaboration du contrat de travail;E. Formation:Le module formation devra permettre la construction de plans prévisionnels pluri-annuels, de réduire la volumétrie de la gestion administrative (planification des stages, envoi des convocations, déclarations) dans le cadre d'un environnement collaboratif sur les demandes et validation des formations et de gérer l'optimisation des aspects budgétaires;F. Gestion des emplois et des compétences:L'outil devra permettre l'intégration et la mise à jour autant que de besoins de 2 référentiels: un référentiel emplois bâti autour de 4 filières métiers et un référentiel compétences.Le premier besoin est de dématérialiser l'entretien individuel et de le structurer dans l'objectif d'une exploitation en lien avec le module formation et surtout de pouvoir faire des requêtes afin d'établir un rapport annuel de la campagne des entretiens.Le deuxième besoin est l'approche prospective des besoins en emplois et en compétences qui passe notamment par la mise en place d'une cartographie lisible des compétences par emploi pour valider l'adéquation homme/poste et faire de la détection de potentiel;G. Gestion et projection de la masse salariale (module optionnel):L'outil devra avoir la capacité de faire plusieurs scénarii budgétaires et de formaliser le comparatif avec la réalité du résultat de la paie.La complexité de la gestion de la masse salariale résidera dans la séparation des coûts totaux ou partiels de certains emplois pour lesquels les frais de personnel sont refacturés auprès des locataires. Cette information se trouve dans les imputations analytiques;H. Gestion administrative du personnel:La gestion des notes de frais: il s'agit du remboursement de frais au réel sur production de justificatifs et application de certains plafonds (repas, hôtel).L'outil devra permettre la décentralisation des notes de frais via des workflows pour être validées par les managers, de plus, elles pourront être impactées de plusieurs affectations comptables, en l'occurrence pour les coûts de formation professionnelle.Le module note de frais devra permettre de gérer différentes typologies de frais (hôtels, péages, frais kilométriques…) associées à différentes affectations analytiques, avec la possibilité d'intégrer des barèmes de référence pour le remboursement et de stocker des documents de référence tel qu'une carte grise nécessaire au remboursement de frais kilométriques.Il sera lié au module formation pour imputer les frais spécifiques au budget du plan de formation.Les notes de frais pourront être générées en fichier pdf afin que le salarié puisse les imprimer et y adjoindre ses justificatifs originaux.La gestion des visites médicales: l'outil devra permettre la gestion administrative de tous les types de visites médicales (visite d'embauche, périodique, de reprise,…), de la planification (avec envoi des convocations) à la saisie du diagnostic et des éventuelles restrictions. Le Service RH pourra être informé par un outil d'aide à la planification des visites médicales à prévoir.La gestion d'attestations diverses: l'OPAC Saône et Loire souhaite pouvoir gérer les attestations et déclarations obligatoires (DUE, déclaration handicapés…) à travers son SIRH;I. Gestion Prévention des risques professionnelsL'OPAC Saône-et-Loire souhaite gérer dans le système son document unique des risques professionnels (DUERP) ainsi que les plans d'actions de prévention s'y rapportant. L'outil doit permettre:— une identification des risques en lien avec l'emploi (formation, habilitation),— une identification des contraintes spécifiques de l'emploi (en lien avec le risque),— une identification des équipements spécifiques nécessaires à l'exercice de la fonction,— une assistance à la déclaration des accidents du travail,— la production des statistiques liées au risque;J. Gestion des relations sociales:L'outil doit permettre de gérer en automatique les critères légaux du statut collaborateur électeur/ éligible et de spécifier les collèges nécessaires aux élections professionnelles et prud'homales (secteur, collège et lieu).Le process éléctoral devra s'appuyer sur la production des différentes listes électorales. La solution doit aussi permettre le suivi des mandats des élus ainsi que des heures de délégation;K. Pilotage et tableaux de bord:L'OPAC Saône et Loire souhaite répondre à ses besoins sur 3 axes dans ce domaine:— sur la partie légale qui correspond à l'ensemble des états que la solution devra produire afin de couvrir les engagements légaux,— sur la dimension opérationnelle qui permet aux ressources humaines de contrôler et justifier les éléments produits par le SIRH (établissement de requêtes spécifiques sur chacune des briques du SIRH),— sur le plan décisionnel qui correspond à la production d'indicateurs de gestion et de pilotage en les partageants avec leurs clients internes (direction, managers, contrôle de gestion…).De manière transversale, l'OPAC veut un appui fort de son prestataire en matière de veille sociale et réglementaire et une mise en conformité de l'outil par rapport aux évolutions légales.

Informations complémentaires

Prime:

Aucune prime ne sera allouée au candidat.

Durée du marché:

La durée du marché se décompose comme suit:

— phase projet: 9 mois,

— maintenance: 1 an reconductible 3 fois par période de 1 an et ce, par tacite reconduction.

Justificatifs de candidature:

— lettre de candidature (Imprimé DC1 ou équivalent),

— déclaration du candidat (Imprimé DC2 ou équivalent),

— attestations fiscales et sociales (Imprimé NOTI2 ou équivalent),

— effectif des 3 dernières années (dont ceux dédiés aux prestations objet du marché),

— présentation institutionnelle,

— bilans et comptes de résultats des 3 derniers exercices,

— liste des références pour des prestations similaires sur les 5 dernières années précisant notamment: les noms des clients, le module déployé, le coût du projet, la durée du projet, l'année de réalisation, les coordonnées des donneurs d'ordre,

— description des compétences techniques et informatiques notamment pour l'intégration des solutions SIRH,

— description des projets réalisés dans un délai au plus égal à 9 mois, avec présentation des effectifs alloués,

— description détaillé des projets réalisés pour effectif compris entre 600 et 900 salariés,

— description des projets réalisés dans un contexte intégrant des salariés de statut privé et des fonctionnaires détachés,

— présentation des capacités et ressources mobilisables.

Délai minimum pendant lequel le soumissionnaire sera tenu de maintenir son offre:

180 jours (à compter de la date limite de réception des offres).

NB: le pouvoir adjudicateur ne peut donner à certains candidats des informations susceptibles de les avantager par rapport à d'autres. Il ne peut révéler aux autres candidats des solutions proposées ou des informations confidentielles communiquées par un candidat dans le cadre de la discussion, sans l'accord de celui-ci (article 40 du décret n° 2005-1742 du 30.12.2005).