Utilisation d'un service de messagerie externalisé

Quantité ou étendue

Description (suite): Maîtriser nos coûts: - offrir des services plus complets pour un coût moindre (le coût complet 2011 d'une boite aux lettres sur notre messagerie actuelle est estimé à 60 EUR par an), - ne payer que ce que l'on consomme. Conserver une marge de manoeuvre vis à vis du prestataire: - limiter les adhérences entre notre système d'information et le service proposé (lien avec notre annuaire, client léger, tout type de mobile accepté, respect des standards pour la génération des messages automatiques à partir de nos applications...), - prévoir les modalités de réversibilité. Les fonctionnalités de base visées sont les suivantes: - messagerie électronique, - messagerie instantanée, - gestion des contacts, - gestion des agendas, - gestion des ressources, - les fonctions de web conférence, chat vidéo, espace de stockage partagé ou personnel, travail collaboratif sont aussi envisagées. Les prestations prévues comportent: - une phase de prise en charge (intégration dans notre système d'information, migration, formation, paramétrage...), - une phase de service récurrent avec engagement de service (fourniture du service, sauvegarde, archivage, administration, support, évolution du service dans le temps...) - une phase de réversibilité. Il s'agit de prestations réalisées à distance à l'exception d'une partie des phases de prise en charge et réversibilité à réaliser sur les sites de La Seyne-sur-Mer ou Toulon (Var). La phase de service récurrent sera produite à partir d'un site de production et d'un site de secours du prestataire obligatoirement situés dans un pays de l'Union européenne.

