Numérisation et stockage externalisé des archives physiques des dossiers locataires

OPAC Saône-et-Loire – Office public de l'habitat

Les stipulations du présent avis d'appel public à la candidature concernent les prestations de prise en charge, de numérisation des dossiers locataires papier et de leur stockage externalisé.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2014-06-30. L'appel d'offres a été publié le 2014-05-28.

Qui ? Qu'est-ce que c'est ?
Historique des marchés publics
Date Document
2014-05-28 Avis de marché
2014-06-10 Informations complémentaires
Avis de marché (2014-05-28)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services de développement de logiciels de gestion de documents
Quantité ou étendue:
Lot 1 : Préparation et numérisation du stock documentaire-Prise en charge des dossiers locataires dans les différents points de collecte : 7 sites distincts sur le département de la Saône et Loire : 6 agences distantes + siège de l'OPAC S&L-Tri du contenu des dossiers locataires et préparation à la numérisation (harmonisation des formats, dé-graphage, mise en place des intercalaires)-Numérisation des documents et alimentation des champs d'indexation-Contrôle qualité des dossiers numérisés-Fourniture à l'Opac des documents au format numérique-Intégration éventuelle des documents dans l'outil de GED de l'Opac-Préparation pour transfert au prestataire d'archivageLot 2 : Stockage et conservation physique des documents numérisés-Collecte et prise en charge des documents dans les points de collecte-Préparation du stockage et classement physique-Stockage physique des dossiers numérisés-Assurer les prestations de sécurité, de PRA et de garantie de conservation-Collecte à fréquence régulière pour stockage du flux de documents entrants-Fourniture des prestations de garde et de mise à disposition des documents conservés-Destruction des documents à la fin de période de gardeLa volumétrie estimative est la suivante :Lot 1 : Préparation et numérisation du stock documentaireTranche ferme :2150 Dossiers locataires (chaque dossier contient environ 40 documents, soit 86 000 documents à numériser)300 Dossiers Contentieux (chaque dossier contient environ 35 documents, soit 10 500 documents à numériser)Le total de la tranche ferme s'élève à : 96 500 documents à numériserTranche conditionnelle :22 850 Dossiers locataires (chaque dossier contient environ 40 documents, soit 914 000 documents à numériser)3 300 Dossiers Contentieux en agence (chaque dossier contient environ 35 documents, soit 115 500 documents à numériser)3 700 Dossiers Contentieux au siège (chaque dossier contient environ 35 documents, soit 129 500 documents à numériser)Le total de la tranche conditionnelle s'élève à : 1 159 000 documents à numériserLot 2 : Stockage et conservation physique des documents numérisés1 255 500 documents à stocker en reprise de stockDocuments en flux annuel : 144 000 documents
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Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services de développement de logiciels de gestion de documents 📦

Procédure
Type de procédure: Procédure restreinte
Type de soumission: Soumission pour un ou plusieurs lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Autre
Nom du pouvoir adjudicateur: OPAC Saône-et-Loire – office public de l'habitat
Adresse postale: 800 avenue Maréchal de Lattre de Tassigny – CS 41409
Code postal: 71009
Commune postale: Mâcon
Contact
Adresse Internet: http://www.opacsaoneetloire.fr 🌏
Courrier électronique: service.des.marches@opacsaoneetloire.fr 📧
Téléphone: +33 385205234 📞
Fax: +33 385205239 📠

