Transcription des débats et réunions organisés par la Région des Pays de la Loire

Informations complémentaires

Offre: les entreprises auront à produire dans une enveloppe unique obligatoirement un dossier complet comprenant les pièces suivantes:

1. La lettre de candidature dûment complétée, datée et signée - dc1 ou document de forme libre comportant les mêmes informations dont notamment les déclarations et attestations sur l'honneur, en application des articles 43 et 44 du code des marchés publics;

2. La déclaration du candidat dûment complétée- DC2 ou document de forme libre comportant les mêmes informations dont notamment la déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les fournitures, objet du marché, réalisés au cours des 3 derniers exercices disponibles;

3. Une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pour chacune des 3 dernières années;

4. La présentation d'une liste des principaux services effectuées au cours des trois dernières années,indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé;

5. Copie des pouvoirs donnant délégation de signature au signataire des documents;

6. Si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés à cet effet;

7. L'acte d'engagement et ses annexes dûment complétés, datés et signés par la personne habilitée et portant le cachet de l'entreprise qui constitue l'offre proprement dite;

8. Le cahier des clauses administratives particulières signé, daté et portant le cachet de l'entreprise;

9. Le cahier des clauses techniques particulières signé, daté et portant le cachet de l'entreprise;

10. Un mémoire technique comportant les éléments suivants:

a) Méthode de travail le candidat fera état de manière précise des procédures internes en vigueur et des process professionnels mis en oeuvre (de la prise de commande à la livraison des prestations, des modalités de transfert des fichiers informatiques...) pour répondre à la demande de la Région, principalement sur la prestation de niveau 1, dans le respect de la présentation des procès verbaux dans les conditions de fonds et formes souhaitées par la Région pour chaque type de débats du Conseil régional, du CESER, et dans le strict respect des délais;

b) Moyens humains affectés le candidat précisera:

— le nombre et la qualification des personnes qu'il prévoit d'affecter pour l'exécution des prestations (CV à joindre indiquant les diplômes et expériences dans le domaine) en distinguant, le cas échéant:

—— Les personnes destinées à la prise des débats (rappel du CCTP: 2 personnes attitrées pour les sessions du Conseil régional et du Ceser),

——De celles destinées à la retranscription écrite, et à la relecture et à la mise en cohérence des documents,

— sa capacité à pourvoir à leur remplacement par des personnes de même qualification pour assurer la permanence des présences souhaitées lors des débats du CR et du CESER,

— les conditions d'affectation et le profil de la personne responsable du marché, chargée de représenter le titulaire auprès de la Région. Cette personne sera interlocuteur privilégié de la Région pour ces prestations pendant toute la durée du marché;

c) Note de simulation de l'organisation et de la réalisation d'une commande de la Région. Le candidat produira une note de simulation sur la base du scénario suivant: - une réunion plénière du CESER se tient le jeudi 21 et le vendredi 22 juin. Horaires: 9:30 -17:00 le jeudi et 9:30-17:00 le vendredi. La durée des débats est d'environ 5:30 le jeudi et 6:00 le vendredi. - une réunion du Conseil régional se tient les lundi 25 et mardi 26 juin. Horaires = 10:00 -minuit le jeudi et 9:30 - 15:00 le vendredi (déjeuner d'1:30 chaque jour + dîner d'1:00 le jeudi soir). Durée des débats 15:30 sur 2 journées (avec une séance de nuit) - une réunion de la Conférence régionale consultative de la culture a lieu le lundi 2 juillet (prestation de niveau 2) - 3:00 de débats le candidat indiquera l'organisation, les moyens humains et mesures techniques mises en oeuvre pour répondre dans les délais aux différentes commandes de la part de la Région. Le candidat devra en particulier préciser le nombre de personnes qu'il pourra affecter à ces missions, ainsi que les délais et dates de remises des comptes rendus;

d) Un échantillon de transcription opérée par le prestataire sur la base de l'enregistrement audio (10 ou 15 min) fourni en annexe no1 au présent Règlement de la Consultation. Le candidat produira un compte rendu sous forme de transcription intégrale remaniée de l'extrait audio. Ce compte rendu devra tenir compte des formes prescrites pour une prestation de niveau 1 (cf. annexes 2 et 3 du CCTP: modèle de PV du Conseil régional et note relative aux règles de forme des PV du Conseil régional);

e) Organisation mise en place pendant les congés annuels pour assurer la prestation de transcription. dematerialisation: La présente consultation fait l'objet d'une procédure dématérialisée. Cette procédure permet aux candidats qui le souhaitent de télécharger les documents du dossier de consultation sur un réseau électronique et de déposer candidature et offre par voie électronique via le site Internet accessible à l'adresse: https://marchespublics.paysdelaloire.fr/ Les candidats ont également la possibilité de recevoir le dossier de consultation sous forme papier; cette demande peut être transmise par fax au +33 228205027 ou par messagerie électronique à l'adresse suivante: demandedce@paysdelaloire.fr.

Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP: 25.4.2012.

Capacité technique et professionnelle

Les candidats devront fournir: - une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pour chacune des 3 dernières années - une liste des principaux services effectués au cours des 3 dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé.

Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent

Le financement est assuré sur des fonds régionaux propres. Le mode de règlement choisi par l'administration est le virement bancaire. Le délai maximum de paiement ne peut excéder trente jours à compter de la date de réception de la demande de paiement par le service du courrier à la Région des Pays de la Loire. Le dépassement du délai de paiement ouvre de plein droit et sans formalité pour le prestataire du marché ou le sous-traitant le bénéfice d'intérêts moratoires, à compter du jour suivant l'expiration du délai. Le taux des intérêts moratoires applicable est égal au taux d'intérêt de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l'année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majorés de 7 points.

Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché

Il est interdit aux candidats de présenter pour le marché plusieurs offres en agissant à la fois: - en qualité de candidats individuels et de membres d'un ou plusieurs groupements; - en qualité de membres de plusieurs groupements. La sous-traitance est autorisée dans les conditions indiquées au cahier des clauses administratives particulières (CCAP).