Informations complémentaires

Les dépôts de plis doivent être impérativement remis par voie dématérialisée. Retrouvez cet avis intégral, l'accès au guichet de dépôt sur http://www.var.fr. Procédure: Dialogue compétitif, conformément aux dispositions des articles 26, 36, 40 et 67 du code des marchés publics. Marché à bons de commande commentaires sur la forme du marché: conformément aux dispositions de l'article 77 du code des marchés publics. Criteres d'attributions: Le jugement sera effectué à partir des critères pondérés suivants: Valeur technique: 60 points prix: 40 points l'analyse de la valeur technique se basera sur les documents remis dans l'offre finale, sur les auditions conduites, sur l'espace de démonstration mis à disposition. On appréciera: - la couverture fonctionnelle (y compris les fonctions d'administration) et l'évolutivité de l'offre dans le temps: 30 points - les engagements pris en termes de confidentialité, disponibilité, support aux utilisateurs, pilotage du service délivré (tableaux de bord, statistiques...): 15 points - la démarche de prise en charge et de réversibilité (pré-requis techniques et intégration dans notre système d'information, taches, planning, profils mobilisés): 15 points prix: 40 points. Le prix sera constitué du DQE figurant dans l'offre de l'entreprise complété par le cout des pré- requis techniques nécessaires au bon fonctionnement du service proposés. Les écarts par rapport à notre architecture actuelle seront chiffrés par le département. Prix de l'offre la moins-disante X 40 prix de l'offre de l'entreprise en cas de discordance constatée dans une offre, les montants portés sur le bordereau des prix unitaires, prévaudront sur les montants figurant au détail quantitatif estimatif. Le détail quantitatif estimatif sera mis en concordance avec les prix figurant dans le bordereau de prix unitaires. Durée du marché: Le marché est passé pour une période de 12 mois à partir de la date de notification. Il est renouvelable 3 fois, par période d'un an, par tacite reconduction, la durée totale du marché ne pouvant excéder 4 ans. Renseignements administratifs: Département du Var, direction des technologies et des systèmes d'information, 390 avenue des Lices, BP 1303, 83076 Toulon, FRANCE. Fax +33 483950252. Renseignements techniques: Département du Var, direction des technologies et des systèmes d'information, 390 avenue des Lices, BP 1303, 83076 Toulon, FRANCE. Fax +33 483950252. Unité monétaire utilisée, l'euro. L'enveloppe globale de l'opération s'élève à 1 200 000,00 EUR HT, réparti sur 4 ans (300 000,00 EUR (HT) Maximum annuel). La consultation implique la conclusion d'un "Contrat-cadre" au sens de la directive 2004/18/CE et de la fiche explicative n° CC/2005/03 du 14.7.2005, c'est à dire d'un marché à bons de commandes conclu avec un seul opérateur économique, conformément aux dispositions de l'article 77 du code des marchés publics. Nomenclature interne: 41.70 - infogérance du système d'information les prestations sont susceptibles de varier dans les limites suivantes: Montant minimum annuel: 100 000,00 EUR (HT). Montant maximum annuel: 300 000,00 EUR (HT). Critères de jugement des candidatures: Choix des 5 candidatures au maximum présentant les meilleures capacités professionnelles, techniques et financières. Conformément à l'article 46.iii du code des marchés publics, le marché ne pourra être attribué au candidat retenu sous réserve que celui-ci produise dans un délai de 10 jours à compter de la date d'envoi de la lettre en RAR signée par le pouvoir adjudicateur, les certificats et attestations prévus aux I et II dudit article, à savoir: - les pièces prévues au D8222.5 ou D8222.7/D8222.8 du code du travail; ces pièces sont à produire tous les 6 mois jusqu'à la fin de l'exécution du marché. - la liste nominative des salariés étrangers employés et soumis à l'autorisation de travail prévue à l'article L5221-2 du code du travail conformément aux dispositions de l'article D8254-2 du même code. Il en va de même lorsque le contrat est conclu avec un prestataire établi à l'étranger détachant des salariés sur le territoire national pour l'exécution du contrat. Cette liste sera adressée tous les 6 mois, jusqu'à la fin de l'exécution du contrat. - les attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant qu'il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales. Modalités d'obtention du dossier - procédure de présentation par voie électronique: Les soumissionnaires auront la possibilité de télécharger le dossier de consultation des entreprises (DCE) et de remettre une offre de façon dématérialisée via le site: http://www.marches-publics.info. Les candidats ne pourront pas choisir 2 modes de transmission différents pour les candidatures et les offres. Une candidature papier ne peut être suivie d'une offre électronique et inversement. Le règlement de la consultation (RC) précise la nature des formats électroniques pouvant être lus par la collectivité. Pas d'enchère électronique. Le pouvoir adjudicateur exige que les candidats joignent une traduction en français certifiée conforme à l'original par un traducteur assermenté, aux document rédigés dans une autre langue. Le retrait des documents électroniques n'oblige pas le soumissionnaire à déposer électroniquement son offre et inversement. Le pouvoir adjudicateur prévoit d'organiser le dialogue en 2 phases successives par le candidat. Il se réserve cependant le droit de réviser le nombre de phases en fonction du contenu des solutions présentées par les candidats. À l'issue de chaque phase, le pouvoir adjudicateur pourra écarter les propositions des candidats qui apparaîtront inadaptées au besoin en fonction des critères de jugement des offres. Conformément à l'article 56 du code des marchés publics, le pouvoir adjudicateur impose aux candidats la transmission de leur candidature et offre par voie électronique uniquement.

Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP: 4.10.2012.