Référence
Dates
Date d'envoi: 2014-05-28 📅
Date limite de soumission: 2014-06-30 📅
Date de publication: 2014-05-31 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2014/S 104-183136
Numéro JO-S: 104
Informations complémentaires
A.Phase candidature : Les dossiers sont à retirer, après demande écrite préalable, auprès de : OPAC Saône & Loire - Service Contrat Marchés 800 avenue de Lattre de Tassigny BP 501 - TSA 90001 - 71009 Mâcon Cedex Les candidats peuvent également télécharger le Règlement de Candidature ainsi que les cadres de référence pour la présentation des candidatures (DC1 et DC2)) et remettre leur candidature à l'adresse suivante : https://marches.e-bourgogne.fr Mode de réception et adresse à laquelle doivent être envoyées les dossiers : par la poste, en recommandé avec A.R. ou remis contre récépissé à l'adresse ci-dessus : Réception des propositions : sous référence 14S0062 B.Phase Offre : Le dossier de consultation sera transmis gratuitement aux candidats sélectionnés. Les documents à remettre avec l'offre seront fixés dans le dossier de la consultation. Divers Adresse et points de contact auprès desquels le cahier des charges et les documents complémentaires peuvent être obtenus : OPAC Saône & Loire Service Contrats Marchés 800 avenue Maréchal de Lattre de Tassigny TSA 90001 - 71009 - Mâcon cedex Renseignements administratifs : OPAC Saône & Loire Service Contrats Marchés 800 av. Ml de Lattre de Tassigny TSA 90001 71009 - Mâcon Téléphone : +33 385205234 - Télécopieur : +33 385205239 Courriel : service.des.marches@opacsaoneetloire.fr https://marches.e-bourgogne.fr Correspondant : Claudyne Sivade Renseignements techniques : OPAC Saône & Loire Service Maîtrise d'Ouvrage 800 av. Ml de Lattre de Tassigny TSA 90001 - 71009 - Mâcon cedex Téléphone : +33 385326013 Courriel : amandine.bourgeon@opacsaoneetloire.fr Correspondant : Amandine Bourgeon
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Objet
Champ d'application du marché
Brève description:
Les stipulations du présent avis d'appel public à la candidature concernent les prestations de prise en charge, de numérisation des dossiers locataires papier et de leur stockage externalisé.
Numéro du lot: 1
Intitulé du lot: Préparation et numérisation du stock documentaire
Brève description:
A°) en tranche ferme (TF) :-Préparation, numérisation et stockage des dossiers locataires du site pilote de Autun (environ 2 150 dossiers locataires)-Numérisation du contenu des dossiers locataires et fourniture des supports dématérialisés-Numérisation des enquêtes SLS non supportées en LADB°) en tranche conditionnelle (TC) :-Généralisation de la préparation, de la numérisation et du stockage des dossiers locataires sur l'ensemble des agences et le siège de l'Opac Saône et Loire (environ 22 850 dossiers locataires)-Numérisation du contenu des dossiers locataires et fourniture des supports dématérialisés-Numérisation des enquêtes SLS non supportées en LAD
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A°) en tranche ferme (TF) :
-Préparation, numérisation et stockage des dossiers locataires du site pilote de Autun (environ 2 150 dossiers locataires)
-Numérisation du contenu des dossiers locataires et fourniture des supports dématérialisés
-Numérisation des enquêtes SLS non supportées en LAD
B°) en tranche conditionnelle (TC) :
-Généralisation de la préparation, de la numérisation et du stockage des dossiers locataires sur l'ensemble des agences et le siège de l'Opac Saône et Loire (environ 22 850 dossiers locataires)
