Acquisition, intégration et maintenance d'une solution logicielle de gestion dématérialisée des documents, des contenus numériques et des processus métiers (ECM)

Informations complémentaires

a) Le dossier d'appel à candidatures (DAC) est téléchargeable gratuitement à l'adresse suivante: https://www.achatpublic.com/sdm/ent/gen/ent_detail.do?PCSLID=CSL_2012_JVS2sKSAKt&v=1&selected=0 Pour ce faire, il est recommandé aux entreprises de renseigner un formulaire d'identification mentionnant notamment le nom de l'organisme, le nom de la personne physique téléchargeant les documents et une adresse permettant de façon certaine une correspondance électronique, en particulier l'envoi d'éventuels compléments (précisions, réponses, rectifications). Afin de pouvoir décompresser et lire les documents mis à disposition par la personne publique, les soumissionnaires devront disposer des logiciels permettant de lire les formats suivants: .zip, .pdf, .doc et .xls (enregistrés sous MS Office 2003). NB: le dossier d'appel à candidatures peut également être remis gratuitement sur simple demande écrite (courrier postal, télécopie ou e-mail);

b) L'Université envisage de gérer ses contenus non structurés à partir des fonctionnalités suivantes:

— la capture des documents:

—— Numérisation,

—— lad / rad / Ocr,

—— Capture de documents électroniques,

—— Capture des mails,

— la gestion électronique de documents:

—— Acquisition de documents,

—— Classement et catégorisation des documents,

—— Indexation,

—— Travailler à plusieurs sur les documents (commentaires, verrouillage, notifications, historique des actions),

—— Workflow,

—— Gestion des versions,

—— Recherche et consultation,

—— Stockage des documents,

—— Archivage,

—— Scellement numérique,

—— Formats,

—— Gestion des durées de conservation,

—— Destruction,

— la gestion des documents multimédias,

— les espaces de travail collaboratifs (hors plateforme de gestion de projet mais possible intégration avec cette dernière),

— la gestion des droits et des profils (en lien automatique avec l'annuaire pour le personnel interne et manuellement pour les partenaires),

— la publication:

—— Ergonomie et navigation,

—— Abonnement et notification,

—— Intégration à l'intranet,

—— Accéder à l'ensemble des documents à distance, via le web pour des personnes internes ou externes à l'établissement,

— la connexion avec d'autres outils collaboratifs et/ou de gestion de projet les objectifs sont les suivants: - centraliser l'ensemble des documents sur un même plateforme - interfacer la solution avec des outils existants - sécuriser l'accés aux informations - favoriser le partage des informations - fiabiliser les processus métier et la gestion des contenus numérisés - réduire les délais dans les transferts d'information et leur traitement - piloter les processus et d'offrir une traçabilité totale - répondre aux objectifs stratégiques environnementaux de l'université en réduisant sa production de documents papier et donc son empreinte écologique - faciliter la recherche des documents (notamment dans les archives) et leur accessibilité.

Simplifier la gestion quotidienne des dossiers. exigences opérationnelles: - l'Objectif de notification est le deuxième trimestre 2013. - L'objectif de mise en production du premier processus est le quatrième trimestre 2013. - le titulaire du marché assurera les prestations de conduite du projet, installation du logiciel, paramétrage, chargement initial, recette et mise en exploitation, formation, documentation, maintenance de l'application à l'issue de la période de garantie et support.

Exigences techniques: - interopérabilité / sécurité / disponibilité maximum quel que soit le mode d'hébergement / accessibilité (OS, navigateur, tablette, smartphone...), évolutivité de la base et des services - intégration avec les outils métiers et les référentiels de l'université - intégration avec l'annuaire ldap;

c) Date prévisionnelle de début d'exécution des prestations: juin 2013;

d) Une prime de 2 000 EUR TTC sera allouée aux candidats ayant participé au dialogue ou de 5 000 EUR TTC aux candidats ayant remis une offre finale. Le candidat attributaire du marché verra cette somme déduite de son premier règlement;

e) La procédure de dialogue compétitif se déroulera en deux étapes: - phase candidatures: sélection des candidats invités à dialoguer - phase offres: envoi du dossier de consultation des entreprises avec le programme fonctionnel aux seuls candidats retenus, suivi d'au moins 2 auditions (dialogue) qui se dérouleront, dans des conditions de stricte égalité, entre le 14.1.2013 et le 14.2.2013 (pour les candidats qui n'ont pas fait l'objet d'une éviction au cours du dialogue) et clôture par la remise des offres finales et le choix de l'entreprise attributaire. le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité, lors de la discussion, d'écarter les propositions des candidats qu'il estime inadaptées à son besoin en appliquant les critères de choix des offres. Il en informera alors le ou les candidats concernés et poursuivra le dialogue avec les candidats restants. Le dialogue se fera sur la base de 2 séances au minimum par candidat (pour les candidats qui n'ont pas fait l'objet d'une éviction au vu du paragraphe précédent), dans des conditions de stricte égalité. Pour information, ces séances se dérouleront entre le 14.1.2013 et le 14.2.2013 à Tours;

F) En application de l'article 56-ii-2° du code des marchés publics, et s'agissant d'achats de matériels, logiciels et services informatiques, la réponse et les documents requis des candidats sont obligatoirement transmis par voie électronique. Les réponses au format "Papier" seront donc déclarées irrecevables et renvoyées à leur expéditeur sans être examinées;

g) Le marché prendra la forme d'un marché à bons de commande (accord-cadre au sens communautaire), sans minimum ni maximum, passé selon l'article 77 du code des marchés publics. Il sera exclusivement à prix unitaires. La structure des prix unitaires pourra être affinée en cours de dialogue;

H) L'Université de Tours est fermée du 28.7.2012 au 19.8.2012 pour les congés d'été.

Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP: 5.7.2012.

Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché

Les candidats ont la possibilité de se présenter individuellement ou sous la forme d'un groupement conjoint (avec mandataire solidaire) ou solidaire, sachant qu'il leur est interdit d'agir à la fois en qualité de candidats individuels et de membres d'un ou plusieurs groupements ou de membres de plusieurs groupements.