Brève description

La messagerie Lotus Notes utilisée par le département du Var a été installée avant 1998 par acquisition de licences et de serveurs, installation en interne et administration locale. À partir de 2002, nous avons confié l'administration à un tiers, l'infrastructure demeurant interne au département. Nous exploitons donc actuellement 3 serveurs Notes et 4 000 boites aux lettres pour délivrer des services de messagerie, agenda, gestion des ressources (peu utilisé), carnets d'adresses, applications en fin de vie. Le personnel Tos (800 agents environ) dispose depuis juin 2012 d'une boite aux lettres externalisé sur le service gmail. Les élus, directeurs et directeurs adjoints disposent d'une soixantaine de mobiles blackberry, interconnectés à Lotus Notes via un serveur Bes hébergé chez un prestataire externe. L'évolution de notre messagerie a fait l'objet d'une première analyse dans le schéma directeur des systèmes d'information 2010-2013 concluant à un possible recours à une solution externalisée. Cette orientation a été confirmée courant 2011 et début 2012 après analyse du marché informatique et dialogue avec les principaux responsables du département. Les objectifs poursuivis sont les suivants: Répondre aux besoins actuels des utilisateurs: - capacité des boites aux lettres, - consultation à distance de leurs messages en situation de mobilité (via les téléphones portables), - facilité d'accès mais renforcement de la sécurité sur le contenu des boites aux lettres, - utilisation de fonctions de communication avancées telles que la messagerie instantanée, - continuité du service 24h/24. Être en capacité de répondre aux besoins futurs, au fur et à mesure des évolutions des pratiques professionnelles (fonctionnement en réseau, articulation entre vie privée et vie professionnelle, mobilité accrue) et des moyens de communication (multi média, vidéo...).

Habilitation à exercer l'activité professionnelle

Lettre de candidature (imprimé Dc1 à compléter, joint au dossier de consultation des entreprises ou équivalent) et en cas de groupement, habilitation du mandataire par ses cotraitants. L'imprimé Dc1 est disponible sur le site du Minefe: http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-candidat. La copie du ou des jugement(s) prononcé(s), si le candidat est en redressement judiciaire. Une déclaration sur l'honneur justifiant que le candidat n'entre dans aucun des cas mentionné à l'article 43 du code des marchés publics (interdictions de soumissionner). Dans le cadre des justificatifs à produire mentionnés ci-dessus, le candidat peut utiliser l'imprimé Dc2 ou équivalent. L'imprimé Dc2 est disponible sur le site du Minefe: http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-candidat.

Situation économique et financière

Déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les prestations objets du présent marché, réalisé au cours des 3 derniers exercices. On attend une vision précise du chiffre d'affaires réalisé au cours des 3 dernières années pour le service de messagerie.

Capacité technique et professionnelle

Présentation d'une liste des principales fournitures ou des principaux services effectués au cours des 3 dernières années indiquant le montant, la date, le destinataire public ou privé, la taille de l'opération (nombre de boites aux lettres traitées). Les livraisons et les prestations de services sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l'opérateur économique. Une présentation générale des caractéristiques du service de messagerie proposé par le candidat.

Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent

Mode de règlement: Virement bancaire (Mandat administratif) conformément au décret n° 2002-232 du 21.2.2002 modifié, le défaut de paiement dans les délais prévus à l'article 98 du code des marchés publics fait courir de plein droit et sans autre formalité, des intérêts moratoires au bénéfice du titulaire ou du sous-traitant payé directement. Les intérêts moratoires courent à partir du jour suivant l'expiration du délai global jusqu'à la date de mise en paiement du principal incluse. Les intérêts moratoires appliqués aux acomptes ou au solde sont calculés sur le montant total de l'acompte ou du solde toutes taxes comprises, diminué de la retenue de garantie, et après application des clauses d'actualisation, de révision et de pénalisation. Les intérêts moratoires ne sont pas assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée. Le taux des intérêts moratoires est égal au taux d'intérêt de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le premier jour du calendrier du semestre de l'année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de 7 points. Financement sur le budget général départemental.

Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché

Le marché sera attribué à une entreprise individuelle ou à groupement momentané d'entreprises. Conformément à l'article 51-vi du code des marchés publics, le pouvoir adjudicateur interdit aux candidats de présenter pour le marché, plusieurs offres en agissant à la fois en qualité de candidats individuels et de membres d'un ou de plusieurs groupements (ou en qualité de membres de plusieurs groupements). Conformément à l'article 51-vii, après attribution du marché à un groupement, le pouvoir adjudicateur impose la forme d'un groupement solidaire.