Quantité ou étendue: -Prise en charge des dossiers locataires dans les différents points de collecte : 7 sites distincts sur le département de la Saône et Loire : 6 agences distantes + siège de l'OPAC S&L-Tri du contenu des dossiers locataires et préparation à la numérisation (harmonisation des formats, dé-graphage, mise en place des intercalaires)-Numérisation des documents et alimentation des champs d'indexation-Contrôle qualité des dossiers numérisés-Fourniture à l'Opac des documents au format numérique-Intégration éventuelle des documents dans l'outil de GED de l'Opac-Préparation pour transfert au prestataire d'archivageTranche ferme :2 150 Dossiers locataires (chaque dossier contient environ 40 documents, soit 86 000 documents à numériser)300 Dossiers Contentieux (chaque dossier contient environ 35 documents, soit 10 500 documents à numériser)Le total de la tranche ferme s'élève à : 96 500 documents à numériserTranche conditionnelle :22 850 Dossiers locataires (chaque dossier contient environ 40 documents, soit 914 000 documents à numériser)3 300 Dossiers Contentieux en agence (chaque dossier contient environ 35 documents, soit 115 500 documents à numériser)3 700 Dossiers Contentieux au siège (chaque dossier contient environ 35 documents, soit 129 500 documents à numériser)Le total de la tranche conditionnelle s'élève à : 1 159 000 documents à numériser
-Prise en charge des dossiers locataires dans les différents points de collecte : 7 sites distincts sur le département de la Saône et Loire : 6 agences distantes + siège de l'OPAC S&L
-Tri du contenu des dossiers locataires et préparation à la numérisation (harmonisation des formats, dé-graphage, mise en place des intercalaires)
-Numérisation des documents et alimentation des champs d'indexation
-Contrôle qualité des dossiers numérisés
-Fourniture à l'Opac des documents au format numérique
-Intégration éventuelle des documents dans l'outil de GED de l'Opac
-Préparation pour transfert au prestataire d'archivage
Tranche ferme :
2 150 Dossiers locataires (chaque dossier contient environ 40 documents, soit 86 000 documents à numériser)
300 Dossiers Contentieux (chaque dossier contient environ 35 documents, soit 10 500 documents à numériser)
Le total de la tranche ferme s'élève à : 96 500 documents à numériser
Tranche conditionnelle :
22 850 Dossiers locataires (chaque dossier contient environ 40 documents, soit 914 000 documents à numériser)
3 300 Dossiers Contentieux en agence (chaque dossier contient environ 35 documents, soit 115 500 documents à numériser)
3 700 Dossiers Contentieux au siège (chaque dossier contient environ 35 documents, soit 129 500 documents à numériser)
Le total de la tranche conditionnelle s'élève à : 1 159 000 documents à numériser
Durée de l'accord: 36 mois
Numéro du lot: 2
Intitulé du lot: Stockage et conservation physique des documents numérisés
Brève description:
-Collecte et prise en charge des documents dans les points de…
… collecte-Préparation du stockage et classement physique-Stockage physique des dossiers numérisés-Assurer les prestations de sécurité, de PRA et de garantie de conservation-Collecte à fréquence régulière pour stockage du flux de documents entrants-Fourniture des prestations de garde et de mise à disposition des documents conservés-Destruction des documents à la fin de période de garde
… collecte
-Préparation du stockage et classement physique
-Stockage physique des dossiers numérisés
-Assurer les prestations de sécurité, de PRA et de garantie de conservation
-Collecte à fréquence régulière pour stockage du flux de documents entrants
-Fourniture des prestations de garde et de mise à disposition des documents conservés
-Destruction des documents à la fin de période de garde
Quantité ou étendue: 1 255 500 documents à stocker en reprise de stockDocuments en flux annuel : 144 000 documents
1 255 500 documents à stocker en reprise de stock
Documents en flux annuel : 144 000 documents
Lot 1 : Préparation et numérisation du stock documentaire
Lot 2 : Stockage et conservation physique des documents numérisés
-Collecte et prise en charge des documents dans les points de collecte
-Préparation du stockage et classement physique
-Stockage physique des dossiers numérisés
-Assurer les prestations de sécurité, de PRA et de garantie de conservation
-Collecte à fréquence régulière pour stockage du flux de documents entrants
-Fourniture des prestations de garde et de mise à disposition des documents conservés
-Destruction des documents à la fin de période de garde
La volumétrie estimative est la suivante :
2150 Dossiers locataires (chaque dossier contient environ 40 documents, soit 86 000 documents à numériser)
Numéro de référence: 14S0062

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:
Le candidat devra fournir pour la ou les sociétés composant le groupement les déclarations et attestations suivantes :
1/ Une lettre de candidature (formulaire DC1 ou équivalent) accompagnée du pouvoir des personnes habilitées à engager le candidat, dûment datés et signés par le candidat pour justifier :
- qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés à l'article 8 de l'ordonnance n° 2005.649 du 6.6.2005,
- qu'il a satisfait aux obligations fiscales et sociales pour l'année 2013,
- qu'il n'a pas fait l'objet d'une interdiction de concourir.
2/ Une déclaration du candidat (formulaire DC2 ou équivalent) permettant de justifier des capacités financières ainsi que de la situation du candidat au regard d'un éventuel redressement judiciaire.
3/ NOTI 2 : Attestation sur l'honneur justifiant que le candidat a satisfait aux obligations fiscales et sociales.
4/ Attestation sur l'honneur par laquelle le candidat déclare qu'il n'a fait l'objet au cours des cinq dernières années d'une condamnation inscrite au bulletin N°2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux articles L.324-9, L.324-10, L.341-6, L.125-1 et L.125-3 du Code du Travail.
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5/ Attestation d'assurance (responsabilité civile) en cours de validité.
6/ Extrait de K-bis.
NB : Le maître d'ouvrage demande que le candidat utilise les formulaires DC1, DC2 et NOTI2.
Il est rappelé que le ou les signataires doivent être habilités à engager la société.
Pour une entreprise de droit étranger :
- Les certificats établis par les administrations fiscales et sociales du pays d'origine.
Cependant, s'il ne lui est pas possible d'obtenir ces certificats, l'entreprise devra produire une lettre personnelle ou circulaire, d'une autorité de son pays indiquant que les certificats ne sont pas délivrés, ainsi que :
. si l'entreprise est établie dans un pays membre de l'Union Européenne, une déclaration sur l'honneur attestant que l'entreprise est en règle au regard de la législation nationale.
. si l'entreprise n'est pas établie dans un pays membre de l'Union Européenne, une déclaration sous serment effectuée devant une autorité judiciaire ou administrative de ce pays.
En cas de recours à la sous-traitance, si le candidat souhaite que soient prises en compte les capacités professionnelles, techniques et financières de son ou ses sous-traitants, il devra justifier des capacités de ce ou de ces sous-traitants et du fait qu'il en dispose pour l'exécution du marché. Il est toutefois rappelé que la sous-traitance de prestations de fourniture est interdite au regard de la Loi n° 75-1334 du 31.12.1975 relative à la sous-traitance.
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Situation économique et financière:
(communes aux 2 lots)
Le candidat fournit :
-Une déclaration de candidature (formulaire DC2 ou équivalent)
NB : Ce document devra notamment préciser le chiffre annuel réalisé par le candidat sur chacun des trois derniers exercices disponibles.
-Attestation sur l'honneur justifiant que le candidat a satisfait aux obligations fiscales et sociales (NOTI 2 ou équivalent)
-Une présentation institutionnelle de l'entreprise
-Ses effectifs sur les 3 dernières années (dont ceux dédiés aux prestations objet du marché)
-Ses bilans et comptes de résultats des 3 derniers exercices
Capacité technique et professionnelle:
1 - LOT 1 :
Le candidat fournit :
-Une présentation de la solution technique et du dispositif de numérisation
-Le dispositif de recrutement et de maintien des effectifs
-Description des processus de pilotage et contrôle qualité déployés pour garantir le niveau de qualité requis
-Description des projets réalisés pour le compte d'opérateurs immobiliers ou secteurs similaires
-Une note méthodologique sommaire (4 pages maximum) présentant la méthodologie standard de numérisation, de contrôle qualité
2 - LOT 2 :
-Une présentation de la solution technique de stockage
-Une présentation générale de l'infrastructure de stockage
-Une note méthodologique sommaire (4 pages maximum) présentant la méthodologie standard de stockage des documents
3 - Qualité des références similaires à l'objet du marché :
Le candidat fournit une liste de références de moins de 3 ans de compléxité équivalente à l'objet et aux caractéristiques du marché, précisant notamment: entreprises concernées, secteur d'activité, périmètre des prestations, description des moyens et de l'organisation mise en place, compétences mises en œuvre, durée du projet, montant des prestations, coordonnées d'un contact chez le client et tout renseignement utile à la compréhension de la prestation exécutée.
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4 - Expérience relative à l'exécution de marchés de même nature :
Le candidat fournit une liste de références de moins de 3 ans de compléexité équivalente à l'objet et aux caractéristiques du marché, précisant notamment: entreprises concernées, secteur d'activité, périmètre des prestations, description des moyens et de l'organisation mise en place, compétences mises en œuvre, durée du projet, montant des prestations, coordonnées d'un contact chez le client et tout renseignement utile à la compréhension de la prestation exécutée.
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Exécution du marché
Dépôts et garanties exigés:
Une retenue de garantie sera appliquée sur certaines prestations.
Une garantie contractuelle de bon fonctionnement de la solution sera demandée, après sa réception provisoire (période de maintenance gratuite) dans les conditions détaillées au Cahier des Clauses Administratives Particulières qui sera adressé aux candidats dont la candidature aura été retenue.
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Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:
Modalités de financement : Budget de l'Etablissement
Modalités de paiement : Le règlement des dépenses se fera par virement bancaire. Paiement à 30 jours.
Aucune avance n'est prévue.
Versement d'acompte au fur et à mesure de la bonne réalisation des prestations objet du marché, dans les conditions détaillées au Cahier des Clauses Administratives Particulières
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:
Aucune forme de groupement n'est imposée par le pouvoir adjudicateur, avant attribution.
Le pouvoir adjudicateur interdit aux candidats de présenter leurs offres en agissant à la fois en qualité de candidats individuels et de membres d'un ou plusieurs groupements.
Autres conditions particulières: Aucune prime ne sera allouée

Procédure
Nombre maximal d’opérateurs de l’accord-cadre: 5
Durée de l’accord-cadre en mois: 36
Nombre minimum de candidats: 3
Nombre maximum de candidats: 5
Critères objectifs de sélection:
. capacités économiques et financières. capacités techniques et professionnelles (jugées d'après note méthodologique). références similaires à l'objet du marché. expérience relative à l'exécution de marchés de même nature
Date d'envoi des invitations: 2014-07-18 📅
Langues
Langue: français 🗣️

Pouvoir adjudicateur
Identité
Autre type de pouvoir adjudicateur: Other
Contact
Point de contact: Service contrats et marché
Claudyne Sivade
Adresse du profil d'acheteur: http://marches.e-bourgogne.fr 🌏
Nom: OPAC Saône-et-Loire – office public de l'habitat
Adresse postale: 800 Avenue De Lattre de Tassigny – CS 41409
Point de contact: DDI – projets et qualité
Amandine Bourgeon
Téléphone: +33 385326013 📞
Courrier électronique: amandine.bourgeon@opacsaoneetloire.fr 📧
URL pour informations complémentaires: http://www.opacsaoneetloire.fr 🌏
URL des documents: http://www.opacsaoneetloire.fr 🌏

Référence
Identifiants
Numéro de référence attribué par le pouvoir adjudicateur: 14S0062
Informations complémentaires
A.Phase candidature :
Les dossiers sont à retirer, après demande écrite préalable, auprès de :
OPAC Saône & Loire - Service Contrat Marchés
800 avenue de Lattre de Tassigny BP 501 - TSA 90001 - 71009 Mâcon Cedex
Les candidats peuvent également télécharger le Règlement de Candidature ainsi que les cadres de référence pour la présentation des candidatures (DC1 et DC2)) et remettre leur candidature à l'adresse suivante : https://marches.e-bourgogne.fr
Mode de réception et adresse à laquelle doivent être envoyées les dossiers : par la poste, en recommandé avec A.R. ou remis contre récépissé à l'adresse ci-dessus :
Réception des propositions : sous référence 14S0062
B.Phase Offre :
Le dossier de consultation sera transmis gratuitement aux candidats sélectionnés.
Les documents à remettre avec l'offre seront fixés dans le dossier de la consultation.
Divers
Adresse et points de contact auprès desquels le cahier des charges et les documents complémentaires peuvent être obtenus :
OPAC Saône & Loire Service Contrats Marchés
800 avenue Maréchal de Lattre de Tassigny TSA 90001 - 71009 - Mâcon cedex
Renseignements administratifs :
800 av. Ml de Lattre de Tassigny TSA 90001 71009 - Mâcon
Téléphone : +33 385205234 - Télécopieur : +33 385205239
Correspondant : Claudyne Sivade
Renseignements techniques :
OPAC Saône & Loire Service Maîtrise d'Ouvrage
800 av. Ml de Lattre de Tassigny TSA 90001 - 71009 - Mâcon cedex
Téléphone : +33 385326013
Correspondant : Amandine Bourgeon

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal administratif de Dijon
Adresse postale: 22 rue Assas
Commune postale: Dijon
Code postal: 21000
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 80739100 📞
Fax: +33 80733989 📠
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Identique à : Organe de révision
Source: OJS 2014/S 104-183136 (2014-05-28)
Informations complémentaires (2014-06-10)
Objet
Métadonnées de l'avis
Type de document: Informations complémentaires

Référence
Dates
Date d'envoi: 2014-06-10 📅
Date de publication: 2014-06-13 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2014/S 112-197310
Se réfère à l'avis: 2014/S 104-183136
Numéro JO-S: 112
Source: OJS 2014/S 112-197310 (2014-06-10)
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